三级医院档案管理现况调查与影响因素分析

2014-06-10盖峻梅王苏军狄新怡何蕴宁

档案与建设 2014年10期

盖峻梅王苏军* 狄新怡何蕴宁

（1.江苏省中医院，江苏南京，210029；2.江苏省肿瘤医院，江苏南京，210009；3.江苏省卫生厅，江苏南京，210008）

档案管理是单位管理系统中的重要环节，医院档案记录了医院各项重要工作和有意义的活动，见证了医院的发展和壮大，是医院的特殊资产。为了解江苏省三级医院档案管理现状，我们进行了一次现况调查，发现一些问题并进行分析和讨论，为医院加强档案管理工作提供数据支持与理论依据。

一、对象与方法

1.对象

2014年4—6月，采用分层随机抽样办法选取江苏省87 家三级医院进行调查。医院入选标准：符合卫生部颁布的《医院分级管理办法》中三级医院的标准，并经过认定及备案的医院。

2.调查方法和内容

数据运用SAS9.4统计软件，主要采用描述性分析、卡方检验、精确概率法，以α=0.05 作为检验标准，P<0.05 为组间差异有统计学意义。

调查内容主要包括组织和机构建设、经费和办公用房等硬件条件、档案保管规模、信息化程度、单位档案级别、工作人员基本素养、档案利用、档案管理人员的工作态度和个人心理感受。

二、结果与分析

1.一般情况

在被调查医院中苏南有48家，占55.2%；苏北25 家，占28.7%；苏中14 家，占16.1%。其中西医医院有68家，占78.2%；中医医院19家，占21.8%；三级甲等医院54 家，占62.1%；三级乙等医院33 家，占37.9%；单位档案未经过达标验收的45家，占51.7%；达标的42家，占48.3%。

被调查人员中女性占绝对优势，有89.7%；平均年龄为41.2 岁，平均工作年限19.5年；受教育程度较高，本科及以上人员占了68.9%；基本都受过档案专业教育及培训，中级以上职称占70.1%，人员素质总体较高。

2.不同条件下的档案级别分析

通过对87 家医院档案达标情况进行调查，根据档案评审等级给出得分后，显示出单位组织和机构建设情况、年均经费、办公用房和设施、档案保管规模、信息化程度、工作人员的积极主动性，这些因素的不同其档案等级不同，其差异具有统计学意义(P<0.05)。不同的医院级别、工作人员基本素养、工作人员的满意度、对单位重视程度的个人感受，其档案级别的差异无统计学意义（P>0.05)。

（1）不同组织和机构建设情况档案级别有差异

我们从是否成立综合档案管理机构、是否建立档案管理人员网络、人员配备等6 个问题为单位组织和机构建设情况给出评分。经过统计分析，组织和机构建设情况得分越高，其档案等级有增高的趋势，差异有统计学意义(P<0.05)。结果见表1。

（2）不同的档案经费档案级别有差异

研究者把不同单位划拨的年均档案经费分为5 组，发现档案经费不同档案级别也不同，差异具有统计学意义(P<0.05)。见表2。在经费投入大于10000 元组，没有星级的单位有38.9%，原因为有些单位加大投入是为了迎接档案验收评审。

（3）不同的硬件设施档案级别有差异

研究者根据6 个问题选项，把单位的办公用房、设备和设施情况等硬件条件分为3 组，每组得分不同，档案级别也不同，差异具有统计学意义(P<0.05)。见表3。

（4）不同的档案保管规模，档案级别有差异

我们由单位档案保管规模和保管种类给出评分，根据得分分为4 组。得分越高，档案级别也呈增高趋势，差异具有统计学意义(P<0.05)。见表4。

（5）不同的档案信息化程度，档案级别有差异

我们从网络建设、检索手段等6个方面对单位的信息化建设予以测评。发现随着分数的增加，档案级别呈增高的趋势，差异具有统计学意义(P<0.05)。见表5。

（6）档案工作人员积极主动性不同，档案级别有差异

研究者根据4 个问题选项，把档案工作人员积极主动性分为3个层次。发现工作人员越是积极主动的，档案级别也越高，差异具有统计学意义(P<0.05)。见表6。说明个体积极性越高，工作带给他的情感体验越愉悦，工作成就也相对较高。

三、讨论

从总体情况来看，三级医院档案管理工作一般。档案达标情况不容乐观，经过达标验收有星级的42家，占48.3%，未经过达标验收的45家，占51.7%，已经超过半数。

单位重视与否仍是档案管理工作的关键。本次调查结果认为单位的组织机构建设、硬件设施、经费投入、信息化建设情况都是档案等级的影响因素，而这些从不同方面反映了单位的重视程度。此次调查有23 家医院没有综合档案管理机构、34家医院没有管理人员网络，分别占26.4%和39.0%。档案管理的一个重要原则就是集中统一，缺乏健全的档案管理机构和兼职档案员管理网络，档案管理成为无本之木、无源之水，档案的日常收集、整理、保管工作都无法正常开展，更谈不上整合医院档案信息，完成深层次的研发利用。在调查中得知，某医院因为不够重视，造成新建病房楼材料遗失，后续的管道维修、局部改造甚至没有图纸参考，损失很大。

