详解U8中如何对保质期即将到期的存货进行预警

王新玲 汪刚

[摘 要] 存货保质期管理对于食品、医药、化工等关系国计民生的行业至关重要。本文以用友U8为管理平台，整体阐述了存货保质期管理的解决方案，并结合实际案例从相关设置到业务处理详解了U8中如何对保质期即将到期的存货进行预警，为广大实务工作者做好存货管理和控制提供可借鉴的解决方案。

[关键词] U8；保质期；预警；设置

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 020

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）21- 0028- 02

1 存货保质期管理需求阐释

保质期是指产品在正常条件下的质量保证期限。在保质期内，产品的生产企业对该产品质量符合有关标准或明示担保的质量条件负责，消费者可以安全使用。

在人们的日常生活中，食品、药品、化妆品等都存在保质期。如果误用了超过保质期的商品，不仅不能达成预期的使用效果，严重的话还会对我们的健康产生重大危害。因此，对于存货保质期有严格要求的这些行业，迫切希望能够及时、准确地掌握企业各类存货保质期的信息，如哪些存货已经过期，哪些存货即将到期。采用保质期管理可以管理存货的有效期、失效期等，可以提前预知近效、失效的存货，在销售时可以先出库近效产品，失效产品也不会流入市场，从而最大限度地避免企业损失，维护企业信誉，使企业在激烈的市场竞争中保持竞争优势。

2 存货保质期管理解决方案

由于企业的存货众多，手工管理方式下只能实现粗放管理，无法满足企业对保质期管理的精细需求。信息技术的进步为实现存货保质期的精细管理提供了契机，利用信息化手段可以减少人工管理出现的差错，通过批次保质期管理自动推算存货的有效期，精准定位即将到期或已经过期的存货，按照预警设置提前向管理人员进行提示，由此减少因过期造成的损失。

本文以用友U8为例，探讨了U8中存货保质期管理的完整解决方案，如图1所示。

（1）首先进行与保质期管理相关的基础设置，包括：库存管理系统保质期管理标志启用、存货档案保质期相关参数设置、与存货收发存相关的单据中增加保质期相关的栏目、在系统平台中设置预警通知等。

（2）销售人员办理到货、仓储人员办理存货入库时需要标注存货批次及保质期等相关信息。

（3）在日常管理活动中可以统计并查找存货的保质期剩余天数。对于保质期即将到期的存货，系统设置的保质期预警将会自动通知相关人员，以作出优先销售的选择；对于保质期过期的存货，由库管员上报财务，财务上报领导批复并进行相应财务处理。

（4）销售出库时，销售人员开具发货单，仓储人员审核出库单，保质期内的存货需要填写相关信息，对于保质期过期的存货不予放行。

3 存货保质期预警案例分享

华泰电池有限公司是一家专业生产、销售电池的公司，主要生产普通电池和碱性电池。其中普通电池的保质期是1年，碱性电池的保质期是3年。华泰公司希望通过U8的保质期管理功能设定提前30天对普通电池进行保质期预警，并发送给库管员和账套主管。本公司账套主管为宋淼。

3.1 存货保质期管理相关设置

3.1.1 库存管理系统相关设置

在U8企业应用平台业务工作中，执行“供应链”|“库存管理”|“初始设置”|“选项”命令，在“通用设置”选项卡中，选中“有无批次管理”和“有无保质期管理”复选框，如图2所示。在“专用设置”选项卡中，选中“保质期存货报警”复选框。

3.1.2 存货档案相关设置

在U8企业应用平台基础设置中，执行“基础档案”|“存货”|“存货档案”命令，在“控制”选项卡中，先选中“批次管理”复选框，然后选中“保质期管理”（提醒：U8中保质期管理的存货必须进行批次管理）。

3.1.3 预警设置

在U8企业应用平台系统服务中，执行“工具”|“预警和定时任务”命令。选择“预警源”|“库存管理”|“库存保质期预警”，进入“预警定时任务”对话框。单击“增加”按钮，在“任务源”选项卡中设置任务源名称为“电池保质期预警”。在“计划”选项卡中，设置预警任务的执行频率及执行时间。在“通知”选项卡中设置要通知的对象及以何种方式进行通知，如图3所示。

3.1.4 单据格式设置

为采购入库单、发货单和销售出库单增加“批号”“生产日期”“失效日期”“保质期”栏目。

在U8企业应用平台基础设置中，执行“单据设置”|“单据格式设置”命令，为采购入库单增加“批号”“生产日期”“失效日期”以及“保质期”表体栏目。

3.2 日常业务管理

假设现在库房中有一批批号为20140101的电池，其失效日期为2014-02-10，预警期提前30天。现在让我们来看一看，2014-01-05日客户订购800个如何发货？2014-01-15日宋淼进入系统是否能查看到保质期预警提示信息？2014-02-15日宋淼进入系统是否能收到保质期过期的报警信息？

3.2.1 发货

2014-01-05，在销售管理系统中，执行“销售发货”|“发货单”命令，填制发货单。发货单中的存货如果设置了保质期管理、需要写入批号、保质期等相关信息，如图4所示，否则系统会给出相应提示。

3.2.2 保质期预警

宋淼以2014-01-15进入库存系统，在企业应用平台的消息中心，会收到预警通知，如图5所示。

如果宋淼以2014-02-15进入库存系统，在企业应用平台的消息中心，会收到主题为“已有1个存货已过保质期”的预警通知。

主要参考文献

[1]王新玲.财务业务一体化实战演练[M].北京：清华大学出版社，2013.

[2]龚中华，何平.用友ERP-U8深入应用[M].北京：人民邮电出版社，2008.