做好文书档案管理工作的若干建议

钟柱良

引言：文书档案管理工作不仅要求严格的执行有关档案方面的法律，法规，还要遵守文书档案本身的工作性质。它具有原则性和安全性很强的特点，还要多层次、多角度、多侧面的反映单位的实际情况，可以从中发现单位以后的发展方向。因此，文书档案管理对工作人员的制度，素质方面等有着比较高的要求，同时，还要求平时多注意积累经验和做好细节方面的管理工作。。

文书档案管理的工作性质是了解国家和行业之间的政策法规、执行上级领导下达的任务以及单位内部工作的传达、相互沟通。它是一项比较繁琐，严密的工作，正是由于它的存在，才能为今后顺利的开展各项工作打下坚实的基础，也是领导下达重要决策的依据。科学的日益发达，使之应用到文书档案的管理工作中，如何做到文书管理工作规范化，数字化，程序化和网络化，不断适应工作的需求，这是一个值得思考的问题。总结以前的工作经验，结合当前的工作要求，对于如何进一步做好文书档案的管理工作，本文提出了以下几点建议。

一、做好文书档案管理工作的前提是领导要高度重视

文书档案的管理工作分为两种类型：一种是上级组织产生的文档管理：另一种是由本单位内部组织产生的文档管理。无论是哪种文书档案管理都是领导以后开展工作的重要依据之一，因此只有得到领导的重视，加强文书档案的管理工作，才能使得文档管理规范化，单位每个部门都会形成重视档案工作的风气，才能在工作中的硬件，软件等方面提供便利的条件，把档案管理工作细致化，对工作中存在的问题及时改进，认真落实到每个负责人的身上，更好的促进管理人员的积极性。因此文书档案管理在实际工作中能发挥应有的作用和领导对此的高度重视是密不可分的。

二、做好档案管理工作的基本条件文书管理要规范化

文书档案管理工作的基本条件就是文书管理规范化，公文的种类，格式，处理程序是否规范严重影响到档案的管理，尤其是现代办公自动化迅速发展的今天，显得更为重要。提前把文件归纳分类放进一个文档中。例如；日常的工作中，一定要把文档鉴别以后分类归纳进行编号等处理，在文件还没有完成之前但是经过确定的要做好登记，等相关的工作完成之后，再分类放入文档之中。这样做的目的不仅仅是节约时间，减少工作环节中出错的现象，更避免了重复的劳动，同时也是为了保证文书和文档的协调统一，还能提高工作效率。

进入文档库的所有文档都要实行集中统一的管理，为档案以后的收集，整理工作奠定坚实的基础。在接受档案之前一定要根据每个部门下发的要求或者通知，明确档案的范围，内容，要求以及标准等，及时修改和完善每种档案的整理细节问题，保管期限等，以确保收入的文档及时归类，方便以后使用之时快速找到文档。

三、文书档案管理工作的保障是要有完善的管理制度

文档工作一体化就是把各档案部门比较分散独立的文件进行分类管理形成一个有机的整体进行整理。根据每个文档不同的价值，作用和特点归类为永久保存或者最终销毁等。无论是永久保留还是销毁都要经过时间的考验，过一段时间以后，没有任何价值的文档就可以销毁，但具有永久保存价值的文档就要进行再次整理，保管和利用。

“没有规矩不成方圆。”而文书档案管理工作也是如此，没有规范的管理制度约束人们的行为，如何实施文档的管理工作。在进行文书档案管理工作的同时，一定要制定规范的制度，才能让每个工作人员认真遵守，学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”，并依据部门公文管理工作的实际情况，制定“公文处理实施办法”等条例。

文书档案库应把有价值和重要的文档资料收入，实行集中统一的管理，为档案的收集，整理工作奠定基础。在接受档案的时候，按照有关部门下达的要求，范围，内容，标准等条件，严格整理文档细节，保管时间等，确保文档的归类与分布准确。

四、文书档案管理人员要具备应有的素质

文档管理人员所具备的素质是档案工作能够有序完成的关键所在，只有工作人员在实际的工作中具备档案意识，认识到工作的重要性，规范管理制度等，才能使得文档管理工作有序的进行，更好的为本单位服务。

4.1文书档案管理人员的要求

文书档案管理工作是一项专业性较强的工作，它要求工作人员必须有高度的责任感，职业道德，务实的工作态度，乐于奉献的精神，扎实的专业理论知识，因此文书档案管理人员的责任感是最基本的条件。不仅如此，文书管理工作人员还必须具备优化知识结构，视野开拓和综合素质的提高，才能做好文书档案管理的工作。

4.2专业素质和综合素质要继续提高

文书档案工作首先要认真学习档案的基本知识，加强档案意识的培养，平时要认真的阅读与档案有关的书籍，例如：《档案管理基础》，《档案管理学》等书籍，以便平时需要之时能够查阅，真正做到一边工作一边学习，在工作的同时逐渐提高自己的理论知识水平。

4.3要有高度的工作责任感

档案工作人员应具备较强的职业悟性，随时把所需要的档案知识装在自己的脑海里，本着对工作负责的态度，做到档案工作的细致化。认真按照《办法》的要求，规范和科学的做好每一份文件，并做出科学的评估。

五、做好文书档案管理还要接受新信息，善于交流经验

在工作的同时，作为一名合格的文档管理工作人员要不断的总结工作中的经验，遇到困难或者难以解决的事情，要多请教上级领导或者有经验的管理人员，不能单凭自己的冠绝归纳文档。同时还应强化工作的责任感和热情，培养职业道德，不断接受外来的新知识，扩大视野范围，提高自身的鉴别能力，利用一切学习的机会总结经验，互相交流，从而提高自身的专业素养。

结语

文书档案工作对于管理人员的要求非常高，也具有很强的挑战性，因此，在工作的同时要不断的提高自身的综合素质，并不断的提高管理档案的质量和利用率。只要文书档案的管理人员多多学习，以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，才能使得档案管理更加的规范化和科学化，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

参考文献

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报.2010（03）.

[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济.2010（01）.

[3]乌云娜.档案项目管理策划[M].电子工业出版社.2006.

（作者单位：东莞市人才管理办公室）