基于流程的部门与岗位职责关系模型与算法

王广亚，黎小平

（成都飞机工业（集团）有限责任公司，四川成都 610092）

基于流程的部门与岗位职责关系模型与算法

王广亚，黎小平

（成都飞机工业（集团）有限责任公司，四川成都 610092）

针对职能管理中部门与岗位职责的关系进行了研究，建立了基于业务流程的部门与岗位职责关系概念模型，研究了业务及其流程、岗位与流程节点、部门及其职责的循环作用关系，建立了部门与岗位、岗位与业务流程、业务流程与部门的责任数量分布矩阵与转换算法，以A企业为例对算法的应用与相关实际问题进行了分析。

职能管理；责任矩阵；部门与岗位职责；职责关系模型

1 引言

职能管理中部门职责与岗位职责之间通常存在两类关联方式：一类是定性关联，包括基于工作需要但没有明显规律，甚至是随机发生的定性工作关联。另一类常常是基于业务流程的定量线性关联。后一类关联往往成为强调严谨工作、科学管理的现代企业，特别是大型制造企业提升管理绩效特别关注与研究的重点。职能管理中部门职能如何有效细化为部门职责，部门职责又如何实现与岗位及岗位职责的严格对应与转换是进行部门绩效与员工绩效管理和有效实现职能管理目标的基础。近年来，国内许多学者围绕提高组织与员工绩效对部门职责与岗位职责及其测评指标设定进行了大量研究，对部门职责、岗位及岗位职责的设计形成了不少有参考价值的研究成果，但普遍存在的问题是，这些研究大多局限于对部门或者岗位孤立进行，对部门职责与岗位职责的协同关系考虑较少或仅限于定性分析，对基于业务流程的部门与岗位职责量化关联关系更是涉及较少［1-6］，而这种量化关系正是当前进行部门与岗位职责精细化设计并进行有效的绩效考核急需解决的关键问题［6］。国际学者对企业或组织的责任与竞争力、责任与绩效等关系有较多研究［7-8］，并从项目管理的角度研究项目组织实施过程中薪酬、奖金、责任等要素之间的关系［9］，将责任划分不同等级，并大量运用责任矩阵来描述、分析和量化管理要素之间的关联关系［9-10］，同时，将这些关联要素及其关系集成到业务流程中以实现有效的管理［11-14］。但这些研究没有建立以业务流程为核心的各关联要素之间精细且匹配的量化关系。

在职能管理体系中，流程是体系的核心组成要素［15］，职能管理必须以支撑其所拥有的业务流程有效运行为目标。部门职能管理中的每个业务流程决定流程运行节点的设置和节点的运行功能与规则，并对应组织的岗位及其职责。节点的岗位集合形成对应的组织机构，节点的功能与规则则汇聚形成组织职责，保障业务运行要求的规则条目形成相关业务与组织的管理制度。岗位的具体职责可以按标准划分为不同的职责类别，恰当的组织机构，明确的职责划分，标准化的业务流程和最佳的资源配置是职能管理的重要手段［16-17］。因此，建立以部门业务及其流程为核心的部门职责与岗位职责关系模型，将业务运行的需求有效地传递给岗位与部门，形成与业务流程对应的职责，是提高部门与岗位职责设计质量与针对性，提高管理效果的重要前提。

本文所做研究的主要特点是：（1）基于业务流程，系统地梳理和分析了部门职能、部门职责、岗位职责、业务流程节点（及规则）、业务流程、业务等管理要素的关系，建立了这些管理要素关系的概念模型，并重点研究了业务与流程、岗位与流程节点、部门与流程活动之间的内外双三角循环作用规律，这对精细量化这些要素间的关联关系提供了科学的依据。（2）运用责任矩阵精细地描述了部门与岗位、

图1 基于业务流程的部门与岗位职责关系概念模型

岗位与业务流程、业务流程与部门之间的协同且匹配的责任关系，提出了责任传递算法与责任集合等式，是对同类研究的深化与补充。（3）本文所建立的这些量化模型与算法与当前大型复杂装备制造等科技型企业强调以流程为核心进行科学管理、精细协同的工作要求与模式非常贴近，研究成果易于得到实际应用。

2 部门与岗位职责关系概念模型

组织是为了实现更有效的管理而规定各个成员的职责及职责之间的相互关系［8，18］。本文将职能组织的职责划分为部门级职责与岗位级职责（以下简称部门职责与岗位职责或部门责任与岗位责任），业务子流程确定部门的主要职责，子流程的各个节点的功能就是部门负责的主要职责［19］，部门-岗位-业务流程节点职责关系概念模型如图1所示，它描述了部门业务、业务流程与岗位职责、部门职责和部门职能之间的关联关系与责任传递过程。

