浅谈财务电子档案的管理

胡艳桃

摘 要：随着计算机技术、网络信息技术和会计电算化的快速发展及广泛应用，财务档案的管理也随之发生了质的变化，由最初单一的纸质档案发展成为电子档案即将逐步取代纸质档案的管理方式。财务电子档案体积小，容量大，且易于查阅和开发利用，成为现代档案管理中极其重要的组成部分，如何确保财务电子化档案的安全和完整，将成为信息时代财务档案工作的突出问题。

关键词：财务；电子档案；管理

一、加强财务电子档案的必要性

财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代磁性介质中的财务工作的应用程序及一切财务业务范畴内会计核算形成的电子数据和相关资料。随着我国会计电算化事业的快速发展，原有的财务档案管理办法已不适应现阶段的需要。大量财务数据的核算和资料的形成依附于计算机磁性介质上的数据与文件，建好用好财务电子档案， 不仅能够减轻财务人员劳动负担，提高財务电子档案管理工作水平和财务管理工作效率， 还能更好地为后期的财务工作提供快捷、准确、方便的利用服务，所以，充分发挥会计信息化的强大功能，加强财务电子档案的网络化管理，是搞好财务档案管理的趋势，也是必然要求。

二、财务电子档案的特点

较之传统的财务档案，财务电子档案是现代信息化的产物，有许多新的特点：

1.财务电子档案的存贮介质具有多种形式，对贮存环境的要求也有所不同，如磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据；光盘介质档案对清洁度要求较高，以防盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取等。财务电子档案易于修正、拷贝和重置，也可以随时打印输出纸质文本，

2.财务电子档案以各种介质贮存大大节省了数据的保存空间， 便于纠错、携带和传递。电子档案中的数据拷贝、转入等方法避免了手工传输中人为的种种失误，同时运用计算机的操作和网络交流，使得财务管理工作中的数据查询、报表分析、修改数据等工作更加准确、便捷、完整，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始的纸质档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

3.财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，不具备传统档案的直接可视性，需要借助一定的仪器设备予以复现；对存储条件要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等。

4.会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。财务电子档案的高科技信息含量大，而且实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多， 对财务电子档案的完整性要求就更高，财务电子档案更需要科学的管理。要求管理人员要具备较高素质和管理水平。

5.财务电子档案内容广泛。除了票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。这一系列的会计档案高度集中在各种磁性介质中，使得电子数据档案的安全存在很大的隐患，磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据档案非常容易泄密、损毁或丢失并且危害性大、范围广、涉及的时间长。会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。

三、加强财务电子档案的管理的必要措施

加强财务电子档案管理，必须要创新观念，紧跟时代步伐，积极探索电子档案管理的新思路和新方法，将理论不断的在实践中运用和完善，不断提高信息化管理和实际操作水平，充分发挥财务电子档案的潜在价值，科学合理的利用和挖掘会计档案资源，

1.鉴于财务电子档案容易泄密的特点，在贮存档案信息时要采用一定的安全保密措施， 引入加密技术，建产严格的认证制度，会计电子档案对于数据信息的处理和存储都明显集中化，档案信息存在很大隐患，一旦泄密，将会带来不可估量的损失，严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。从而保障财务电子档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。

2.财务电子档案在在形成电子介质档案时应对数据双份备份，分开存放，确需纸质版的档案信息也要将纸质版和电子版同时归档，以满足不同时期，不同情况的查阅，更要防止火灾等意外情况引起的整个财务电子档案的毁灭与不可恢复性。财务电子档案的贮存环境还应远离磁场，注意防潮、防尘等，定期进行检查，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

3.要提高财务电子档案管理人员的素质。管理人员的素质在会计电子档案保管中起核心和关键作用，管理人员除了应掌握会计学、档案学的基本理论、基本方法和基本技能外，还应了解计算机的通讯技术、网络技术以及实际操作等，而且在道德标准、工作态度上也有了更高的要求。因此要加强对财务电子档案管理人员的各种业务培训，学习更好的工作思路及电子档案管理人员必须掌握的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，

4.完善软硬件设施建设，加大对财务档案管理资金的投入，更新电子档案的软硬件基础设施和管理环境 ，购置必要的存储设备、计算机、扫描仪、网络安全防护设备。建立网络化电子档案管理系统，会计电子档案的利用将更加高效更加快捷。同时引入先进的管理技术， 充分运用电子计算机检索档案、充分开发和利用电子档案信息资源，挖掘和利用电子档案的潜在价值。使财务电子档案管理更加科学化、信息化、规范化。

参考文献：

[1] 李银素，会计档案管理中存在的问题及对策[J]档案天地，2006，（01） .

[2] 刘阳、刘雪晶，会计信息化下电子落案的管理 [J]商业经济2011，（4）.