财务档案管理信息化问题及展望研究

2014-04-29张勇

电脑迷 2014年1期

张勇

摘要随着我国社会经济体的不断发展，信息化建设已经成为必然趋势。在阐述财务档案信息化建设的基础上，指出财务档案信息化建设进程中存在的目标不明确、标准不规范、管理人员业务水平不高、存在安全风险、基础设施落后等问题阻碍了财务档案管理信息化的发展，进而提出加快高校财务档案信息化步伐的对策。

关键词财务档案管理信息化信息资源

中图分类号：F232 文献标识码：A

1财务档案管理信息化的概述

随着信息化社会的到来，以现代信息技术的发展与应用为代表的新技术革命必然加速我国企业信息化过程，而财务档案管理作为企业管理的基础性工作，借助现代化的设备和手段，应用电子计算机处理和储存，形成电子财务档案，其信息传递速度较快，档案管理和利用的效率也越来越高。加快档案信息化建设，顺应时代和社会发展，是提高档案管理和档案服务水平的必由之路。

与传统的手工财务档案相比信息化财务档案彰显优越性。将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

2财务档案管理信息化建设存在的问题

2.1财务档案信息化建设目标不明确

财务档案信息化建设看似简单，似乎仅仅是财务管理部门自己的事情，顶多把档案管理部门牵涉进来。仍沿用传统的管理模式管理财务档案，思想和行动还未转移到档案信息化管理方面来。财务档案还未和其他部门有效协调，需要的流程化、数字化和档案数据库等要利用网络资源，但涉及到有关职能部门较难协调配合。有些财务档案信息化的管理缺乏统一领导，各机构和管理部门在财务档案信息化进程中没有尽到应尽义务，配合工作不到位。以至于财务档案信息化建设的目标非常模糊。

2.2财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。这方面的人才缺少并非整个财务部门人员少，而是对财务档案的钻研和熟悉的人员少主要原因：（1）部分人员固守传统观念，认为财务档案管理工作是简单的，只要管好不丢失就行。（2）不够重视对财务档案管理人才的培训培养，没有前瞻意识，特别是没有针对性地培养建设财务档案信息化方面的人才。（3）目前高校财务部门虽设专职财务档案管理工作人员，但是人员太少，尤其是懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

2.3财务档案管理信息化系统的安全风险

在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是信息化会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，如意外事故，包括非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障、由于电源故障造成各种设备无法使用、存储数据的辅助介质部分或全部遭到破坏、已输入数据的凭证丢失等。如果这些数据已经及时备份尚可恢复，如果未及时备份，则造成财务数据将永久丢失，给企业造成不可估量的损失。

3加强财务档案管理信息化的措施建议

3.1建立健全财务档案的信息管理制度

要站在科学发展观的高度，建立健全财务档案信息化管理制度。俗话说，“没有规矩，不成方圆”，“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门与单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。

3.2树立财务档案信息化意识

财务档案管理工作要不断适应发展的需要，提高管理人员素质是关键。首先要挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作，财务档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及微缩、音像、光盘刻录等知识和技術，以满足信息化建设工作的需要；其次对档案人员要加强财务档案管理的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能，使其具有时代意识，其中包括信息意识市场意识现代化意识法制意识。要有建设财务档案信息化意识。要有建设财务档案信息化的价值、地位、作用、意义的认识。财务档案信息化建设好与否，是衡量一个企业现代化管理水平高低的指标之一。建设好财务档案信息化，可以给企业的全面发展提供诸多方便。

3.3财务档案信息化建设规范化

档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键，要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，是实现信息资源共享的有效途径。同时，根据企业自身规模，明确各人员负责的工作，处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作，建立和完善财务档案管理网络。会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累和扎扎实实的基础工作，要提高会计档案的质量，充分发挥其作用必须从源头抓起，将基础工作及日常管理规范化。

3.4强化财务档案人员的继续教育工作

财务档案的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编、目分、类录、等工作技能。还要能练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知識与技能。档案信息化的建设成功与否不但取决于工作人员的固有知识与技能水平，还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础。要通过实践锻炼交流培训等多种途径和方式培养会计信息人才，有针对性地对财会人员进行网络技术培训，加强对现有的会计人员进行分层次的计算机专业知识培训，使之成为既懂计算机技术又熟悉财会知识的复合型人才。

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