基于ERP系统的企业财务与业务集成研究

张霞 陈立新

[摘 要] 随着企业会计信息化的不断推进，传统的会计核算模式已不能满足现代企业核算和管理的需要。企业财务与业务分离导致的“信息孤岛”现象日趋明显，努力实现企业财务与业务集成，成为了企业生存与发展的关键因素。本文在介绍了企业财务与业务集成内涵的基础上，探讨了企业财务与业务集成的必要性，对基于ERP系统的企业财务与业务集成中存在的问题进行了深入分析，在此基础上提出了相应的提升策略，以期对企业财务与业务的集成有所帮助。

[关键词] 财务业务集成；ERP；业务流程

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 018

[中图分类号] F235.19 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0026- 03

1 财务与业务集成的内涵

财务与业务集成是指企业基于IT环境下，在包括网络、数据库和管理软件的基础上，实现企业经营中物流、资金流和信息流的合一，即将财务会计信息处理和企业生产经营业务，主要指采购、销售、库存、生产等信息进行协同处理和监控的过程。财务与业务集成可以实现财务信息和业务信息的同步处理和监控，在完成采购、销售、库存出入库等业务的同时，生成相关的财务信息，财务与业务集成最大限度地实现了数据共享，并能及时、准确地反映企业经济活动的全过程。

财务与业务集成的核算与管理模式是基于会计信息与业务信息的集成，将财务信息和业务信息有机融合，实现了信息高度集成与共享，为信息需求者及时准确地提供财务、供应链和生产方面的各类信息。以此为基础，财务部门与业务部门进行有效的沟通，并采用财务方法对业务过程进行事中控制，真正将会计控制职能发挥出来。

2 基于ERP系统的企业财务与业务集成的基本内容

ERP既是一个管理软件，也是一个先进的企业管理模式，因此ERP系统是ERP管理思想应用的载体。ERP有狭义和广义两种解释，狭义的ERP仅指企业“内部”信息系统；广义的ERP是指整合企业“内、外部”信息的经营管理系统。本论文的讨论采用狭义的ERP定义，即面向企业的会计信息系统。面向企业的会计信息系统包含财务管理模块、供应链管理模块、生产管理模块和人力资源模块，其总体结构和数据关系如图1所示。

2.1 财务管理模块

财务管理模块是ERP系统的核心模块，其主要功能是进行财务会计核算和资金监控，具体包括总账管理、报表管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、成本管理和资金管理。

2.2 供应链管理模块

供应链管理模块是ERP系统的重要组成部分，具体包括采购管理、销售管理、库存管理和存货核算；它突破了会计核算软件单一财务管理的局限，实现了从财务管理到企业财务与业务集成的全面管理，实现了物流和资金流的统一管理。

2.3 生产管理模块

生产管理模块的主要功能是为生产部门科学合理地制订主生产计划，安排生产订单和控制生产成本，具体包括主生产计划、物料需求计划、产能管理、生产订单和车间管理。

2.4 人力资源管理

人力资源管理包括薪资管理、人事管理、招聘管理、考勤管理和绩效管理。

3 基于ERP系统的企业财务与业务集成过程中存在的问题

3.1 财务与业务集成的观念相对薄弱

财务与业务的集成是一个系统工程，在财务与业务集成的管理过程中，企业领导者的认识和重视程度，相关实施人员的配合程度，都会严重影响财务与业务的集成。大多数企业领导者和管理人员只是认为财务与业务的集成是技术问题，对实施过程没有进行统一规划，缺乏有效地组织和领导。这也是多数企业财务与业务集成度不高的一个重要原因。其次，企业在集成过程中缺乏一批既懂专业又懂信息技术应用的专门人才，财务人员和业务人员集成意识淡薄，都直接影响财务与业务的集成。

