当前档案管理存在的困境与解决对策

邓丽芬

引言：档案是信息的重要载体，是主要的信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要的作用。当前档案的管理工作的要求是准确、快速、安全。档案管理工作是一项重要的政策性、机密性、指导性的专业工作。能否恰当的管理档案是现阶段档案管理部门所要重视的问题。档案管理工作的顺利进行关键在于如何将人力、物力、财力等资源进行优化运用。

对于当前档案的管理制度来说，最主要的是加强对档案的合理管理化。我们都知道档案是跟随我们一生的主要学业事业的项目工作凭证。档案是所有信息的主要来源，管理好档案才能利用其中的作用为资源的合理开发做基本的准备。本文就从档案的重要性和当前档案管理中存在的问题做了简单的叙述，并就问题的出现提出了有建设性的建议。

一、档案管理的重要性

档案是人类从出生到发展成为社会上有用之才的主要记录本，它是文明发展的产物。在不同世纪中充当着人类记忆的存档器。中国五千多年的文化史是借助档案传承下来的，所以说做好档案的管理工作对于人类发展的文明史来说是至关重要的。档案在各个不同的年代起到一个承上启下的作用。我们可以通过对档案的查询知道很久以前发生的史实，了解中国博大精深的文化发展过程，中华民族创造的伟大历史。另外从小的方面来说，我们也可以从档案的记录中知道一个人的成长经历，或者说主要的学历、工作经验等。从某一方面来说，档案存在的本身就是一部简史，记录时代变迁的过程。在一定意义上档案是当前来说最为宝贵的无形资产。作为无形资产存在的另一种形式，它也在为资产的增值、保值、维护起到重要的法律凭证作用。

档案管理的工作性质主要是机密性、政策性、专业性等。对于各级的档案管理部门来说，档案的管理不仅要合理还要有意识到档案安全的重要性。档案存在的性质是其他物资所不能替代的。档案的特殊性主要是在人们的社会活动中贡献的力量是无穷大的。它主要起到法律凭证、参考的作用。凭证的作用是指在现实社会活动中的档案是历史存在的依据，，并且是有法律性质的存在体。在这一层面上不同于其他学术性的文献。参考作用体现在档案作为一种历史的依据是最重要的基本存在证明。每一时期的档案都记录时代的人物、实践活动、风俗人情等，从不同的层度记录了实践活动的深度。向人们呈现一个真实的认识自然、改变自然的经验和事件。

二、档案管理工作中存在的困境

当前档案管理工作中存在的主要问题主要有以下几个方面：

第一、档案管理意识不强、水平和方式不成熟。大部分企业或者说人力资源市场档案管理部的人才多是没有经过专业技能的培训而直接上岗的。所以说工作人员对档案的管理意识不够强、收集档案的概念薄弱。对档案的及时收集、归档、整理、装订等基本业务流程不太清楚。这就造成档案的安全管理工作得不到基本的重视。甚至有些档案管理人员并不是专业的管理人员，对待档案的管理就是将拿到的材料放入到档案盒中，并没有对档案及时的整理和归档，影响了档案的管理安全性。

第二、部分地区和企业对档案的管理重视度不够高。长久以来，部分地区对档案的管理意识不够强，企业对档案部门的管理工作也不够重视。很多工作人员认为档案的管理只是简单的记录、保管、抄写等工序就完成了档案的归档工作。不重视档案的意识也造成很多人认为的只要做好档案的存放工作就能应付对外的查档、外调行动了。

第三、档案管理的外部条件不完善。当前对档案的管理工作并没有进入到真正的重视，基本的管理设备并没有配备齐全。有些单位甚至没有专门存放档案的科室，还有些单位存放档案的地方环境条件恶劣、空间狭小、潮湿、基本配备不齐全。

三、档案管理中解决问题的方法

1、把档案管理人员的素质提高。首先要对干部的档案建设工作进行队伍建设，并选择安全可靠、作风严谨、有责任心的工作人员来从事有关的档案管理工作，最好是党员身份的人员参与档案的管理工作。定期对管理人员进行专业培训，再就是对他们从政治上、行为上进行教育和培养。在实际的生活和工作中关心员工，从另一方面鼓励他们的工作积极性。档案管理的妥当与否与他们的工作态度有很大的关系。作为工作中有建设性意义的管理行为，档案的管理人员要注重对自身专业性质进行考量。通过不同的方式在增强自己的学习主动性。最后从自学、参与培训等方式加强自身的管理素质，对档案管理中的各个环节能做到安全妥放的要求。积极探索新型的档案管理模式，使得工作效率不断的提高和改善。

2、不断探索新的档案功能。为了使得档案的作用更加明显我们从不同的角度对档案的功能做了全新的定位。一是要对档案原有的功能进行分析、保留、升华，使其记录的内容够全面、真实、可靠。二是对档案的定义要更加的广泛化。把更新换代的档案信息功能不断的增加到新的服务要求中去，为把单位的服务功能完善好而努力。

3、建立健全的档案管理制度。当前的档案管理制度尚且不够完善，必须建立一个健全的档案管理制度才能全方位的解决档案中存在的问题。首先有关部门要对制度的制定体现出合理的需求性、科学可见性。企业内部对档案的管理规定，必须按照实际的情况来规范，以适应企业的管理要求。再次制度必须是具有可操作性，要体现出制度对档案管理简约、得当、可操作。然后是坚持制度的双向标准约束，建立的档案管理制度必须是既能约束员工，又能让领导受到制度的管理。

4、采用现代化的手段管理档案。时代的发展是现代化的，随着信息化时代的趋势迅猛而来，我们在对档案的管理中建立了新的要求，就在管理中运用新的科技手段对档案进行管理，从而提高工作效率和服务水平。在当代是信息社会发展的时代，我们要快速实现档案的信息化管理，才能跟上时代发展的脚步。计算机辅助管理档案的手段已经越来越盛行，所以说当代人管理的制度主要是计算机使用辅助管理档案。

5、有档案的管理意识。档案的管理工作实际上是服务性的工作，在管理中有必要对工作人员的档案意识和管理意识的提高，同时要强调服务态度的重要性。要培训档案管理人员的服务意识，心中要有工作就是服务的态度。积极的增强在实际中的主动服务意识，礼貌微笑服务等细节性服务。

结语

总而言之，在新时代的发展趋势下，档案建设的工作势在必行，我们要时刻关注时代的变化，在观念上更新措施，积极采取管理的新模式，把档案的作用发挥到该有的作用。

参考文献

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（作者单位：东莞市人才管理办公室）