影响档案信息化建设的因素及解决对策

王利

[摘 要]提高我国县级疾病预防控制中心基本公共卫生服务的质量和效果必须推进科学规范管理。加强档案管理是推进县级疾病预防控制中心科学规范管理的重要内容。档案信息化建设是新形势下县级疾病预防控制中心档案所面临的重要课题。本文分析了影响县级疾病预防控制中心档案信息化建设的若干因素，并提出加强县级疾病预防控制中心档案信息化管理的对策建议。

[关键词]档案管理；档案信息化；影响因素；解决对策

[中图分类号]G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）07 — 0189 — 02

我国县级疾病预防控制机构以服务基层为宗旨，坚持预防为主、防治结合，在指导基层医疗卫生机构切实发挥基本医疗和公共卫生服务中起着不可替代的作用。县级疾病预防控制机构要提高基本公共卫生服务的质量和效果，必须健全机制、规范管理、认真履行自身的职责。加强档案管理是县级疾病预防控制机构推进科学规范管理的重要内容。21世纪伴随着信息技术的发展，信息化已成为当代世界经济不可逆转的大趋势。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案信息化建设是新形势下县级疾病预防控制机构档案管理工作面临的重要课题。

一、影响县级疾病预防控制机构档案信息化建设的因素

（一）認识因素

档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。疾病预防控制机构是公共卫生的信息、监测、预警及应急处理的主角，是领导决策的参谋。县级疾病预防控制机构的档案管理工作在深化医药卫生体制改革，推进管理精细化和为领导提供决策依据的过程中，具有举足轻重的作用。加强县级疾病预防控制机构的档案管理工作，能够有效地保护和利用档案，充分发挥档案在基本医疗和公共卫生服务中的作用。

由于对县级疾病预防控制机构档案信息化建设认识不到位，县级疾病预防控制机构各项工作中，机构的领导者往往更注重机构工作人员的素质和技术培训，而轻视对机构档案工作者知识面的拓宽和档案知识的更新，由于没有将县级疾病预防控制机构档案信息化管理工作摆上应有的位置，从而影响了档案信息化管理工作的质量，使档案信息化建设进程滞后。

（二）经费不足

县级疾病预防控制机构是我国疾病预防控制体系的基础，承担着基层疾病预防控制工作的重任，对保障人民的健康水平，减少各种疾病起着积极的作用。尽管县级疾病预防控制机构其建设受到了政府的重视，但是由于地方财力等制约，县级疾病预防控制机构筹资渠道存在一定程度的扭曲，影响了其功能的发挥。县级财政财力不足，缺少投向县级疾病预防控制机构的财力，更多依靠上级转移支付才能增加投入。县级疾病预防控制机构普遍存在经费严重不足，疾病一番控制机构仅能维持人员经费。经费不足，也导致县级疾病预防控制机构仅能维持人员经费，对档案室基础建设投入不足。有些县级疾病预防控制机构没有独立档案室，有些即使有也是面积狭小。有些县级疾病预防控制机构档案装具不够，归档文件散乱堆积，不利于文件保护。有些县级疾病预防控制机构制作电子文档设备配备不够。一份数字档案要求分为档案目录、原文信息和编研信息等，一份数字档案的流程下来需要档案软件、计算机、扫描仪、录像机、u盘等储存介质等。目前大多数县级疾病预防控制机构档案室配备设施落后，基本仪器老旧落伍或者残缺不全，还有一些档案室至今没有使用档案管理软件，完全处于纸质和手工操作整理档案阶段，导致档案室与档案主管部门、卫生医疗机构上级部门和档案管理部门之间信息不通畅。

（三）人员因素

县级疾病预防控制机构由于编制、经费、社会重视程度等原因，专业人员整体素质偏低。档案管理人员更缺乏专业性。目前县级疾病预防控制机构的档案室工作人员专职较少，多为兼职人员，由于工作繁多，他们不可能也没有更多的精力去学习档案信息化知识，所以在档案元数据著录时，只录入基本数据，例如主题词、文种、页数等缺项或存在着档案数据不准确、数据失真、档案目录不标准、不规范，扫描不正确，与档案软件链接不上等问题，严重影响了数据库的查全率和查准率，也使数据系统的使用率和可信率大打折扣，由于电子文档的制作过程需要经过收集、分类、保存、著录、统计、加工、鉴定、处理等若干个环节，一旦新旧技术兼容困难，则容易出现数字化信息保存失真、丢失、无法识别等情况。从而制约了县级疾病预防控制机构档案信息化建设整体水平的提高