3.2 企业组织结构存在缺陷

企业财务与业务集成之前，企业的组织结构是金字塔式的，即直线职能制的组织结构形式，从决策层、管理层到操作层，逐层增大。这种组织结构模式以制度化和法规化严格构建等级制度，强调组织结构中的等级，过分强调企业的制度和秩序，各部门实行责任制管理。财务与业务集成一方面改变了企业的组织结构，打破了原来职能部门的管理模式，实现了企业资源的共享和优化管理，企业的运行和内部控制在一定程度上也发生了变化；另一方面，财务与业务集成需要对企业的业务流程进行优化与重组，如果不能很快建立起新的、有效的内部控制，必然对企业的整体运营产生不利影响。

3.3 财务与业务集成度不高

由于企业内部缺乏统一规划，多数企业是以部门为单位建立各自的管理信息系统，因此，早期使用的财务业务各系统，虽然都较为稳定，但由于各系统是由不同的公司负责开发和构建的，它们不相同属，独立运行，各自为政，业务流程和财务流程没有进行有机整合，企业的财务管理与业务管理相脱节，财务与业务之间的信息不能及时有效地传递，信息孤岛现象依然存在，难以实现物流、资金流和信息流的有效统一，无法真正做到事中控制。财务与业务各系统在构建时注重流程的通畅性和操作的方便性，并没有考虑二者之间的有效融合，各系统之间缺乏有效的信息沟通机制和统一的数据管理平台，数据重复录入现象仍然存在，既增加了企业财务管理的风险，又无法获得全方位的数据。

财务管理模块作为企业财务与业务集成的核心模块，与其他业务子系统存在着紧密的联系。从目前集成的现状来看，财务系统与业务系统之间没有实现有效的联系，各系统之间存在着功能界定不清、权限划分不明确的现象。职责和数据之间存在着交叉和重叠，降低了企业财务管理的效率，影响了企业管理者的决策。

3.4 财务与业务集成带来的风险

财务与业务集成改变了企业的业务流程，减少了数据的重复录入，提高了数据处理的及时性，实现了对经济业务的实时监控，提高了信息的透明度，但同时也对企业的内部控制和财务管理带来了新的风险。

3.4.1 系统访问风险

财务与业务集成涉及到整个企业的业务流程，使用户可以在企业的任何角落访问系统并且进行业务处理或改变业务参数的设置，一方面提高了工作的效率，使财务人员和业务人员具有更大的灵活性；另一方面，企业财务与业务的集成将所有的业务处理集成在一个统一的数据管理平台，增加了用户访问其他系统或不相关信息的机会。虽然，各用户的权限有明确的职责划分，但这并不能完全保证信息的安全性和保密性，这种高度集成的系统技术结构同样会为企业带来风险。

3.4.2 数据质量风险

财务与业务集成将数据处理的起点延伸到了业务处理环节，在业务部门输入的业务数据直接生成财务数据传递到财务管理系统，极大地提高了数据处理的时效性和准确性，避免了数据的重复录入，减少了会计凭证录入的错误，保证了数据的同源性，实现了财务信息与业务信息的协同处理和监控。如果业务数据的准确性和完整性不能保证，则产生的财务数据将毫无意义，业务数据一般通过手工录入或条形码扫描来实现，后者录入的差错风险较小，人工录入的差错率就较高。业务数据录入的正确性将直接影响财务数据的质量。

4 基于ERP系统的企业财务与业务集成的提升策略

4.1 强化组织领导，建立项目实施组织

企业财务与业务的集成是“一把手”工程，企业高层领导者和管理人员对财务与业务集成的理解程度与支持力度至关重要，要让他们深刻理解财务与业务集成的内涵与重要性，认识到财务与业务集成必须在企业领导者和信息技术人员的共同协作下才能成功。在企业领导者和管理人员的大力支持下，必须构建明确的项目实施组织，具体负责集成的实施。组织中应包括高层领导者和管理人员、最终用户、实施顾问、信息技术专业人员等。在集成过程中，领导者必须对财务与业务的集成进行总体规划，负责各部门之间的有效沟通协调，对资源分配做出及时决策；最终用户应该熟悉本部门业务，重新梳理财务流程和业务流程，并加强专业知识和网络信息技术的学习，不断提高自身素质，适应财务与业务集成所带来的工作方法和业务流程等方面的变革；实施顾问应熟悉财务与业务集成的全部内容，了解各子系统之间的数据传递关系，并具有财务与业务集成的相关实施经验；信息技术专业人员应能为财务与业务的集成和专业化提供相关的技术支持。

