怎样做好文书档案管理

翟建勋

摘 要：文书档案管理是单位档案管理水平的一个重要衡量标准。文书档案管理是单位档案存在的基础，也是单位档案的资源发生地。因此文书档案管理水平与档案资料的質量及其完整性相辅相成。我国现在的文书档案管理有不少瑕疵，本文只对文书档案管理中运用传统的技术有哪些问题进行了研究讨论，及其针对这些问题的解决办法。

关键词：档案；管理；应对办法

很多企业部门的基本工作就是文书档案的管理工作，想规范管理这些部门的工作，就必须从文书档案管理开始，文书档案管理的提升，有助于全面提高企业部门管理的本质，包括服务的水平和质量。

一、文书档案存在的问题

1.内容繁琐、分类细

根据传统的整理资料的办法，按需求的方式进行分类，就需要按级别分类，上级所有部门的文件信息、上级业务部门的相关文件、对下部门下发的信息、同级间的信息文件等等，种类多，还要进行编号、立目录、设定保管期限等一系列繁杂的步骤，增加工作量，却达不到想要的效果[1]。档案工作人员常常加班也完不成工作，以至于有时候需要请兼职人员整理文件，但是他们整理的肯定不到位。根据有关部门的职责，内部机构等等汇总分类的方式进行档案的立卷，但分类的方式有很多，在同一个工作部门，不同档案整理人员分类的方法也不同，不同职业的工作人员对档案进行分类的成果也差很多[2]。即使在分类的过程中，用统一的标准方法进行分类，那么也总会有些无法确定属于哪类的文件。还有就是保管期限的设定和档案立卷名称的拟定，这些工作跟工作人员的文化水平、个人能力有直接的关系。

2.档案的收集工作难

档案的收集工作难点在于：上级下发的文件或者是平级部门送过来的信件，必需全部由文书翻阅记录后才能送达各个部门，无一例外；盖印章的时候，遇到企业内部的文件，或者是其他部门呈交上来的文件都要留下复印件，方便以后使用；在收记的过程中，把重要的文件进行复印，原件入档，并把复印件转交党政办主要负责人审批；各相关部门遗留下的打印件也要进行归档整理。文书档案工作包含文书档案的翻阅登记、传阅、收发、复印、归类等，它们不是一人所能完成的，人手多，也就无法按完全相同的标准分类整理[3]。各方面的原因造成的后果都展现了出来。

3.装订问题

文书档案的装订也存在着很多问题。文书档案整理后，不及时对档案进行装订，会损害文书档案，以后想查看翻阅、复印等都不方便，还会被认定保密工作欠缺。立卷过程中，为了美观和方便装订，要把文件中原有的书钉等硬物清除干净，重新打眼，这无形之中就毁坏了档案文本[4]。同类文件归类在一起，查阅者在翻阅自己想找的文件时，也会看到其他的文件，这与文档的保密工作是相悖而行的。还有对查阅复印带来了困难。

二、档案管理工作的对策

1.简化分类

可以用简化分类的方式把整个档案整理的步骤、分类进行简化，方便以后的搜索查找。例如按企业部门、年度分类。合理的掌握保管年限，把批阅、请示后的正附件，原件和转发的文件等等集中整理归档装订。

2.使用保管盒

由于文书档案集中整理归档装订的时候容易破损，我们提倡使用保管盒作为包装的工具，把单份文件以件为保管单位进行整理归档，每个文件有它的独立性，方便存储、查找、取用。兼职工作的人员统一时间、统一整理档案、统一材料，分类的时候相互核实，书写目录的时候相互指导，工作经验丰富的人员集中进行档案装订。

3.信息化管理

当今是一个信息化的时代，无论什么都可以引进信息技术，包括档案的归集整理也可以使用现代网络化的技术。我们能够使用计算机对收发的文件进行筛选，还有移交、保管、立卷编写目录等等都可以利用电脑这一信息化时代的产物来完成。随着各项领域都在运用现代科技化的信息技术，档案整理人员也应该充分利用计算机展现检索的效果，使用计算机工作，查阅搜索的速度更快，准确率也提升的很高[5]。充分的发挥计算机技术在文书档案管理中的作用，使它为企业文书档案工作提供方便快捷的服务。

三、结束语

企业单位工作及其工作人员的服务质量的关键就在于文书档案的管理。现在来说，企业文书档案管理中涉及整理档案的方法和科学技术的进展，还有转为文书档案信息化之间不匹配，尤其表现在，文书档案管理中不适合运用计算机技术的部分作了简单的解析和讨论进而还发表了解决办法，其实所有企业的服务工作都需要企业文书档案管理来完成。分析企业文本档案存在的问题，针对问题提出解决方案。但最为重要的还是实践，解决方案的实践。充分的利用计算机信息技术，完成文书档案的级别分类、页码编号、编制目录、检索、保管等一系列的工作。

参考文献：

[1]高巍，郑新莉，雪红红.电子文件的发展对档案工作的影响及对策[J].黑龙江科技信息，2008，（27）：242.

[2]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯，2003，（2）：4

[3]龙绣娟.文书档案管理信息化存在的问题分析[J].经济技术协作信息，2013（28）：34.

[4]苏碧玉.浅谈档案的的规范化管理和服务工作[J].广西民族大学学报（哲学社会科学版），1999，（S1）：236.

[5]畅秋菊.如何做好电子文件归档工作[J].山西档案，2009，（7）：18.

[6]施懿超.机关文书档案一体化管理问题刍议──兼评文书档案连锁法[J]. 西部论坛，1999（5）：67-69.

[7]任善军.浅谈文书档案管理中存在问题及解决方法[J]. 赤子，2014（1）： 223.

[8]张庆英.浅谈电力企业文书档案的管理及利用[J].民营科技，2013（12）：150.