办公自动化系统在博物馆的应用与探讨

查琦

【摘要】办公自动化（OA）是一套软件系统，目前主流采用B/S架构，通过网络使得使用单位的工作人员可以快捷的共享信息，高效地协同工作，提升单位的管理水平。一个单位实现办公自动化的程度，体现了其在现代化管理方面的水平，也标志着在信息化建设领域达到的高度。本文通过对比三家博物馆的办公自动化系统使用现状，探讨如何合理有效的应用OA系统。

【关键词】OA;博物馆;信息化

1.OA在故宫博物院的应用现状

故宫博物院的办公自动化系统是我们第一个考察的对象。故宫博物院的信息化建设开展的比较早，目前在办公自动化领域基本上做到无纸化办公。它的特点是权限划分得比较细致，OA系统会依据不同的角色、部门、职务等分配相应的权限。员工登陆系统后，系统会根据分配的权限展示不同的内容，以及可操作的功能。OA的工作流引擎实现了一个可视化图表，运行在上面的公文流转、单据审批等各种流程都可以直观的查看到目前所处的状态。比如员工提交的一张单据需要各级领导审批，他可以方便地查询到这张单据目前流转到了哪个领导那里以及领导的审批结果。只要有一台电脑和畅通的网络，员工就可以方便地办理业务，而不用拿着单据到处找领导签字。经过多年的摸索以及不断的更新，故宫博物院已经实现了一个内部门户系统，它集成了故宫博物院内的各个系统，通过这个门户，员工可以实现单点登录，通过身份识别和权限分配，安全便捷地访问自己权限范围内的系统资源。故宫博物院的OA系统也有不足之处，他们的OA系统并没有实现异地办公功能，因而没法在领导异地出差的时候办理审批等工作。但是他们通过一个变通的办法解决了这个问题，他们在OA里实现了一个代理功能，即由领导指定一个代理人并将其权限移交，代理人就可以利用权限代为完成各项任务。

2.OA在首都博物馆的应用现状

首都博物馆的办公自动化系统一期投入很多资金，但是应用的效果并不明显，目前和很多单位的OA系统使用现状类似，他们的OA系统用户界面非常友好，在内部资讯发布与共享方面做得较好，共享和资讯发布功能使用的也较为频繁。而对于一些工作流运行，比如像公文流转，审批流程等各种流程化的功能并没有很好的使用起来，而且由于首都博物馆内部使用的各种应用程序接口不兼容，导致了在后期应用系统集成时也遇到了很多困难和挑战，他们在推进信息化建设过程中的经验教训值得我们深思。相信在管理者的重视下，他们的OA系统应用也会发生很大的改观。

3.OA在国家博物馆的应用现状

相比故宫博物院和首都博物馆的OA系统，国家博物馆的OA系统做得最为完善，不仅实现了异地办公功能，而且在安全性方面考虑得也非常周到，当然资金投入也是最大的一家。国家博物馆的OA系统界面清爽简洁，功能简单不繁杂，工作流的流转同样实现了可视化的图形界面，而且流转的每个节点非常明确，基本上实现了无纸化办公。在安全性方面，每个员工都配备了一个USBKEY，只有在电脑上插入表明身份的“钥匙”，才能登陆到OA系统，领导在审批时也可以使用手写的电子签名，确保了用户身份的真实性。

4.总结

事实上，从本质上来说，办公自动化系统是面向组织的日常运作和管理。也是员工及管理者使用频率较高的应用系统。办公自动化系统在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都在不断发生着变化，并成为组织不可缺的核心应用系统，但是只有应用成功的办公自动化系统才能发挥出其组织信息化建设领域的价值。当OA系统在单位应用的不断发展深化，对OA系统在办公流程上的要求也会越来越高。在此种情况下，OA系统的应用就不仅仅是将手工工作搬到计算机网络上，实现办公自动化，而是要利用计算机技术的一些先进特点，并加上先进的管理理念和方法，逐步成为更为专业和广泛的组织行为管理工具。遗憾的是，当前很多的OA系统在实施时并不成功，更不能担此大任。

通过对比三家博物馆的OA系统，可以得出以下几点经验

（1）OA系统功能并不是越多越好

故宫博物院和国家博物馆的OA系统功能都非常简单，主要是用来处理公文流转和单据审批。但是应用的的非常好，而繁杂的功能只会引起员工的抵触情绪，会导致OA在实施过程中遇到阻力。而简洁的页面和简单功能操作会给人带来好感。

（2）管理者的重视非常重要

首都博物馆的OA系统没有很好的实施并非是软件系统本身不好，人为的阻力也产生了较大的影响。这一点我们都要向故宫博物院和国家博物馆学习，国家博物馆在推行OA的初期也遇到过阻力，有些员工习惯了传统的工作方式，对电脑的使用也不太熟悉。他们更倾向于拿着纸质的单子去找领导签字，而不是通过OA系统。通过管理者的决心和大力支持，以及员工的共同努力推动信息化建设，OA系统得以良好的应用。OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面非常广，其引入的新的管理理念和工作模式很大程度上改变了员工传统的工作习惯。因此，OA系统在推广过程中，难免要遇到各种阻力。因此，要从制度上、人员上加以保证。

（3）要结合博物馆的实际情况，逐步推动信息化建設

办公自动化系统作为提高工作效率、规范办公制度，方便领导决策的重要工具，已成为未来办公的发展方向，越来越受到各单位的重视。故宫博物院和国家博物馆在信息化建设领域取得了很大的成果，这和他们在这一块的投入分不开。任何一个博物馆，都要结合自身实际情况开展信息化建设。在办公自动化的推进方面，也应该循序渐进，不能一味的照搬，期望一蹴而就，而应做好长期的规划，逐步推动信息化建设。