信息时代档案管理需要做出的改革措施

邹静榆

摘 要：档案管理这一古老的职业要在信息时代焕发出新的光彩，需要从观念、管理制度、发展方向、人员素质等多方面进行合理的改革，使它在新时期发挥更大的作用，服务于国家和人民。

关键词：档案管理；档案管理改革；信息时代

档案是非常重要的社会信息资源，是将国家机关、企事业单位、社会组织和个人的社会经历以文字、音像、图片等各种形式和载体保存下来，作为原始记录以备查考的一种文件材料。档案管理即针对档案资料的各类管理服务工作。档案管理古而有之，但随着时代的变迁，档案管理的工作方式也在不断变化，而信息时代的到来使这一历经千年的职业面临着巨大的挑战。传统意义上的档案管理一直将自己束之于行政管理部门的“高阁”当中，保管与服务无法同步，不能适应高速信息化的当今社会。为更好地实现档案管理工作的价值，让其更好地服务社会，档案管理工作的改革是势在必行的。以下提出几点行之有效的改革措施：

一、档案管理以服务社会为己任

根深蒂固的传统观念使人们误认为保管好档案便是档案管理工作的全部，几乎忘却了建立档案的最终目的使利用它保存的信息服务于社会。因而档案管理要回归其本源——以服务为理念。以各级档案管理部门领导干部为首的工作人员要彻底转变观念， 以服务社会、服务大众为己任。利用信息时代高速的信息传播途径，如互联网等实现信息的传播，进行自我宣传与推销，并与图书情报、统计等相关部门实行横向联合，充分发挥档案的优势，提供强大信息源，服务于社会各领域，融入市场化管理模式，为社会主义市场经济做出贡献。服务手段上要充分考虑用户需求，提供个性化服务，实体与网络并重，给用户提供最大的方便。

二、档案管理以规范化为宗旨

为建立科学的档案信息系统，保障其工作效率，实现信息共享，必须制定规范的档案信息系统使用与管理制度，确保信息化档案管理工作的有序进行，对进馆档案的管理要实现接收——登记——整理——分类——著录——归档——提供查询等一条龙的规范化操作，杜绝随意性操作，废除那些大量耗费时间与人力却缺乏准确性且实际意义不大的工作流程，比如老式的档案立卷装订工作等。

三、档案管理以网络化为发展方向

为提高档案信息的利用率，给社会提供优质、快捷的服务，网络化的档案管理模式正在不断地发展与完善当中。目前，网络档案信息平台存在信息不全、检索目标不明、网络服务反应慢等问题。因此各档案管理部门应创建自己的网站并及时采集数据和信息，保证用户顺利检索到在线档案信息；各档案管理部门之间、档案管理部门与相关信息管理部门之间要横向联合，建立统一的“综合档案信息平台”， 实现档案的汇总与管理的统一及非保密性档案的资源共享；为实现网络档案信息的集成化、海量化，电子档案收集工作十分重要，可通过软件开发优化电子档案在线上传和自动采集功能，及时丰富信息，更新数据库；信息时代高速的生活方式使人们对信息的需求量越来越大，对信息的时效性要求越来越高，档案的网络信息管理平台必须注重于终端用户的互动，通过软硬件技术开发为用户提供最优质、便捷、高效的在线服务。

四、档案管理以多元化为发展手段

随着社会的进步，档案的种类会越来越丰富，传统纸质档案虽然存在保存、运输、传播等多方面的不便，但其作为档案最古老的形式，拥有大量的信息与很高的收藏价值，必须得到妥善管理；而新兴档案种类如照片图片、音像资料、电子档案、机读存储卡等由于与传统纸质档案所用载体和记录方式的不同，需要截然不同的保管与传播方式，因而档案管理必须针对不同类型档案资料采取多元化管理手段，最大限度保证保存管理质量，提高利用率。

五、档案管理以保密化为职业操守

档案管理的现代化、信息流通的高速化给档案管理的一个特殊职能——保密管理带来了挑战。档案保密管理是对党和国家以及广大人民群众切身利益的保护，涉及到政治、军事、经济、文化、科技以及公民个人隐私等各个领域，可以说对于需保密的档案或档案中需保密的部分严守保密化原则是每个档案管理人员最基本的职业操守。当前，传统档案资料的保密工作比较完善，难点主要出在新兴的网络档案管理上。因此对网络档案信息平台的访问及查询权限设置一定要详细，根据用户注册信息严格限制其享有的信息权限，运用数据加密、用户识别等技术严防传输过程中的信息泄露，设置“反删改”、“反复制”、“反销毁”等功能，防止档案资料被篡改、泄露，设置并妥善保管档案的副本与备份，以防网络等各类原因导致的信息资料的丢失。

六、档案管理以专业化为团队精神

一支专业化、高素质的档案管理团队是其他工作得以有效开展的保障。作为档案管理团队一员第一要树立正确的世界观、人生观、价值观，坚持党和人民的利益高于一切的指导思想；第二要有高度的责任心和认真严谨的工作态度；第三要有档案学专业知识、娴熟的计算机操作技术、超强的信息组织能力和综合分析能力等专业化知识；第四要有团队精神与服务意识，团结协作，发挥作用。

七、结语

置身于信息时代当中，档案管理焕发活力的唯一途径就是做出适应性调整，改革管理模式发挥其重要的社会功能，与时俱进，真正为社会经济发展提供信息资源服务！

参考文献：

[1] 朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业天地.2008（5）

[2] 周霞.信息时代档案管理现代化的改革与对策[J].岱宗学刊.2006.12（4）

[3] 李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术.2013.11（9）endprint