4.2 注重企业组织架构的扁平化发展，重新梳理业务流程

为了确保企业财务与业务集成的有效实施，企业必须打破传统的管理体制，实现组织结构由“金字塔式”向“扁平式” 的转变，诸如职位、权限、利益等许多方面的调整，甚至需要重新划分和分配，明确各层级、各部门管理权限，理清业务管理职责。“扁平式”的组织结构减少了管理层次，大幅缩减管理人员，使组织成员能更多地参与到决策中。企业财务与业务的集成需要企业掌握先进的管理思想和现代的经营理念，对企业现有的整个的业务流程重新梳理和优化，对业务流程中的精华要继承，不适应要求的流程要简化，对缺少的流程进行补充，实现业务部门与财务部门的信息实时传递和共享，减少数据的重复处理。业务流程的重组改变了原有业务数据的传递路径，这就要求企业财务流程重组与之相配合，以实现物流、资金流和信息流三流合一。财务流程的主要功能是从业务流程中获取数据，并对数据进行加工后变成企业管理者所需的决策信息，在企业整个流程中占有重要的位置。

4.3 构建统一数据管理平台，实现财务与业务系统的对接

由于财务系统与业务系统独立存在于不同的数据库，所以无法实现数据共享。实施财务与业务系统对接的基本思路是建立统一的数据管理平台，在财务与业务集成的实施过程中，统一的数据管理平台起到了重要的桥梁作用。通过这个平台可以使两者之间进行实时沟通，实现了业务信息与财务信息的一致性、同源性和完整性。统一的数据管理平台主要功能是接受业务事件信息、定义凭证模板、自动生成记账凭证。其主要的业务流程是，当经济业务发生时，由业务系统在平台中记录经济业务的发生，收集相关原始数据，信息收集完成后成为可以用于制证的实时凭证信息，系统就会根据凭证模板将原始的业务单据自动转化为相应的记账凭证，并自动传递到财务系统。企业借助统一的数据管理平台，实现了财务系统与业务系统的数据对接，提升了业务系统实用化管理水平，加强了系统集成和信息协同处理的能力，解决了一直困扰企业的“信息孤岛”问题。

4.4 建立风险防范机制，加强内部控制

企业财务与业务高度集成的特点就是使用统一的数据管理平台，即单一的数据库，这减少了数据的重复录入，保证了系统数据的一致性，实现了企业内部资源的共享和有效沟通。但是，在这样的环境中，导致系统中的数据更加透明，不能完全保证信息的安全性和保密性。首先，ERP系统中预置了大量的安全控制参数，如用户密码、认证方式和插件的方式等安全控制手段，其次，通过对用户访问权限的设置来规避系统访问风险，访问权限的设置和访问权限的使用要严格有不同的人员来执行，在访问权限的设置时，权限的设置应局限于用户工作的业务需要来定义，并注意不相容职务相互分离，如制单人和审核人不能为同一人，以加强企业内部控制。最后，加强企业财务人员和业务人员的职业道德教育，并呼吁有效可行的法律法规的及时出台。

企业财务与业务的集成使得数据一次输入后，存放于单一的数据库里，需要调用数据时，只需给出相应的条件，就可多次重复利用。例如，采购入库单录入后，可直接生成记账凭证，并自动传递到总账管理系统进行记账。如果输入的是错误信息，生成的肯定也是错误信息，对于这种数据质量风险，系统中可以设置一些参数对错误数据进行校验和报警，建立完善的数据输入控制机制，加强对输入数据的校验。例如，数据输入后，由专门人员进行审核确认。其次，人工输入的差错比较高，企业应尽量采用数据录入装置来完成数据的输入，有效化解数据录入风险。

主要参考文献

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