（1）部门职责、岗位职责集合与穿越该部门所属岗位的业务流程节点规则集合内涵上是等同的，是从不同角度与范围形成的不同职责集合的并集。部门职责、岗位职责和流程节点规则应该具有严格的数量关联关系，才能提高部门和岗位职责对部门业务运行需求的针对性，保障这些管理要素之间的有效衔接与协同关系。

（2）部门职能是对部门职责的归纳与提炼，它是对部门功能的定性和概要的描述，是不具体和不可测量的，而部门职责是具体的、确定的和可测量的。部门职责、岗位职责和业务流程节点规则之间是多对多的关联关系。

（3）部门职责、岗位职责、岗位、业务流程节点、业务流程是相对独立的管理要素，可以按业务流程运行与职能管理的实际需要进行恰当组合，其中，业务及其流程、岗位与流程节点、部门及其活动互相对应并构成职能管理的内外循环作用关系，是进行职能管理必须遵循的内在规律，按此模型，职能管理的外循环必须在内循环的有效运行与支撑下才能正常运转，如图2所示。

图2 职能管理要素双三角循环作用关系

3 部门与岗位责任转换算法

责任矩阵能够明确责任的正确分配，有效提高业务的执行效率［20］。责任矩阵能较好地表示出岗位人员及其责任关系，使其能够明确职责，各司其职，为任务完成和按岗位要求履职提供保证［9-10，21-22］。但传统的责任矩阵是基于角色而非岗位且相对孤立的任务导向型责任矩阵［23］，一方面没有充分考虑部门、岗位、业务流程节点三者间责任的关联与衔接关系，另一方面只对岗位责任进行粗略分类但未明确在该岗位所配置的具体业务种类中的明细责任（称为岗位的基本职责），对岗位基本职责与该岗位当前承担的具体工作责任也未加以区分，从而会导致岗位业绩评价偏离岗位基本职责要求这一基础及岗位不能有效承接部门职责的后果。本文将岗位职责与岗位承担的具体业务工作分离，建立部门、岗位、业务流程之间相互关联的责任数量矩阵和对应的责任集合，以求更精细而准确地描述职能管理中管理要素之间的内在关系。

设某职能部门C设有j种岗位，共有k条业务流程穿越部门的岗位，无冗余的部门职责共有i条，无冗余的岗位职责共有h条。部门与岗位责任关联矩阵R，岗位与业务流程责任关联矩阵F，部门与业务流程责任关联矩阵B，E为经权重修正后的部门与业务流程责任关联综合指数矩阵。ei表示第i条部门职责的重要度综合指数，指数越大表示该部门责任综合重要度越高；rij表示第j种岗位承接第i条部门级职责的子职责数量或者第i条部门职责在第j种岗位上的分解数量，rij≠0表示j岗位与第i条部门职责有责任关联，rij=0表示j岗位与第i条部门职责无责任关联，r′ij表示与rij数量对应的职责集合；fjk表示第k条业务流程对j岗位的运行约束规则数量或j岗位对第k条业务流程的运行支撑责任数量，fjk≠0，表示第k条流程对j岗位存在约束规则，fjk=0表示j岗位与第k条业务流程无关，不参与该流程运行，f′jk表示与fjk数量对应的职责集合；bik表示第i条部门职责与第k条业务流程关联的责任数量，bik=0表示两者无关联，bik≠0表示存在依赖关系，b′ik表示与bik数量对应的职责集合；Q是部门业务流程重要度权重矩阵，qk表示第k条业务流程的重要度权重系数。其中：

3.1 部门与岗位责任关联矩阵与算法

从岗位视角得到的部门职责集合的全集：R′=

岗位1与各部门职责对应的职责关系数量矩

3.2 岗位与业务流程责任关联矩阵与算法

F=表示n种岗位与l条业务流程对应的责任关联矩阵。

从业务流程视角得到的岗位职责集合全集：F′

（1）岗位责任数量分布矩阵：Fg

业务流程1与各岗位对应职责关系数量矩阵：Fy1=

综上，从业务流程与岗位两个角度提取的职责集合的并集是相等的，有F′g=F′y=F′成立。

3.3 部门与业务流程责任关联矩阵与算法

业务流程1关联节点规则集合：

B=R×F，该矩阵建立了部门职责与穿越部门岗位所有业务流程之间的责任关系，即：

（1）部门责任数量分布矩阵：Bb=

业务流程1与各部门职责对应职责关系数量分

布矩阵：By1=

综上，从部门与业务流程两个角度提取的职责集合的并集是相等的，即有：B′b=B′y=B′成立。

3.4 部门与业务流程责任关联综合指数矩阵计算

3.5 算法讨论

根据上述部门、岗位、业务流程节点三者间的职责数量与内容集合转换关系与算法，可以得出以下结论：

（1）责任数量严格对应。部门、岗位、业务流程节点三者在责任数量上具有严格的对应与转换关系，在进行部门职责、岗位职责与业务流程设计与管理时，应建立相关责任关联矩阵并按责任矩阵算法对责任的分布与匹配关系进行相应分解、设计、转换和验证。

