办公自动化中的计算机技术应用研究
2014-04-29朱姝
朱姝
摘 要 计算机技术是实现办公自动化的关键和基础，不仅表现在各种计算机软件和硬件设备，还表现在办公自动化的各个方面中。通过深入分析和研究计算机技术在办公自动化中的应用，积极推动计算机技术在办公自动化中更广泛的应用，提高工作人员的工作效率，减轻工作量，为人们的工作提供更多的便利。
关键词 办公自动化 计算机技术 应用
中图分类号：TP3 文献标识码：A
1 办公自动化概述
办公自动化是信息化时代的一种重要产物，通过引进先进的计算机技术，在办公室中建立自动化信息处理系统，实现自动化的办公室事务办公。工作人员利用多种计算机软件、硬件、办公设备以及通信设备，进行信息的维护、更新、储存、加工、传输和收集工作，将企业的信息处理系统、自动化办公系统、公务管理系统等集中到计算机网络中。从本质上来讲，办公自动化是一个利用、传递、处理、变化和收集信息的过程，由办公环境、办公信息、技术工具、办公制度、组织结构、工作人员等要素构成。
办公自动化采用多种现代化计算机设备，以计算机技术为核心，利用行为科学、系统科学和通讯技术进行自动化的办公，进行使用、存储和收集图像、文字、图形。数据、语音等多种信息资源的办公事务工作，以工作人员为主体，以计算机科学技术为理论指导，综合运用网络通讯技术和计算机技术实现办公自动化。办公自动化将各种信息资源、办公室和工作人员紧密结合在一起，构成一个完善的人机信息系统，以企业内部的计算机网络系统为重要平台，高效、安全、友好的进行信息沟通交流，完成各种办公事务，有效地提高办公效率。
2 计算机技术在办公自动化的重要作用
如今的信息化时代，企业办公的主要工作内容是准确、及时的收集和处理各种信息，只有准确、快速的获取市场信息，企业才能掌握先机，及时做出反应，提高企业的综合竞争力，推动企业快速发展。计算机技术作为办公自动化的基础，是信息处理和收集的重要载体，在办公自动化中发挥着不可替代的重要作用。以计算机技术为核心，办公自动化采用现代化的网络通信技术以及多种办公设备，快速、全面、广泛的使用、存储、加工、整理和收集各种信息资源，构建企业内部的自动化信息处理系统，实现企业内部资源的共享，提高办公效率。
3 计算机技术在办公自动化中的应用
3.1 计算机技术为办公自动化提供了多种软件资源和硬件设备
在日常工作中，办公自动化主要负责信息检索、信息传输、信息处理以及文字编辑等业务，而这些工作都需要使用计算机，因此无论是计算机硬件设备，还是多种计算机软件系统都是办公自动化的关键设备。办公自动化的软件资源主要包括专用软件、通用软件、支持软件和系统软件等。办公自动化的专用软件主要包括设备管理软件、整理管理软件等；通用软件主要包括图形处理软件、文字处理软件等；支持软件如计算机数据库系统，如Access、SQL server 2008等；系统软件主要是指计算机操作系统。
3.2 计算机技术实现了自动化的文档管理
在办公文档管理过程中应用计算机技术，在计算机网络系统平台上完成文件的批复和审阅，工作人员可以结合工作的实际要求设置工作流程，对于文档的操作人、操作时间、修改痕迹以及批阅痕迹等都可以进行保留。工作人员在收到公文时，首先在文档管理系统中进行登记，然后将文档发送给拟办人和承办人，最后将文档进行保存归档。文件归档之后，可以根据文档的机密、秘密和绝密等级进行查询，由文档管理系统的管理人员设置不同用户的查询权限。在这个过程中应用计算机技术，可以实现自动化的收发文控制，按照不同的权限和等级，使用、共享和保存各种信息、知识以及文件。计算机技术在办公自动化中的应用，用电子化文档代替传统的纸质文档，构建专门的文件管理数据库，提高了文档的保存和管理水平。
3.3 利用计算机技术构建信息平台
很多企业都利用计算机技术构建用于信息交流和信息发布的信息平台，例如电子刊物、电子论坛等，在信息平台上企业可以及时公布公告事项、技术交流、规章制度等，使工作人员及时了解企业的动态变化。利用企业的信息平台，可以为企业员工提供所有工作人员的电话号码查询，提供相关的法律法规、规章制度的查询，在企业内部共享多种信息资源，同时在信息平台向社会共享一些重要信息，如企业的文化内涵、形象宣传、政务公开等。
3.4 利用计算机技术实现自动化的工作流程
在办公自动化中利用计算机技术，可以实时的监控和跟踪整个办公流程，协调各个部门、各个岗位之间的工作内容，提高企业人力、物力和财力等资源的利用率，提高办公效率。每个企业都有很多流程化的工作，例如公文的汇报、请示、审批、沈发文以及处理等，这些工作的流程多是固定的，通过利用计算机技术，可以实现自动化的工作流程，减少人为失误，优化资源配置，提高工作效率。计算机技术在办公自动化中的应用，可以在企业系统平台上自主设置用餐管理、用章管理、接待日程、领导日程等内容，结合日常的办公事务如图书管理、物品管理、车辆管理、会议管理等，实现自动化的事务管理工作。
4 结语
计算机技术在办公自动化中的应用，改变了人们传统的工作模式，不仅极大地提高了工作人员的办公效率，而且提高了办公的科学性和准确性，为人们的日常工作提供了很多的便利。随着现代化可续技术的快速发展，计算机技术将在办公自动化中发挥更加重要的作用，不断提高企业的综合竞争力，使企业获取更多经济效益和社会效益。
