曲靖市疾控系统医疗仪器设备档案现状与对策分析

张艳琼 徐洪吕

云南省曲靖市疾病预防控制中心，云南曲靖 655000

曲靖市疾控系统医疗仪器设备档案现状与对策分析

张艳琼 徐洪吕▲

云南省曲靖市疾病预防控制中心，云南曲靖 655000

医疗仪器设备档案是医疗设备从购置、验收、使用、维修、报废等全过程中形成的设备资料、影像载体、审批文件以及校准和维护记录。随着公共卫生事业和科学技术的不断发展，监测、检测能力的不断提高，医疗仪器设备在疾控中心工作中越来越重要，所以仪器设备档案是疾控中心设备管理的重要一环。从曲靖市疾控系统现有的正常运行的医疗仪器设备及档案现状出发，探讨仪器设备档案建设和管理的新方法。

疾控中心；仪器；档案；管理

随着疾病预防控制机构能力建设的加强，仪器设备日趋先进和复杂化，实验室检验对仪器设备的依赖程度也日益增大，仪器设备已经成为疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证[1]。疾病预防控制机构实验室是疾病预防控制和应对突发公共卫生事件的重要技术保障。近年来各级疾病预防控制机构实验室仪器设备更新力度加大，使其应对突发公共卫生事件的能力得到了很大的提高[2]。医疗设备档案是医疗设备从购置、验收到使用、维修、报废等全过程中形成的设备资料、影像载体、审批文件以及校准和维护记录[3]，同时又是各种仪器设备的正常使用、维护以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是疾病预防控制机构的重要技术储备[4]。设备档案在疾控中心设备管理中的作用将越来越凸显。本研究从曲靖市疾控系统 （市疾控中心及各县市区疾控中心）现有的正常运行的医疗仪器设备及档案现状出发，分析存在的问题，探讨仪器设备档案建设和管理的新思路。

1 曲靖市疾控系统医疗设备档案的现状

1.1 仪器设备地区分布

曲靖市及各县市区现有正常运行的医疗仪器设备共599件（台），其中，曲靖市疾控中心187件（台），各县市区平均46件（台）。曲靖市疾控中心是全市公共卫生的业务管理和技术指导中心，各类仪器设备相对比较齐全，这是工作顺利开展的基础。各县市区疾控中心仪器设备数量略有差异，其中会泽县和师宗县相对较多，分别为57件（台）和56件（台），富源县、罗平县、马龙县、麒麟区、宣威市、沾益县仪器设备数量相当，分别为44、44、41、44、49和43件（台）。陆良县相对较少，只有34件（台）。各地区设备数量差异可能与开展工作的不一致有关。

1.2 正常运行的主要仪器设备分布

曲靖市及各县市区现有正常运行的医疗仪器设备最多的是恒温培养箱（34台）和生物安全柜（32台）。真空冷冻干燥机（28台）、生物显微镜（27台）、多头移液器（26台）、高压灭菌器（25台）、低温冰箱（-20℃）（24台）、恒温水浴箱（22台）、自动洗板机（19台）、酶标仪及纯水处理器各（17台）等常规仪器设备数量也较多。部分昂贵、大型、精密的仪器数量相对较少，但是这部分仪器设备的档案建设更为重要，如全自动酶联免疫分析仪，其校准和维护记录尤为重要，因为是某些疾病准确诊断的基础。

1.3 仪器设备购置时间分布

曲靖市及各县市区现有正常运行的医疗仪器设备购置数量从2004年起迅速增加，2009年达到峰值，2010年购置数量下降。由此可见，自2003年“非典”过后，国家加大公共卫生的投入，各级疾控中心实验室仪器设备在极短时间内迅速完备，保证了常规检测工作的顺利开展，曲靖市公共卫生事业上了一个新台阶。仪器设备购置时间分布见图1。

图1 医疗仪器设备购置数量随时间变化图

2 仪器设备档案存在的问题

2.1 仪器设备档案的整理、归档和利用过程欠规范

仪器设备从申购、论证、审批等文件的整理到使用和维修过程中的文字材料凌乱，不完整。有些有重要归档价值的仪器设备档案流失，导致一些大型检验仪器设备无法形成完整的档案资料[5]。同时，部分仪器设备没有进行定期校准和维护，即使定期维护，维护记录也不规范。各地区、各单位没有采用统一的校准和维护记录表严格记录，部分单位只是随便用笔记录一下，对后期的归档造成困难。某些仪器设备的管理和使用知识偏重实体管理，忽视文字材料，导致许多仪器设备的申购、论证、审批文件长期滞留在设备采购人员手中[6]，使得现有的重要仪器档案不完整，直接影响到后期的档案利用。

2.2 设备档案信息化程度低，利用率低

目前全市疾控系统仪器设备档案信息化程度比较低，主要档案还是纸质版的档案，或者是纸质版扫描成电子版的PDF文档。这样的档案数量多，保管难，要用档案时不易查找，浪费时间。同时，在对仪器设备进行维护和校准时，工作人员看不到之前的相关记录，容易造成较大的误差。