（2）责任冗余保持适度。部门责任是没有冗余的职责，即有：，由于部门责任在不同岗位上可能存在相同的责任分解，因此部门责任在岗位责任和流程节点规则上的分解与映射都可能存在冗余。岗位之间、流程节点之间在责任与规则上存在适度的冗余是正常的，关联性强的岗位职责冗余度还可能会比较高。岗位职责冗余度高低反映出不同岗位要求上的差异大小。

（3）责任关系相对稳定。多编制的同种岗位间的分工差异要求不应进入该岗位的责任矩阵与责任集合，也即，岗位责任矩阵与集合应与具体的工作分工无关，业务流程节点规则矩阵也应只与子流程的种类相关而与具体业务无关，这有利于三层责任转换关系的相对稳定与职能管理的规范。

（4）责任内涵相等。部门、岗位、业务流程节点三要素中，任意两种要素对第三种要素的责任映射集合的并集是相等的，这表明部门的职能虽然被划分为部门责任、岗位责任和业务流程节点规则三层，但不同层次的责任集合内涵是相同的，即有：=和均成立，称为责任集合等式。在进行部门职能分解设计的实际操作时，可以利用该等式来验证三层责任分配是否完整、匹配，如果不相等，则表明相关责任没有分解匹配到位，或者分解超出了应有责任范围。

基于业务流程的责任转换模型与算法可以有多种应用方式：（1）自顶向下。即按部门职能-部门职责-岗位职责-业务流程节点规则-业务流程的顺序来梳理和确定各层面的责任并进行匹配调整与优化。（2）自底向上。即按业务流程-业务流程节点规则-岗位职责-部门职责-部门职能的顺序来梳理和确定各层面的责任并进行匹配调整与优化，自底向上是比较理想的方法，因为它符合流程优化的思想，突出了以业务流程有效运行为核心的正确导向和管理目标。（3）双向平衡调整：分别建立三层的责任数量关联矩阵与责任集合，按责任转换模型与算法进行责任数量与内容的匹配、验证与调整，使三层责任管理要素保持协调与匹配。

4 实例分析

某大型制造企业A采取直线职能式管理，组织结构共划分为职能部门、技术业务部门和制造单元三层，职能部门共有10个，其中D部门共设有5种岗位，部门所承担的核心业务2项、辅助业务1项，细化后共有3条核心业务流程1条辅助业务流程，另有内部管理流程2条，据此该部门确定了3条部门级职责。根据部门的评估识别，6条业务流程的重要度权重系数为：

则可按本文提出的算法建立如下责任数量矩阵与责任关系模型。

4.1 建立责任数量分布矩阵

（1）根据3条部门职责与5种岗位的对应关系和6条业务流程穿越5种岗位的具体关联情况，建立该部门的部门与岗位责任关联矩阵R和岗位与业务流程责任关联矩阵F：

（2）根据B=R×F，可以得到部门与业务流程责任关联矩阵B：

B是部门责任在具体业务流程上分解的真实反映，从责任分布情况来看，部门第3条责任对每条业务流程都有较多依赖，因此，部门第3条责任实现的不确定性风险较多。对比R、F、B三个矩阵的责任分布情况可以看出，部门责任在岗位责任上的映射数量与部门责任在业务流程节点规则上的映射数量存在差异，差异大小与岗位责任向业务流程节点规则的转换情况相关。

（3）计算部门与业务流程责任关联综合指数矩阵E：

从E矩阵的值可以看到：e2＞e3＞e1，这表明，部门D的职责重要度综合指数排序是2、3、1，部门职责3虽然对应的流程责任最多，但并不是综合重要度最高的责任。

（4）调整责任分布

根据R、F、B、E矩阵的责任分布情况与计算结果，结合Q矩阵业务流程重要度权重分布，需要对岗位、部门责任分布和绩效管理指标与权重进行相应调整，使部门、岗位、业务流程责任分布与岗位、部门绩效评价等管理要素实现更好的匹配与协调。调整的一般原则是：

