Word邮件合并功能在物业管理中的应用

赵楠

摘要：Word软件中的邮件合并功能适用于制作大量格式相同，内容不同的文件。该文详细介绍了用邮件合并功能实现批量制作、打印物业管理费收缴通知书的方法，从而使物业管理者避免了大量重复劳动，提高办公效率。

关键词：Word邮件合并；批量制作；物业管理；缴费通知书

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）09-2061-02

1 物业管理现状

随着我国经济不断发展，城市不断扩张，房地产市场在近些年发展迅猛，一幢幢高楼大厦相继拔地而起。与此同时，无论是商业地产还是居民住宅，都涉及到业主（产权所有者）入住后的物业管理问题，因此物业管理这一依托于房地产的行业随之有了快速的发展。目前，由于市场上对物业公司的需求量不断加大，导致了一些物业公司招聘的物业管理人员存在着年龄结构偏大、水平参差不齐，现代化办公软件使用不熟练等问题，从而无法将先进的服务和管理方法应用到日常管理中去，这就急需给物业工作人员提供相关技能培训。

2 物业管理费收缴存在的问题和解决方法

众所周知，在物业管理工作中最重要的一个环节是收取物业管理费，物业管理费是物业公司在该物业能否生存的保障，是维持物业公司正常运转的前提。目前，大多物业公司多采用工作人员入户或者是电话通知的方法收取物业管理费，通常会遇到入户家没人，电话打不通的情况，这种收费方式既费时又费力，往往事倍功半，影响工作效率，导致延误缴费时间。要想提高收费效率，可以采取提前一个月给每位业主寄缴费通知书的方法，以便使业主都能在缴费日期前收到缴费提醒，按时交费。这样每个月就需要输出大量缴费通知书。缴费通知模板如样文1：

3 Word邮件合并功能的介绍

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。它主要适用于制作数量比较大、文档内容主体结构相同且个别数据信息不同的文档，例如请柬、录取通知书、缴费通知书等。邮件合并功能是要与Excel数据源结合起来才能实现，基本思路是用Word作为打印的模板，用Excel作为数据源，文档中变化的部分由数据源中数据记录行来表示。

4 利用Word邮件合并功能批量制作物业管理费收缴通知书

样文1缴费通知上有关“业主房间号”、“缴费日期”和“缴费金额”都属于变化的信息，如果全部由人工输写，那么这将会是一项劳动量大、效率低、重复率高且容易出错的工作。下面就介绍利用Excel工作表和Word的邮件合并功能批量制作物业管理费收缴通知书的方法。该文使用的Word和Excel软件均为2003版。

制作过程如下：

1）将缴费通知文档作为邮件合并主文档。

2）用Excel建立业主缴费信息表作为数据源，见表1（此表仅显示了一部分业主信息）：

3）使用邮件合并功能批量制作缴费通知书。

首先，套用信函的形式创建邮件合并主文档“缴费通知”，同时打开Excel数据源“业主缴费信息表”。在主文档中选择“工具”菜单栏“信函与邮件”菜单项中的“合并邮件”命令，在任务窗格依次操作步骤如下：

步骤1/6：在选择文件类型中选择“信函”文档类型。

步骤2/6：在选择开始文档中选择“使用当前文档”。

步骤3/6：在选择收件人中选择“使用现有列表”；在使用现有列表中选择“浏览”，此时出现“选取数据源”对话框，从中打开“业主信息库”工作簿，在“选择表格”对话框中选择“业主缴费信息表”，确定完成。

然后，在主文档的相应位置分别插入合并域“楼门号”、“上次缴费截止日期”和“应缴纳物业管理费”；在主文档的末尾处插入适当的Word域，使其每次合并时能输入所需日期，操作过程如下：

在主文档中选择“工具”菜单栏“信函与邮件”菜单项的“显示合并邮件工具栏”命令，在工具栏上选择“插入域”命令，此时出现“插入合并域”对话框，分别将“楼门号”、“上次缴费截止日期”和“应缴纳物业费金额”依次插入到主文档相应的位置上；再将光标移动到缴费通知书的末尾处，选择工具栏上“插入Word域”中的“Fill-in”，在对话框中分别输入“提示框：输入日期！，默认文字框：年 月 日”，在确定后出现的对话框中输入当前的日期。如样文2所示：

步骤4/6：由于缴费通知书模板已经提前完成，所以撰写信函这步可以跳过。

步骤5/6：在预览信函中选择“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人列表”点击“上次缴费截止日期”项的下拉按钮，选择“高级”进入“筛选和排序”对话框，先点击“排序记录”将上次缴费截止日期字段按照“升序”进行排序；再点击“筛选记录”分别选择“域：上次缴费截止日期，比较关系：包含，比较对象：所选日期（例如2013-3-31）”。如图1所示：

步骤6/6：在完成合并中选择“编辑个人信函”出现“合并到新文档”对话框，在此选择要打印的信函范围后点击确定，在最后出现的对话框中输入当前日期。

以上邮件合并6个步骤完成后会出现一个新的文档，此文档中包含了所有需要打印的缴费通知书。物业管理员只需将此文档打印输出后寄给每个需要交费的业主即可。

5 结束语

本文将Word和Excel软件相结合，介绍了以缴费通知书作为打印的模板（主文档），以Excel工作表作为数据源，用邮件合并功能在缴费通知中插入合并域和Word域等步骤把数据源中的数据合并到主控文档中，批量制作出格式相同，局部内容不同的物业管理费收缴通知书。

Word邮件合并功能在物业管理中有广泛的应用，例如还可以用来制作欠费通知书，业主通告等。通过邮寄缴费通知书的方法，改变了物业管理者原有的收费方式，解放了劳动力。大家今后可以根据不同的工作岗位和需要，进行举一反三解决类似的问题，从而方便快捷的完成一些较为复杂的重复性工作，提高效率。

参考文献：

[1] 赵萍，孙宝全.Word中邮件合并的应用[J].职业技术，2011（9）.

[2] 计算机专业委员会.办公软件应用（Windows平台）试题汇编[M].北京：科学出版社，2008（6）.

[3] 张山风.用Word 邮件合并功能套打固定格式的毕业证书[J].办公自动化，2012（10）.