3 对策分析

3.1 加强仪器设备档案专业人力资源建设

随着国家对公共卫生投入的加大和高新技术的不断发展，各类先进仪器设备多功能化、自动化程度越来越高，其对仪器设备档案管理的专业技术人员的要求也越来越高，所以加强仪器设备档案专业人力资源建设尤为重要和紧迫。单位要有计划、有目的地引进高学历、高层次并且专业对口的技术人才来开展仪器设备管理和建档的工作，提高整体专业人员素质[7]。

3.2 加强仪器设备基本档案的建设和管理

仪器设备档案的基本信息是档案的主要内容，是最重要的部分，也是档案工作的基础。这些档案材料包括仪器设备购买的论证报告、招标文件、购买合同、价格、保修合同等。采购至单位后，档案管理人员要认真登记仪器设备的型号、出厂日期、生产单位、购入价格、保修时限、出厂合格证书、环保证书、操作手册、相关的SOP文件等[8]。设备鉴定的证书原件及鉴定符合性确认表、自校准报告、维护保养记录、历年的使用记录、期间核查记录、辅助设备功能性确认记录、其他与技术性能有关的资料、维修记录、报废或调用申请表等应及时归档[9]。建档后由档案管理员录入仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。同时，尽快处理报废的仪器设备，并在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借（领）用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全[10]。

3.3 加强仪器设备档案信息化建设与管理

随着科技的发展和时代的进步，信息化、自动化已经成为时代的“风向标”。仪器设备档案也一样，只有加强信息化，才能跟上时代的步伐，完善档案的管理，加强仪器设备档案的利用，把医疗设备档案以及建档过程中产生的文档资料通过计算机录入到医疗设备管理系统中，以实现档案信息的登记、检索、汇编以及检查、维修记录的及时补充，方便后期的档案管理和查阅。仪器设备档案信息化途径可概括为以下几步[11]：①静态档案部分（包括电子化的审批文件和纸质资料、磁盘资料、影像资料）储存到医疗设备档案管理平台。②动态档案部分（包括设备基本信息、目前状态、设备使用记录、维修校准记录、维护费用、故障排除情况）及时传输到医疗设备档案管理平台。③档案管理人员从医疗设备档案管理平台进行日常性统计输出及档案调用。这样，档案的管理就成为一种网络化、自动化的从计算机对设备的出入库管理到对设备维修维护的动态化管理。需要使用档案时，只需要从计算机终端输入仪器设备的名称或者编号，就可以迅速检索出仪器的运行状况。另外，每一次仪器校准、维护和使用后，可以从计算机及时录入相关数据，方便管理和利用。

[1]赵雪芳.浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理[J].中国医药指南，2012，10（12）：725-726.

[2]齐敬东，齐敬英，成晓美，等.浅谈疾控系统公共卫生实验室仪器设备的管理[J].中国卫生检验杂志，2012，22（2）：388-389.

[3]王炜，兰建忠，魏朝兰，等.医院医疗仪器设备档案的建立管理与使用[J].中国医学装备，2006，3（8）：38-41.

[4]陈琳.浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理及利用[J].中国中医药现代远程教育，2009，7（6）：201-202.

[5]万蓉.设备档案在疾控中心档案管理中的重要性探讨[J].职业卫生与病伤，2013，28（5）：312-313.

[6]麦玮婷.浅谈疾控中心检验仪器设备档案的管理[J].南方论刊，2013，（1）：90-110.

[7]郭传广，舒高亭.加强疾控中心仪器设备管理，不断提高使用效率[J].中国现代医生，2010，48（19）：110-111.

[8]丁秀芝.浅谈疾预防控制机构仪器设备档案的管理及利用[J].大家健康，2013，7（6）：180-181.

[9]傅晖蓉.浅谈疾控机构实验室仪器设备的管理[J].现代测量与实验室管理，2011，19（5）：46-47.

[10]李海超.疾病预防控制机构仪器设备档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2013，（2）：73.

[11]徐世宁，晁勇，帅万钧.医疗设备档案信息化管理及新技术应用探讨[J].医疗卫生装备，2013，34（3）：125-140.

Analysis of the archives situation of medical equipment and countermeasures in the disease prevention and control system in Qujing city

ZHANG Yan-qiong XU Hong-lv▲
Center for Disease Control and Prevention of Qujing City in Yunnan Province,Qujing 655000,China

The archives of medical equipment are formed from the equipment data,image carrier,approval documents and calibration and maintenance records,which come from the whole process of medical equipment purchase,approval to use,repair and abandoned.With the continuous development of public health and science and technology,and enhance the ability of monitoring and detection,medical equipment became more and more important in the center for disease control and prevention work.So the equipment archives are an important part of the equipment management.To explore the new method of construction and management of equipment archives on the basis of what medical equipment that normal operation and file status in the center for disease control and prevention system of Qujing city.

Center for disease control and prevention;Equipment;Archive;Management

R197.39

B

1674-4721（2014）03（c）-0152-03

2014-01-27本文编辑：袁 成）

张艳琼（1980-），女，助理农艺师，曲靖市疾控中心办公室机要秘书，主要从事办公室日常工作

▲通讯作者：徐洪吕（1985-），男，硕士，医师，主要从事艾滋病性病的防治研究工作