①根据Q矩阵的系数高低识别并确定关键与非关键职责及其岗位，关键职责与关键业务流程和关键岗位对应，使责任数量合理分布、相对均衡。

②以责任矩阵中的责任分布数量与重要度为依据来制定岗位与部门绩效评价与考核指标更具科学性，同时，岗位与部门工作量也应以责任分布数量与重要度为基础，作为绩效评价的附加指标纳入评价体系参与评价，只有基于责任分布矩阵与责任集合的工作量才是有效的工作量。

③调整责任分布。根据E、Q两矩阵值，分别对F、R进行相应调整并重新计算矩阵B，在关键岗位确定、人力资源配置与选择、薪酬确定与绩效评价考核等措施上进行相应的动态调整，以保持责任数量、难度与重要性、工作量、薪酬与业绩评价、岗位重要度、岗位任职素质要求等职能管理要素匹配与协调，从而提高部门职能管理体系运行的有效性、岗位工作满意度和业务流程运行的质量与绩效。

4.2 建立并优化责任集合

责任数量分布矩阵的建立是不同视角责任集合优化的基础，在实际操作时，可以分别建立与各层次相关责任矩阵对应的结构化责任集合模板，使不同视角的责任集合的并集满足责任集合等式：=和的验证关系，使部门与岗位、岗位与业务流程、业务流程与部门的责任集合在内涵上等同，在内容条目上相互衔接一致，从而使部门职责、岗位职责、业务流程节点规则有效匹配。

在责任数量与内容集合确定后，还要编写部门职责说明书、岗位职责说明书和业务节点规则说明书等制度文件，以制度的形式把责任固化下来，并以结构化责任集合模板的形式确定三层责任之间的对应与转换关系，实现动态联动，从而保持部门职能管理要素之间的协同性。

4.3 构建基于流程的职能管理关联模型与平台

A企业在上述算法的基础上进一步构建了全公司基于业务流程的部门职责与岗位职责等职能管理要素数据库关联模型，如图3所示，并利用流程管理基础软件平台开发建立了“A企业基于业务流程的职能要素关联互动管理平台”，既可实现业务流程、岗位职责、部门职责及制度条款等管理要素之间的关联互查，还可利用此平台来诊测公司职能管理要素相互间的协同性与匹配性，从而优化、理顺各职能管理单元之间的关联互动关系，为构建A企业健全、协同和高效的职能管理体系提供决策依据。该平台已上线运行，A企业正借助平台，将部门职责与岗位职责等管理要素之间的关联关系由定性更多地转变为定量管理，以提高管理的精细度、针对性和有效性。

5 结语

部门职能管理中各种管理要素实现相互衔接与匹配是实现有效职能管理的基础，其中，围绕业务流程的有效运行，建立业务流程节点规则、岗位职责、部门职责之间的关联模型与转换算法是进行部门职能与职责设计、岗位职责设计的基础，以此为基础规划设计的岗位能力与素质要求、岗位任职条件、部门与员工绩效评价指标与权重、岗位薪酬水平、岗位重要度衡量标准等管理要素才具有合理性。本文重点对流程节点规则、岗位职责、部门职责之间的关联关系与责任分布数量转换算法进行了初步研究，根据职能管理的实际需要，还需进一步引入岗位能力与素质要求、岗位实际工作量、岗位履职权利与资源配置等相关管理要素与管理量，并考虑同种岗位多编制及岗位上下级关系等实际问题进一步完善算法。

图3 职能管理数据库关联模型

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Algorithm and Model of Responsibility Relationship between Department and Post based on Business Process

WANG Guang-ya，LI Xiao-ping
（Chengdu Aircraft Industrial（Group）Co.，Ltd（CAC），Chengdu 610092，China）

The responsibility relationship of department and post of functional management is studied and the concept model of the relationship based on business process is established.The correlative influences of business and its process，post and process node and department and its responsibility are discussed.Furthermore，the responsibility matrixes of department and post，post and business process and business process and department are analyzed and its algorithm of conversion are established in this paper.With the help of A corporation's example，the related problems about the algorithm and its application are also discussed at last.

functional management；responsibility matrix；responsibility of department and post；model of responsibility relationship

F240

：A

1003-207（2014）05-0075-08

2012-02-13；

2013-04-08

国防科工局飞机科研生产数字化二期工程项目（2010 -1074）

王广亚（1965-），男（汉族），山东阳谷人，成都飞机工业（集团）有限责任公司董事长，总经理，在职博士，教授级高工，研究方向：战略管理与创新、工业工程.