论述档案利用新模式的研究

李卓

摘 要：档案工作的有效进行能够推进我国的相关企业以及事业单位的合理发展，面对经济发展速度的不断加快，企业内部的管理模式也得到了充分的改进，并随着市场潮流的变化进行了合理的改变，正是由于企业内部发展速度的不断增加，企业内部的相应文件也在不断的增多，面对企业发展不断扩大的发展态势，如果不能够对发展过程中产生的档案进行有效地管理，将严重的影响企业在未来市场中竞争能力的提升，所以应用新的档案管理模式将有助于提升企业内部对档案管理事业的改革，促进档案能够发挥其潜在的利用价值。

关键词：档案；新模式；研究

前言：档案管理工作的进行是企业发展历史文化中一直伴随存在的，完善对企业档案的管理工作将能够提升企业内部对信息的利用以及管理能力，是企业的发展不断的走向成熟。面对企业在市场经济中占据份额的不断增大，利用传统的档案管理模式将影响企业的发展以及对档案的管理能力，所以通过使用新的管理模式对企业的档案进行科学、合理的管理将有助于完善企业对档案的有效利用，提升档案潜在价值的发挥。

一、档案管理改革新模式含义

传统的档案管理工作往往需要投入大量的人力以及物力，并在管理时容易出现混乱对档案的管理造成问题，致使档案有效价值不能够得到合理的发挥。所以建立新的档案管理模式，完善原有档案所存在的弊端，通过实行档案管理改革新模式提升企业内部对档案的管理以及运用的能力，使档案的使用价值得以有效的发挥。为了强化档案新模式的实行，在整个过程中需要加强对工作人员的综合素质教育，提高动作人员的管理服务能力，了解档案在使用以及管理中应该注意的问题，优化档案管理改革的新模式。

1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。

1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往南各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该丰十区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其梢案内容也非常丰富多样。

1.3人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

相关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登陆到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适合进入文件利用中心或在政府网站公示。

二、新旧档案模式转换要注意的问题

档案在管理的时候需要应用专业的档案管理工作人员，由于传统档案管理工程中存在一定的问题，导致了档案自身的利用价值不能够有效的得以发挥，所以完善档案模式的转变也十分重要，面对新旧档案转换时可能发生的问题，我们应该注意以下问题的发生，并尽可能的避免问题对档案管理模式转变所造成的不良影响。

2.1认识上要到位

目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

2.2尊重公民知情权

知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自南权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息足决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

2.3实行文档一体化管理

文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”

2.4机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其发布最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。

2.5有关法律、法规需要进行重新修订

我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范嗣。

结语：档案管理新模式的应用研究符合时代发展的潮流，是顺应时代发展的重要标志。通过完善档案管理的新模式，在应用的过程中不断的解决发生的问题以及出现的状况，将有助于提升新模式在档案管理利用中的潜在价值，为现行档案的保护、利用提供合理的措施。

参考文献：

[1]张星宇 浅谈如何做好机关档案工作 《城市建设理论研究》 2012年第19期