探析银行票据使用管理存在的问题及解决方案

2014-04-28杨立顺殷文演盘晓华

经济师 2014年2期

●杨立顺殷文演盘晓华

●杨立顺殷文演盘晓华

如何能够对银行票据实行有效管理，减少财务人员工作量，确保账户资金安全，降低手工填制票据带来的安全风险，业内人士普遍认为，除加强内控制度落实外，使用票据打印管理软件，是比较理想的解决方案之一。文章对广州军区联勤部财务部经过调研论证，成功研发出的“银行票据管理系统”进行了分析、探讨，指出这是实现票据书写规范化、票据打印普通化、票据管理信息化、票据查询简单化等要求，实时记录开票信息，对银行票据实行有效监管，使办公电脑和打印设备与银行票据打印达到完美结合的良策。

银行票据票据打印管理软件电脑打印设备完美结合

银行票据有支票（现金支票、转账支票）、银行本票（定额本票、不定额本票）和汇票（银行汇票、商业汇票），结算凭证包括汇兑（信汇、电汇）、托收承付和委托收款。传统银行转账支付以纸质为载体进行传递、清算，其填制方法多为手工填写。为堵塞漏洞，预防经济犯罪，银行对票据书写要求越来越严格规范，旧的填制习惯已经不适应实际工作需求。下面，笔者主要就银行票据使用管理存在问题及解决方案进行探析。

一、存在的问题

一是效率慢。现行财务规定，付款多要求通过银行或在规定限额内用公务卡结算，POS机使用不普遍的地区，多采用支票转账方式结算。手工填制银行票据，效率慢，对于银行业务较多的单位，就会占用财务人员大量时间，工作效率不高。二是易出错。央行规定，填制银行票据一定要用正楷字体书写，但在实际工作中，财务人员多采用自己熟悉的字体书写，字迹潦草，难辨认，给银行工作带来了不便，而票面一旦出现涂改、擦写等印记，银行也一律拒付，既降低了效率，又浪费了资源。三是存隐患。现行财务规定，填制银行票据，收款人、用途、票据存根等要素要据实填写，而在实际工作中，有些财务人员往往除了填写金额外，其它要素都“忽略”了。资金被“背书转让”，资金被挪用的现象也偶有发生，给资金安全造成巨大威胁。四是难查询。手工填制的银行票据，开票信息无登记，如有所需，查询起来非常不方便，尤其是查询金额相同或支付时间较久的业务。有的单位对银行票据往往轻于管理，财务部门从银行购买的银行票据大多没有登记，已用数量、作废数量及明细往往是一笔笼统账，银行票据管理存在安全漏洞。

二、对策研究

如何能够对银行票据实行有效管理，减少财务人员工作量，确保账户资金安全，降低手工填制票据带来的安全风险，业内人士普遍认为，除加强内控制度落实外，使用票据打印管理软件，是比较理想的解决方案之一。

目前，国内市场上各种类型的票据打印机，型号各不相同、质量参差不一。普通票据打印机功能有限，只能填写支票的大写日期和大小写金额等，无法完成支票的账号、收款人、存根及背书的填写；软件和打印设备对票据不能一次定位，操作不便。专业票据打印机功能相对较全，但配套软件要付费才能使用，且需不断更新升级，一旦损坏要专业人员才能维护，成本较高。2012年，广州军区联勤部财务部经过调研论证，成功研发了“银行票据管理系统”，实现了票据书写规范化、票据打印普通化、票据管理信息化、票据查询简单化等要求，实时记录开票信息，对银行票据实行有效监管，使办公电脑和打印设备与银行票据打印达到完美结合，降低成本。

三、功能简介

银行票据管理系统主要由票据设计、票据填写、票据打印以及票据管理四大功能模块构成。

票据设计：用户可根据需求，自行设计所需要的任何票据模板。对票据模板进行设计时，只需将支票进行扫描，获取扫描文件后，导入系统，添加组件后保存，几分钟之内就能完成。再次打印同一式样票据时，即可使用模板进行打印，不需重新设计。使用其他式样票据时，按此方法操作即可。初始系统中，已对常用的几种票据模板进行了设计，财务人员不需重新设计，直接使用即可。

票据填写：导入票据模板后，系统中即可显示与现实支票相同的界面，用户在界面上采用选择填写的方式填写所需的票面信息，系统在填写过程中严格审核，自动提示输入有误的项目。用户不需一一填写所有票据信息，有关联的信息项，系统会自动生成。如金额项，只需在大写金额栏填入所需的金额小写，系统会自动转化成大写金额，并在小写金额栏与存根栏自动填列。

票据打印：系统以A4纸作为打印模板，实现了自适应模板打印技术，根据打印机实际参数自动调整票据内容的打印坐标，使其始终位于A4纸中央靠进纸边位置，不管用户使用何种打印机，只需将票据放置在打印机进纸口中央位置即可。系统还采用了智能排版技术，可自动获取打印机的硬件参数，根据可打印范围和页边距计算出坐标偏移量，逐一调整票据组件的打印坐标，根据内容调整字体大小，从而实现对银行票据的精确打印。

票据管理：系统可实时记录所有银行票据打印信息，通过此功能，可及时对开票信息进行查询、统计，查看已打印票据图像，有效管理作废票据。系统采用无驱数据库技术进行数据存储，无需进行额外安装；采用数字技术进行加密，数据安全可靠；开票信息按年度进行管理，便于备份、恢复及查询统计。

四、系统优势

相对于手工填写及使用传统票据打印系统，使用银行票据管理系统具有四大优势:一是系统操作更简便。系统简单易用，打印效果所见即所得。设计票据时，用户只需提供票据扫描图，简单设定后即可完成票据模板的设计；打印票据时，系统以实际的票据样式为基本界面，用户如同在正式票据上填写内容，只需简单的几步填写，数秒内即可完成打印。二是业务办理更高效。系统为填写人提供科学性辅助，可实现存根和主票自动关联、自动审查填写内容、自动调整文字大小、自动完成时间和金额的大小写转换，节省业务办理时间，达到事半功倍的效果。同时系统具备记录、统计、查询、作废等管理功能，便于财务部门及时对银行票据实施监管。三是适用范围更广泛。系统支持模板自定义，适应于所有套打票据和文件。使用单位也可自行设计相应的票据模板，有效消除银行票据样式的地区性差异所带来的不通用难题。四是经济成本更低廉。系统无需专业票据打印机，采用自适应票据打印技术，只需普通打印机即可达到专业级的打印效果。同时，摆脱了配套软件需不断收费维护的限制，节省了设备购置和维护费用，极大地降低了经济成本。