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玩转“格式相似文本”

2014-04-29王志军

电脑迷 2014年6期
关键词:乱码选项卡方框

王志军

技巧一:只选择段落标题

很多时候,我们并没有使用“标题”样式,而是通过其他的方法对段落标题进行统一的设置,例如字体为黑体、加粗、字号增大等,如果需要调整段落标题的格式或删除,手工操作显然相当麻烦。此时可以利用“选择格式相似的文本”这一功能。

将光标放在任一个段落标题中,切换到“开始”选项卡,依次单击“选择/选择格式相似的文本”,此时会发现文档中所有的段落标题已经被自动选中(如图1),接下来该如何操作,相信就不用多介绍了吧!

技巧二:找出文档中的“异数”

如果需要找出段落中的“异数”内容,例如某些段落中有事先设置的粗体或其他内容,那么仍然可以利用这一功能,将光标放在特定位置,在“开始”选项卡依次单击“选择/选择格式相似的文本”,很快就可以将文档所有相同格式的文本同时选中(如图2)。如果需要查找其他格式一致的内容,可以按照同样的方法进行处理。

此时,仍然可以利用“格式相似的文本”解决这一问题。将光标定位到乱码字符的任意位置,在“开始”选项卡依次单击“选择/选择格式相似的文本”,立即就可以去除乱码,即使仍然有少量的乱码字符,手工删除就可以了。当然,这种方法只能针对部分网页,并不具备普遍性。

技巧三:巧妙实现带框字符的替换

同事传过来一个Word文档,其中有许多带框的字符,现在希望对方框内的字符进行替换操作,但当将带框的字符复制到“查找”栏之后,却发现只显示字符,原来的方框没有了,这样自然无法进行查找和替换。

如果使用的是Word 2010或Word 2013版本,那么可以进行“选择格式相似的文本”解决这一问题。

第1步:选择带框字符

首先在文档中选择任意一个带框字符,切换到“开始”选项卡,在“编辑”功能组依次选择“选择/选择格式相似的文本”,立即就可以将文档中所有带框的字符一次性选中。如果选择文档最前面的带框字符无法实现格式选择,可以选择稍后面的带框字符。

第2步:设置样式

接下来,我们需要为这些格式相似的文本设置样式,至于选择哪一种样式,可以根据自己的喜好进行设置,建议选择“明显强调”。仍然切换到“开始”选项卡,在“样式”功能组单击“明显强调”样式,此时你会看到原来的方框已经消失,取而代之的是蓝色斜体的“名”(如图3)。

第3步:执行替换操作

打开替换对话框,在“查找内容”框键入“名”,点击“更多”按钮,切换到高级替换模式,依次选择“格式/样式/明显强调”。在“替换为”框填写需要替换的内容,检查无误之后,单击“全部替换”按钮,很快就可以完成替换操作(如图4)。

至于让替换之后的字符仍然要加上方框,操作相当简单,只要切换到“开始”选项卡,单击“字体”功能组的带框按钮就可以了。

补充

有时从网页或者论坛复制的内容出现大量乱码,一般来说这是网页设计者出于版权保护的需要,在网页背景是白色的情况下不会显示,而粘贴到Word之后就会出现乱码,这会给我们的后续处理造成很多不便。

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