医院OA办公自动化系统设计

郑宏伟

【摘 要】 办公自动化（OA）系统是目前医院日常工作的主要工具之一，它将医院的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术和设备集成为一个有机的系统，对医院的工作效率具有较大提高作用。因此，对医院OA系统的设计开发具有一定必要性。

【关键词】 医院 办公自动化 系统设计

办公自动化系统即OA，是Office Automation的缩写，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高办公效率和工作质量的目的。

办公自动化（OA）系统在医院应用上主要以计算机辅助办公为核心，包括了文件审批、日常工作管理等功能。系统的的特点是系统的设计要符合医院的自身工作特点和其行政结构，以日常行政工作的审批和文件的查看为线索，实现自动办公的目的，从而大大提高信息传递的文件处理的速度，在节省资源的同时提高工作效率。因此，当前医院在HIS系统不能完全满足日常办公需要的情况，本文研究了医院OA系统，形成一个对HIS系统的有效必要补充。本系统针对医院实际日常工作需要，在分析相关技术的基础上，设计一个OA系统无疑对医院具有以下重要性。

1 OA在医院信息化建设中的重要性

OA是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程安排、手机短信通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的纸质方式向工作流自动化方式进行，OA在医院信息化建设中的重要性表现为以下四个方面：（1）建立了医院信息沟通和共享的渠道：医院OA承担了信息通道的责任，每个员工可以在此根据自己的权限，了解和自己相关的工作。如上级交代的事情、自己需要完成的事情、需要和别人合作的事情、或需交于别人完成的事情，也可以通过系统平台了解医院最近一段发布的各种信息或通知。（2）规范了医院办公的整体流程：医院OA以工作流为办公机制，每种办公事项都有相应的工作流程，同时各种文档进行规范化登记和处理，这种基于工作流约束的机制，带来了规范化、制度化的管理的理念，可以最大化的减少工作中人为的错误，无形而有效的提高医院中管理水平。它通过规范化的工作方法带来规范化的管理。医院OA这种基于工作流的约束机制并不是一成不变的，它同时可以灵活的进行配置，根据医院具体需要进行调整。（3）对医院的公文流转进行统一化管理：医院OA规范了各级文件的收文和发文流程，并把文档处理和文档归档的联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程，处理过的文档如需要归档，可以自动进行归档过程。医院OA系统提供了强大的文件检索功能，任何人只要分配了权限，便可以在医院OA系统上方便的进行数据库检索，获取自己所需的资料。（4）提高工作效率：降低成本医院办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化，最明显的效果是提高了工作效率，节约办公成本，最大化的利用医院资源。系统针对个人和部门及全院都设计了不同的方便而快捷的信息传递机制，能让用户以最快速度知道自己要干什么，需要什么样的资料及这些资料到哪里去寻找的信息，从而提高工作效率。

2 医院OA办公自动化系统的设计

（1）加强需求了解医院办公自动化系统的最终目的是为了方便医院各项工作的顺利开展，因此在系统设计的过程中必须要对各个岗位的需求深入了解，全面分析医院工作流程，绘制流程图，然后再进行系统结构的规划，设计人员要将实际工作流程图转化为计算机流程，并且要让医院工作者了解计算机工作流程，使他们在操作中能按照流程进行。（2）确定系统模式系统模式的选择要与医院内部的管理流程一致，一般建议选择B启模式，它能将全部的应用软件都装在服务器端，客户端不需要安装其他任何的程序，只要通过浏览器就能对系统进行操作。该模式不仅极大的降低了系统应用成本，而且便于后期的维护，减少了后期维护工作量。（3）自动化办公系统主要模块在医院自动化系统的开发中，模块设置既要满足工作需求，而且还需要考虑使用者的接受度，风格应以简洁、明了为主。根据医院一般的工作需要，办公自动化系统的模块设置可以包括如下儿个。①我的办公桌：该模块的主要功能是完成一些个人事务，例如个人的事物安排、个人邮件发送等。②公共事务：该模块主要包含了一些医院的公告、网络新闻、医院事物安排等，在该模块中工作人员不仅能够从局域网中了解医院的政策和规章制度，而且各部门之问能形成有效的沟通，加强了医院问的配合，提高了医院的管理水平。 ③应用系统：该模块将医院工作中常用的一些软件整合起来，方便了网上办公，吸纳了医院知识仓库、影像学传输系统等，方便医院人员在网络上寻找对自己有用的知识。④工作事物：该模块是系统中最主要的模块，能实现公文流转、工作情况查询、工作监控等，不仅员工本人能及时了解自己的工作进度，而且方便了医院领导对医院运作情况全面了解。⑤资料查询：该模块主要是为了方便员工的工作和生活设置的，在上面能够查到医院的基本情况、药物的基本情况以及相关的法律法规等。⑥网上交流：该模块提供了一个有效的沟通平台，医院工作人员可以在这个平台上进行沟通，也可以将部分资料传上去，实现资源共享。⑦视频点播：主要是一些关于医院活动和医疗活动的视频、录像等，能让员工观察、学习。⑧系统设置：该模块主要数据库管理，实现文件备份和员工权限分配。（4）保证系统的扩展性医院处于不断变化发展的过程中，而且各种自动化技术也日新月异，因此办公自动化系统需要不断的更新和完善，但是更新完善需要再一次的投入，为了避免这些麻烦，在设计过程中要保证系统有良好的扩展性，以后可进行更深层次的开发，从而提高系统的先进性，同时降低升级费用。

3 结语

医院OA系统的开发目的是通过使用本系统有利于信息交流和传递，使得管理有形，无形资产，初步实现知识管理，能有效的提高医院内部员工之间工作的协调性，节约工作成本，提高工作效率增强员工之间团体意识，通过设置在日常工作所需的相应功能模块，才能为员工们提供一个方便、快捷、易用、实用的办公信息管理平台，但在实际运用由于各医院的实情况不同以及系统设计中存在一定的局限性和缺点，在系统设计时应结合自身的实际需要进行设计才能满足需求。

参考文献：

[1]陈亮.医院办公自动化系统的功能分析[J].中外医疗，2009（24）.

[2]高超.医院OA办公自动化系统的应用[J].现代医院管理，2008（05）.

[3]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军医，2009（03）.endprint