电子文件对传统档案工作的影响

李兵

[摘 要] 随着信息技术在档案管理中的广泛应用，传统的档案管理办法已完全不能适应现代科技发展的需要，档案由纸质存储向数字化存储的转变是大势所趋。数字化的电子档案在整理、存储、保管、提供利用以及管理使用过程中的安全措施等方面与纸质档案有很大的不同。档案管理单位应构建一个公共的、独立应用的档案管理信息化平台以支撑各类业务所涉及的实体和虚拟的档案数字化管理，从而实现“实体档案的数字化管理和电子信息的档案化管理”，使档案管理适应现代社会对档案工作的要求。

[关键词] 电子文件；传统档案；影响研究

[中图分类号] F830 [文献标识码] B

随着计算机技术和网络技术的发展，档案由纸质存储向数字化存储的转变是大势所趋。信息技术在档案管理中的广泛应用，使得传统档案管理方式、方法与现代信息技术、传输方式发生冲突，传统的档案管理办法已完全不能适应现代科技发展的需要。技术的发展，要求档案管理，必须有套先进的管理方法，才能使档案管理适应现代社会对档案工作的要求。

一、档案管理数字化信息平台的建设与管理

由于办公自动化的逐步扩展和广泛应用，尤其是随着计算机技术和网络技术的发展，以往用纸质、照相形式传递的公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报，商业信息等信息可以利用电子计算机进行处理，从此建立电子文件。电子文件具有长期保存价值，必须要归档存储。数字文件的存储就是借助于计算机技术将整理好的数字文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。电子文件归档后，即形成数字化的档案信息。当人们要查阅档案信息时，通过浏览档案信息内容的技术和软硬件设备，进行处理、还原、输出，达到识别、阅读的目的。档案管理单位构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案数字化管理，从而实现“实体档案的数字化管理和电子信息的档案化管理”。

二、建立与管理数字化电子档案的要点

1.应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的，实体和虚拟的档案信息化管理，从而实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”。

2.电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

3.具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息（表证单书），必须能够具备档案的属性：“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息；是直接形成的历史纪录”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。

4.数字化的电子信息达到档案管理的要求必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案；否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。

5.电子档案的管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理，以及电子信息和实体档案的关联管理。

三、电子档案的管理

数字化的电子文件经过归档整理后，就形成所谓的数字化的电子档案。数字化的电子档案具有不同于纸质档案的特性，决定了数字化的电子档案在整理、存储、维护与查阅使用等方面必然有别于纸质档案。

1.电子档案的整理。电子档案的整理过程就是在计算机中对数字化的信息文件进行分类、建立数据库的过程。也就是利用计算机的大容量存储功能，在不同于纸质的存储介质上，人们从不同需要角度建立数据库，便于使用者找到所需要的档案。首先，从电子文件在期形成、处理、归档、档案馆（室）接收到全过程综合考虑，进行必要的整理有利于各阶段的利用和管理，对于物理归档（磁盘归档）和逻辑归档（网络归档）方式均有较好的适应性；其次，目前的计算机文件管理系统不能再根目录中容纳无限多的文件，他要求对文件按照一定的结构进行分类管理，必要时在各种计算机文件管理系统中可惜借助整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制。

电子档案在整理过程中不需要像纸质档案那样顾及案卷的厚度、排架的难易等印刷业，他承担的主要任务是建立一个分门别类的文件系统。对于电子档案的整理应立足于简便易行，一般可按照文件形成部门划分类别，并由各部门对自身形成的档案进行下位分类和文件归类。

电子文件通常可分为一般文件、科技文件、数据文件盒命令文件四部分。一般文件与纸质载体的文书档案的范围大体相同，基本上是文本文件，分门别类加以管理；科技文件中有图像文件、也有文本文件，应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件根据相关性加以整理；命令文件也需要按其成套性加以整理，例如对于一套软件，应将其程序和操作说明作为一个整体，以保证其能够正确运行。

2.电子档案的保管。电子档案的日常管理，建议使用两套电子档案存放方案，一套封存、一套提供利用。管理人员不能用手直接触摸磁、光介质，应带非棉质手套操作；不要使电子档案接触不清洁表面，例如地面、桌面等；磁性载体档案使用场所的温度、湿度与库房温度、湿度相差范围应分别为3℃、±3%。

电子档案所使用的磁、光介质的稳定性不如纸质材料，对保管条件具有较高的要求，①一般温度应在14～24℃，相对湿度在45%～60%范围内选定，在24h内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃，相对湿度是45%；②保管档案装具要有防火、防尘、防水性能、防止紫外线直接照射电子档案，环境要清洁，无腐蚀性气体、通风良好；③注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

电子档案的定期检测应每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样板数据以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位进行检测。首先，进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后，进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，对所有检测出错的载体，需进行有效的修正和更新。

3.电子档案的提供利用。电子档案的提供利用与纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点。提供物质载体的拷贝，档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案。提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，有利用者不具备利用电子文件的软、硬件平台，也可以向这些用户提供打印件或缩微拼。这一方法比较合适馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，通过点对点转换数字通信或互联网实现。通过档案部门或另一检索机构的计算机，在档案部门的网络上直接查询。特点是：可为利用者提供技术支援；通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同事利用同一份电子档案成为可能。但是这种可能性取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少；可以采用根据利用者需求定期向系统加载数据的方法，并将加载的内容或时序向利用者通报；从利用者的角度出发，可建立利用者预约内容申请文档，通过系统申请的处理，将相关的数据加载到档案部门的网络查询系统，共利用者使用。

4.提供利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是重要的，纸质档案的利用相比，更加难以控制。采用利用方式，利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。一句电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供拷贝件的制作，必须在有效监控下进行。采用通信传输或直接利用等利用方式时，必须对信息内容进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。无论采取哪种利用方式，系统都应对利用的过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录。记录是对利用工作者查证的依据。利用系统应有较强容错能力，避免由于误操作而引起不可挽回的损失。

总之，现代科学技术尤其是信息技术的发展对人们的生活范围和生活方式带来翻天覆地的变化。原来很多实体存储的信息可以通过信息化技术的帮助而变成符号性信息，存储在计算机等介质中。这对信息的保存、传递、使用都带来不可想象的便捷与高效。电子文件对传统档案工作带来巨大的冲击与改变，并将对人们未来的生活带来更加巨大的改变。

[参 考 文 献]

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001

[2]余然.电子文件对传统档案文化的冲击[J].皖西学院学报，2005，21（3）：138-139

[3]冯朝阳.试论电子文件与电子档案的管理[J].山西广播电视大学学报，2000（3）：36-37

[4]刘丽云.电子档案管理现状与对策[M].北京：当代建设，2000（4）

[责任编辑：刘玉梅]