浅谈国税档案管理理论与方法

张小燕

摘 要：国税档案是国家税务机关在工作中形成的、需要保存下来的各种记录，数量很大、种类繁多，因此，档案管理是国税部门的一个重要工作。当前很多国税机关的档案管理存在不少问题，这些问题会影响档案管理的效率，本文研究国税档案管理的方法，对提高档案管理效率有很大的实际意义。

关键词：国税；档案管理；理论；方法

一、国税档案的类型和特点

1、国税档案的类型。根据档案的形成过程，可将国税档案分为文书档案、税收业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、电子档案盒实物档案。

2、国税档案的特点。了解国税档案的特点，可以更有效的进行档案管理。国税档案的特点有：由于各项税务活动的专业性，各项税务档案也具有很强的专业性；由于税收征管过程复杂，导致税收档案的形成过程也较为复杂；税收征管的对象较多，频率也不一致，因此档案也是种类繁多、数量较大。

二、当前我国国税机关档案管理的现状

1、有些单位对档案管理的认识不够，没有专门的人员进行档案管理。

2、有些单位对档案资料的界定不明确， 档案资料和一般的资料混合在一起，这给档案管理增加了难度，无法进行有效管理。

3、大多数国税机关档案管理没有统一的系统，各科室管理各科室的档案。

4、各科室的档案管理没有统一的管理方法，各种方法交叉使用，管理比较混乱。

三、更新档案管理的理念

1、国税机关的领导需要重视档案管理，充分认识到档案管理对当前和以后工作的作用，并将档案管理的重要性传达到整个机构，落实到每个人员，让每个人员都形成对档案管理的正确认识，并落实到实际工作中。

2、不断更新档案管理的理念。随着计算机技术的不断发展，以计算机为基础的各种应用系统不断出现在各种工作中，各种档案也都以电子信息的形式存在，因此，传统的档案管理理念已经陈旧，国税机关的管理人员需要与时俱进，更新观念，接受并应用新工具，实现档案管理的信息化，这一形式对提高档案管理的效率和实现共享等有着重要意义。

四、完善国税档案管理的方法

1、加强档案管理的统一制度建设。统一的制度可以保证整个档案管理工作的规范性，保证档案管理工作的有序进行。统一的制度可以明确责任，规范档案的立卷、归档和档案的收集、整理等环节的操作。在档案制度中，要明确规定各类档案的种类和形式，以保证档案管理人员在工作中明确区分档案和一般文件，以降低档案管理的难度和繁琐程度；另外，做好各类资料的分类，按照形成的方式等将税务档案进行分类，根据各类档案的特點进行管理，以实现管理的规范化。在进行统一管理时，要做好各类档案的编号工作，编号的设置科学化、有序化，保证查找的便捷性；同时，不同类别的档案要设置不同的编号，以体现其差异性。

2、设立专门的档案管理人员。随着信息化程度的不断提高，税收征管的形式也不断调整，档案资料的形式也随之变化，因此，档案管理工作的专业性也不断加强，难度也随之提高。而且，传统的档案管理没有专门的人员，档案管理混乱，不能很好的发挥资料的作用。设置专门的档案管理人员，可以保证档案管理的有序化、准确性和规范化，利于其后期的使用；并且加强对专业管理人员的培训教育，强化其对档案管理工作重要性的认识，保证其积极进行档案管理工作，并且提高档案管理工作的质量。

3、实现档案管理的流程化。国税机关可以合理设置每个业务岗位的职责，保证每个岗位职责的明确和与上下游岗位的业务衔接，进而实现流程化管理。流程化管理在档案管理中有很大的作用，首先明确档案的传递流程，可以对档案资料的流转路径有清晰的了解，便于出现问题时进行追踪和修改，顺利找到责任个人；而且，流程化管理便于实现专业化管理，不同的人负责不同的管理职责，有助于每个职员充分了解自身的专业岗位业务，专职做好自己岗位的工作，进而可以保证每个流程工作的质量；最后，流程化管理便于档案资料的传递，简化档案管理的程序，便于档案资料的传递。

4、实现档案管理的信息化。首先要加强信息化管理的基础设施建设，提高档案信息化管理的硬件条件，保证档案管理的基础环境。其次，加强对档案管理人员的信息化培训，提高管理人员的业务能力和综合素质，以保证档案信息化管理的软件环境。在具体的操作过程中，要健全电子文件的归档制度，同时保存纸质档案和电子档案，并且对档案进行分级管理，提高档案的利用率。再者，电子档案的安全性是需要注意的问题。电子形式档案的安全性是信息化档案的一个重要问题，档案管理人员需要增强安全意识，落实安全管理制度，做好身份验证、数据备份等工作。同时，国税机关要加强网络安全建设，做好防御黑客和病毒的工作。最后，要不断更新档案管理信息化的理念和方式。因为计算机技术发展迅速，各类管理技术也在不断的发展，档案管理人员需要与时俱进，不断更新理念，关注新技术，更新自身的知识和能力储备，提高综合素质，进而提高档案管理工作的效率。

结语：总之，国税机关的档案是一种重要的资源，对当前和以后都有着重要的作用，要想发挥国税档案的积极作用，提高档案资料的利用效率，就要从理念认识和方法上进行改进，从制度建设、岗位设置、职员培训等方面进行完善。只有这样才能不断提高国税档案管理工作的水平，不断促进档案管理事业的发展。

参考文献：

[1] 郑晓情.创新档案管理理念实现档案管理信息化的思考[J].华章，2013（36）：21-24

[2]孟丕然.更新档案管理理念，实现档案管理科学化[J].黑龙江科技信息，2012（12）：36-38