新形式下档案管理信息化的对策研究

2014-06-18朱丹丹

中国科技纵横 2014年4期

关键词：档案管理信息化资源

朱丹丹

(广东电网公司茂名供电局,广东茂名 525000)

新形式下档案管理信息化的对策研究

朱丹丹

(广东电网公司茂名供电局,广东茂名 525000)

在社会信息化的新形势下,开展档案信息化管理是有效收集、保管和利用档案资源的重要保障,档案管理信息化涉及众多方面,积极采取有效对策,能够实现对档案的信息化管理,推进我国档案工作的开展。本文将重点对能够推进新形势下档案管理信息化的有效措施进行阐述分析。

档案管理信息化对策

随着社会的进步，信息化时代的到来，信息资源逐渐进入社会生活的各个领域，成为战略性资源。档案作为一种原生的信息资源，实现其电子化、信息化的管理，对于社会经济的发展有着十分重要的价值。所以，加强档案信息资源的开发利用，推进档案服务体制的创新，形成数字化、信息化管理已经成为迫切客观要求。

1 档案管理信息化的概念和内容

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指为了实现档案材料由实体保管模式向数字化模式的转变，由国家档案的行政管理部门开展的，以现代技术作支持的信息化资源管理行为，其最基本的特点是服务具有全面性，并有着向集成化、合作化、专业化方向发展的趋势。

1.2 档案管理信息化的主要内容

(1)档案资源技术的信息化：即运用电子计算机的网络传输途径所提供的保存技术以及信息系统的加工技术，将原有档案的各项实体资源转化为数字化、信息化的管理资源，从而实现各项资源的合理分配、社会共享，以便全面实现资源的开发利用的一种信息化形式。

(2)档案管理方法的科学化：科学的管理方法作为新形势下档案管理信息化的重要实现途径，旨在利用档案行业客观规律以及社会信息特点实现有组织的、有计划的对档案的控制管理。(3)档案管理人员的素质现代化：管理人员的专业化水平和知识水平，是判断其的素质的重要标准。对于档案的管理，不仅应该有知识渊博的管理人员，还应建立合理的组织结构，实现全面管理。(4)档案服务的社会化：随着电子时代的到来、档案意识的增强以及档案效益的显现，我们不仅需要实现资源全社会共享，还要预见到档案在未来世界的利用情况，比如用户对象明显变化、社会公众和非官方组织对档案利用范围的增大，以及其在经济活动方面的利用将明显上升。

2 新形势下档案管理信息化的对策

2.1 转变管理观念,树立信息化管理理念

在新形势下，转变传统档案信息化建设观念已经成为迫切需求，从现在的发展状况来看要完成观念转变，完成新观念的建立要从以下方面进行努力：第一，管理人员需增强信息化意识，了解档案管理的发展走向，以便为企业发展、社会进步提供更好的服务。第二，大力宣传档案管理信息化，例如提高企业领导对其关注度，让高层管理者进一步了解档案管理信息化的迫切需求，以便针对档案管理的发展做出更科学的决策。最后，为了提高管理和服务效率，为企业谋求最系统、科学、全面的服务，提高数字档案馆建设效率，要不断更新档案管理理念，推进档案管理的现代化水平和信息化程度。

2.2 加强制度建设,规范档案信息化管理

为了认识档案信息化管理的意义及目标，就需要我们完善管理档案信息化的相关制度。对此，可以从宏观角度和具体角度两个方面来看，从宏观上来说，信息化管理的主要目的是，在坚持效益原则、实用原则以及科学管理原则基础上，实现各原则的协调统一，提高管理水平，促进部门稳定、健康的发展。而具体的来说，要将管理工作作为发展重点，提高资源管理服务质量，促进管理机制建设，即增强部门与部门之间独立性，各个管理部门应明确各自职责，还应建立相应制度，以便在日常工作中能够相互制约。

2.3 制定相关法律法规,提供法律保障

为了使信息资源的法律效力得到有效的实现，依法推进档案管理信息化，实现电子资源、数字化档案资源的建设、生成、利用、保管，完成信息化基础设施的构建，信息安全的保障，就必须建立系统的、合理的法律体系，将信息化管理纳入法律保障当中，保证档案资源在信息化建设过程当中的安全、稳妥。

2.4 提高技术水平,实现科学化管理

提高档案的科学化管理主要表现在提高档案管理的信息化技术水平上，而这不仅要注重软件、硬件设备的开发建设，完善信息化档案管理系统的构建和高效率维护，完善路由器、计算机、数据库系统，充分的利用现有设备的各方面优势，并完成新设备的购置，还应该在快速建立信息数据库之后进一步对其进行完善，从而实现信息资源的网络共享和检索。

2.5 打造高素质人才队伍,提供智力支撑

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为了给档案管理提供全面的智力、人力支持，需要组建高素质的档案信息化管理人才队伍。在打造高素质人才队伍，必须要以从实际情况出发，建立管理信息化理念，为员工提供各方面技能培训，了解最新形势下的管理模式，实现对信息化管理人才的合理分配。不仅如此，还需要加快对信息化管理人才的吸收，实现团队的专业化，将复合型人才纳入信息化管理团队。

2.6 企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。