浅谈民营企业档案管理存在的问题及其对策

赵艳红

（枣阳市计生执法大队，湖北 枣阳441200）

随着经济体制改革的不断深入，民营企业经营形式日益成为人们所关注的重点，它已经成为县域经济发展的主题。 所谓民营企业就是由若干私有经济组织或个人按照平等互利的原则经国家工商行政管理部门批准而设立的一种股权式的合资企业或独资企业。它的迅速发展与不断壮大，给我们档案部门提出了新课题，如何做好民营企业档案工作呢？下面仅就我们在工作中遇到的实际问题和具体做法谈些粗浅认识，以供同行参考。

1 民营企业在内地发展的现状

就我市而言，企业共有517 家，其中民营企业经营形式在九十年代中后期开始出现，当时仅寥寥几家；近两年，随着国有企业的改制和破产，国营和集体企业在我市已所剩无几，而民营企业则达到481 家；占全市企业的93%。 目前其进展状况大致可分为以下三种情况：第一类，发展较早，已初具规模，比较成熟的民营企业有南城盛隆联合公司、北城西园盛康实业公司、市金银首饰厂等;第二类,制定了章程,准备发行股票的有琚湾粮油加工厂、太平草柳编制工艺厂等;第三类,正在考察学习,准备制定章程发行股票的有环城灯具厂、南城塑料厂、兴隆预制厂、鹿头轻机厂等。 其中金银首饰厂属中外合资的股份制企业,仅占全市股份制企业的4.3%;由此可见,股份制企业在内地尚属起步阶段,有广阔的发展前景。 目前主要形式是当地的小企业走向联合,成立较大的股份制厂家、 公司等以发行股票来扩大企业的生产经营;中外合资企业在内地所占比例不大,但有发展的趋势。

2 民营企业档案管理存在的问题

从对民营企业的调查情况来看，民营企业档案管理普遍存在着许多问题。 其中最为突出的是集中统一管理问题。 我市481 家股份制企业中建立综合档案室、设专职档案员的只有家，只占21.7%，民营企业的组成形式比较松散，例如：枣阳市北城西园盛康实业公司就是北城西园村将村办的花木公司、纸箱厂、房产开发公司、电镀厂、西城宾馆等5 个企业协调起来组成的;这种松散的形式给企业档案的集中统一管理带来了诸多不便； 同时企业管理者在企业成立之初急功近利，对档案工作重要性认识不够，舍不得投入人力，物力，档案东一堆，西一堆，分散在各处，无专人保管，亦无专库保存；档案“散、乱、缺、损”现象严重，档案工作难以正常开展。

其次，是档案收集不全。一个民营企业从其发起到成立，要形成大量的文件材料；包括企业的设立方案、章程、提交申请报告、企业发起人情况、招股说明书、营业执照、成立董事会、理事会、监事会、股东大会等所形成的文件材料以及其成立后在生产经营、科研、基建等一切活动中形成的文件材料都属其档案收集的范围;但股份制企业的监督机构是股东大会或监事会而不是政府,企业合资者们档案意识又比较薄弱,再加上档案工作与其它工作相比属于长远利益的事业,这样就不容易得到企业领导人和管理人员的重视;致使许多重要材料不能及时收集归档,时间一长也就散失,无处寻找,严重影响了股份制企业的进一步发展。比如：有一台商欲与北城塑料厂合资开发一个新项目，但由于厂方的档案资料残缺不全，拿不出令人信服的证据，台商迟迟难以决策，终使项目告吹。

第三，就是股份制企业的专兼职档案人员业务素质较差,不熟悉档案业务,承担不了企业董事会交给的档案管理职责,主要表现在:阅卷跨年度,组卷不分问题和类别;有的则干脆将每年的档案资料往角落里一塞了事, 档案管理处于混乱状态; 这些都不能适应股份制企业生产、经营和发展的需要。

3 加强民营企业档案管理的措施

3.1 大力宣传贯彻《档案法》,提高民营企业经营者和管理者的档案意识

民营企业的主要特点是企业私营、自负盈亏和自担风险。 因此企业的投资者希望把企业办好，提高企业的经济效益；而档案管理的好坏，直接影响着企业的经营水平和发展后劲。 我们档案部门要利用各种方式和方法大力宣传《档案法》及档案工作的意义。比如可以利用广泛散发《档案法》小册子、收集编发《档案利用效果选》等来引导他们重视档案工作。 只有企业经营者的档案意识提高了，才有可能在民营企业成立之初，就把档案工作纳入民营企业管理层的议事日程；在企业中建立健全档案管理的各项规章制度,设立机构,配备人员,为企业档案的集中统一管理创造必备的条件, 为企业档案工作创造良好的氛围。

3.2 多途径引导，不断推动民营企业档案工作的深入发展

一是，舆论宣传引导；二是，政策规范引导；三是，工作典型引导。《档案法》是开展各项档案工作的法律依据,面对股份制企业这一新的事物,我们要用好、用足、用活《档案法》。 在实际工作中可依照其有关条款,建立档案执法监督检查通知书制度,联合股份制企业的监事会,对其档案管理工作进行督查,发现有不足之处和违法现象,比如有人将重要档案资料占为已有而不交出归档或私自销毁、更改档案等,就给违法者寄一档案执法监督检查通知书,限期改正,到期不改的,将依法追究其责任。 档案法制观念的增强,对于维护历史面貌和档案资料的齐全完整等都有重要的作用。

3.3 调整业务指导方式，搞好对民营企业的业务指导工作

县级市的业务指导科一般只有三、五个人，却要担负全市众多单位以及机关档案管理、大型工程、专题活动、文书立卷等的档案业务指导任务，所以业务工作往往处于被动指导地位；面对民营企业档案，我们应调整业务指导方式，改被动指导为主动指导，采取电话咨询、主动登门、亲自动手等方式强化其业务指导，使其档案员能尽快地掌握档案业务知识，以适应工作需要；在此基础上，还要引导他们从事编研利用工作，以开发企业档案信息资源，服务企业生产经营。

3.4 采取多种形式，加强业务培训，提高民营企业档案人员的业务素质

档案员业务素质的高低直接影响着档案管理水平的高低，因此我们应该着重做好档案员的业务培训工作。 采取基础知识培训、专题讲座、外出参观学习等形式帮助他们提高业务水平，以民营企业各项活动对档案的需要。

总之，在经济浪潮不断奔涌，祖国建设日新月异的今天，民营企业如雨后春笋，以其崭新的姿态在内地出现，其迅猛发展之势，要求档案工作也要及时跟进，并与之匹配；这样民营企业档案工作也就显得迫在眉睫，非抓不可了。 档案部门应对其给以足够的重视，早宣传、早准备、早动手；通过各种方式和渠道，引导私营业主及其档案人员切实做好民营企业档案工作，为企业生产经营和整个和谐社会建设提供优质服务。