Word中的“排序”技巧

缪荣山

我们知道，在Excel中可以对文字或数据进行排序，而在Word中不少人对排序的使用并不在行。其实Word中的文本都可以按需进行排序，笔画、字母或数值都可以作为关键字。

Word表格中的排序

Excel对数据进行排序都是在表格中完成的，这些排序功能也延续到了Word表格中了。比如，在下方的表格中，我们需要按照总分进行排序，该怎样操作呢？

打开Word数据表（如图1），单击表格的左上角的按钮全选表格，然后切换到“布局”选项卡，单击“排序”出现对话框，由于表格是有标题的，所以先要在最下方选择“有标题行”，这样在“主要关键字”中会出现标题行中的文字，由于我们这里要按照总分从高到低进行排序，所以在“主要关键字”中选择“合计”，在“类型”中选择“数字”，再选择“降序”，最后单击“确定”按钮，这样表格中的数据就会按照合计的总分从低到高进行排序。这里我们还可以选择次要关键字、第三关键字进行排序，这和Excel比较相似。

普通文本能按需排序

Word中除了表格可以进行排序，普通的文本也可以进行排序，前提是将文本进行分段，就可以按照首字的拼音、笔划进行排序。

首先用回车键（Enter）对文字进行分段分行，然后选中要排序的文本，切换到“开始”选项卡，单击 （排序）按钮弹出对话框，在“主要关键字”中选择“域1”，在“类型”中选择“拼音”，然后选择“升序”或“降序”，最后单击“确定”按钮，即可将选中文字按照拼音进行排序，我们也可以在“类型”中选择“笔划”，让文本按照笔画进行排序。

段落排序用大纲视图

文本排序不仅仅可以对单行文字进行排序，还可以对整段文字进行排序，这里就需要使用标题样式，这样按照标题样式进行排序时，每一个标题下的段落都会跟随着标题进行移动。

首先打开文档，选中段落上的标题，可以按住Ctrl键分别选中标题，然后切换到“开始”选项卡，在“样式”中选择“标题2”（如图2），这样将段落的标题都统一为“标题2”样式，我们也可以使用“格式刷”统一标题样式。

切换到“视图”选项卡，单击“大纲视图”按钮，切换到大纲界面（如图3），这里之所以要切换到大纲视图，是为了排序时让标题下的段落跟随标题进行移动，如果在页面视图中进行排序操作，则每段的首字都会参加排序，这样标题和相应的段落就会错乱。

在大纲视图下，按“Ctrl+A”全选所有文本，然后切换到“开始”选项卡，单击“排序”按钮弹出对话框（如图4），在“主要关键字”下选择“段落数”，在“类型”中选择“笔划”，单击“确定”按钮，则可让段落按照笔画进行排序。

Word中的排序功能虽然不能跟Excel相比，但是却可以满足我们的某些特殊需要，毕竟排序不会仅仅局限于电子表格。灵活掌握Word排序技巧，无疑可以提升我们的Word操作水平。