档案人员配置也存在问题。近年来医院发展迅猛，规模不断扩大，调查中看到，超过800张床位的超大型医院占56.3%，但随着医院各项业务量的增加，许多单位档案工作人员并没有增加，甚至因为精编等人事制度改革的原因，人员反而减少。调查中有24 家单位无专职档案员，32家医院只有1人，这两种情况占了71.8%，和三级医院的要求和规模显然不相称。工作人员往往身兼数职，疲于应付，难以达到档案管理的各项指标和要求，有17 名档案工作者反映档案范围外任务过多，无暇顾及档案工作。医院管理方应根据医院规模和业务量配备相应的档案管理人员，使他们在完成日常归档工作的同时，有时间和精力去完成深层次的信息资料开发和利用，真正地体现出档案的核心价值。我们看到在档案四星级以上单位中专职档案员都在2人以上，如鼓楼医院、江阴人民医院，他们的编研材料每年都在10 种以上，档案价值得以充分开发，利用效果良好。

表1 不同组织和机构建设情况的档案级别分析

表2 不同档案经费的档案级别分析

经费保障方面，总体来说档案经费能满足日常工作需要，但经费充裕，年均一万元以上的仅占20.7%。经费投入年均小于500 元的，78%来自于苏北地区和民营医院。除去经济不发达的因素，有些大型城市、大型医院档案经费相当少，不能不说还是重视度不足。民营医院也是如此，能达到三级医院建设标准，资金方面应该没有困难，3家医院却不设档案室、没有经费投入，如果说病历档案还能得到质量和保管上的保障，其它大量的文书文件、科研成果、基建资料、设备材料势必难以得到有效的收集保管和利用。

硬件设施方面，在调查中报告办公用房和档案库房没有或拥挤的分别是29 家、40 家，各占33.3%和46.0%。在访谈中，多家医院反映档案库房拥挤，有的医院甚至将档案堆放在地上，一定程度上反映出档案工作被忽视，地位边缘化。档案设施情况尚好，调查中只有8家没有电脑，空调、湿度调节、消防等设施配备基本良好。信息化建设情况也相对较好，有档案管理软件的占79.3%；大部分实现电脑检索文件，完全手工的只占20.7%。41.4%的单位已经完成或部分完成档案数字化建设，实现单位内网查询目录或全文的有11家，占12.6%，如武进人民医院、江阴人民医院、南京市立医院等可以实现在线查询档案全文，反映出部分单位的档案信息化工作到位，意识到档案信息化、现代化的重要性，同时也更方便快捷地为医院提供档案信息服务。病历档案信息化在医院中普遍受到重视，本次研究未做调查，但三级公立医院普遍实现了病历档案电子化。

表3 不同硬件设施的档案级别分析

表4 不同保管规模的档案级别分析

表5 不同信息化程度的档案级别分析

综上所述，江苏省三级医院对档案管理工作比较重视，但程度有待提高，档案意识仍需要加强。档案管理是医院管理中的重要一环，上级主管部门应该适当考虑把档案管理列入到相关验收工作的标准中，如等级医院考评、年终的单位综合目标责任制考核等。单位内部应把档案工作纳入目标责任制考核中，明确部门领导和相关工作人员职责，使档案管理工作有长短期目标、有年度计划和总结、有考核和奖惩，使档案工作和医院经营工作同步发展。与此同时，要想使领导重视，档案工作者自己也应做出相应努力。

人是生产力中最重要的要素，此次研究认为档案工作者的积极主动性也是档案级别的重要影响因素。档案管理现代化要求档案管理从封闭型逐步转向开放和服务型，对人员素质提出了更高要求。调查结果显示，三级医院档案工作人员的组成有自身的特点，除了女性占绝大多数外，平均年龄为41.2岁，平均工作年限19.5年，容易造成人员知识结构老化、信息技术的使用落后和安于工作现状的局面。档案工作需要持续稳定，更需要创新和发展，应该引入更多的年轻血液，充实档案管理队伍，形成合理的、充满生命力的人才梯队。被调查人员受教育程度较高，68.9%受到过本科及以上级别的教育，中级及以上职称占70.1%，但是受档案专业教育者较少，只有19.5%，而且大多数还是属于在职培训。从调查情况看，许多单位还停留在文件整理、保存的初级阶段，信息开发利用能力、计算机等现代化应用技术水平一般。开展档案编研工作的有43 家，占49.4%，开展了档案数字化工作的有35 家，占40.2%。这就需要档案工作者在提高学历教育的同时，也要加强专业素质教育，有计划地参加业务培训、加强同行交流和自我业务钻研。

作为部门领导，要注重调动档案工作者的工作积极性，重视档案人才培养，满足他们自我进步的需求。在单位开展宣传教育工作，提高医院全体人员档案意识，让档案管理人员能够得到各部门的充分支持，工作起来得心应手。档案工作者更要调整心态，克服因档案工作单调和枯燥而造成的不良情绪，以高度的责任感和认真负责的精神，为医院的健康持续发展作出积极贡献。