疾病预防控制机构设备陈旧与不足。由于种种原因，已经存在50多年的卫生防疫站或新成立的疾病预防控制机构，特别是省级以下的疾病预防控制机构，目前仍然是设备破旧不堪，已处于半瘫痪状态，工作难以正常开展。反观成立只有几年或十几年的质检、药监、环保等部门，无论是技术设备还是人才建设发展都是十分快速的，已成为强有力的工作机构。就是同一系统、同一级别的医院大多数都已与时俱进，不论是工作条件还是实力水平都不是疾病预防控制机构所能比拟的。

二、加强县级疾病预防控制机构档案管理信息化建设的对策

目前我国已基本形成了以国家、省、地市、县四级疾病预防控制机构为主体，农村乡（镇）卫生院、村卫生室、各级各类医疗卫生机构和城市社区卫生服务组织共同构建的疾病预防控制工作体系。伴随我国各级疾控机构对危害人民健康的重大疾病的预防控制能力、监测能力和应对爆发疫情、中毒以及生物生化恐怖等突发公共事件的能力不断提升，对县级疾病预防控制机构档案管理提出更新更高的要求，加强档案信息化建设成为县级疾病预防控制机构必须重视并迫切需要解决的问题。

（一）提高认识纳入日程

档案是对历史资料的真实记载，是对人类文明的见证，不论是对个人与单位还是对国家和社会都有着至关重要的作用。县级疾病预防控制机构的领导要提高认识，充分认识档案信息化管理建设是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案工作服务水平的必由之路。档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。档案信息化建设是档案管理的一项基础性工作。

将县级疾病预防控制机构档案管理信息化工作纳入工作日程，制定档案管理信息化的工作制度，落实每一个工作细节，确定档案管理信息化工作人员，并给予其定期培训和学习时间，对档案信息进行规范化、一体化管理，使县级疾病预防控制机构档案信息化建设工作长久稳定地开展下去尤为重要。

（二）加大经费投入力度

县级疾病预防控制机构的日常业务分为基本公共卫生服务和其他卫生服务。2001年4月13日卫生部组织制定的《关于疾病预防控制体制改革的指导意见》明确规定：疾病预防控制机构是政府举办的实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位。疾病预防控制工作首先是政府的一项工作，疾病预防控制机构是直接代表政府承担这项工作的专业性部门，疾病预防控制工作应是非盈利的福利性事业。政府有关方面领导要摒弃长期以来形成的“重医轻防”的观念，要充分认识县级疾病预防控制机构在基本医疗和公共卫生体系中所发挥的重要作用，确保基本的公共卫生服务，对基本之外的根据自身的财政能力予以支持。

指导基层（乡镇卫生院、村卫生室、社区卫生服务机构）落实有关基本公共卫生服务是县级疾病预防控制机构疾病预防控制工作的重中之重。县级疾病预防控制机构需要政府投入，还要积极争取上级转移支付来增加机构的投入。县级疾病预防控制机构的领导要转变观念，要把档案工作看做县级疾病预防控制机构整体工作的重要组成部分，一方面通过积极争取上级转移支付来增加对县级疾病预防控制机构的经费投入；另一方面，要破除“等”、“靠”、“要”的观念，通过挖掘机构自身的潜能，减少不必要的支出等措施来适当增加对档案的经费投入，配置档案信息工作需要的相关软硬件设备，特别是档案软件、数码相机、扫描仪、u盘、刻录机等设备，以保证县级疾病预防控制机构的档案信息化管理工作正常顺利开展。稳步推进档案室藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足基本医疗和公共卫生对档案利用需求。

（三）做好档案信息安全

维护档案的真实性，保持档案的原貌是档案管理工作必须遵循的原则。做好档案管理工作，更要遵循维护档案的完整与安全，便于利用的原则。档案信息数据库，主要由文件数据库、档案数据库、主题词数据库、代码数据库等及其他数据库组成，这些档案信息数据库，要定期在硬磁盘上备份。同时脱机备份保存数据库信息，保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。

（四）提高管理人员素质

疾病预防控制工作需要很强的专业知识，县级疾病预防控制机构的档案管理人员也应具备一定的相关专业知识，否则，即使在档案管理有充足的资金和设备投入，也难以发挥应有的作用。隨着信息化的到来，档案管理已不仅仅是要保管好档案，还要开发档案资源，为民服务。这就要求档案管理者要熟练掌握计算机软件操作和办公室设备的熟练应用技术，还要具备电子文档的获取、鉴定、评估、加工、提炼、查找、利用等信息的技能技巧，并独立熟练完成。

县级疾病预防控制机构的档案管理人员，必须努力提高自身综合素质，适应县级疾病预防控制机构档案事业发展的要求，积极地考虑影响县级疾病预防控制机构档案信息化建设的因素，加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建县级疾病预防控制机构档案信息化建设的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进县级疾病预防控制机构档案信息化建设持续、快速、健康地发展。保证疾病预防控制机构工作的长期稳定发展。

〔参 考 文 献〕

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