浅议医院内部审计档案资源的开发利用

●康云凤

浅议医院内部审计档案资源的开发利用

●康云凤

医院的审计档案是医院审计监督活动的全记录，由于历史的原因，这些蕴藏着较大的利用价值的档案多数还处于管理低级的“保管”阶段。我们正处在信息化时代，信息成为重要的资源，档案是有待开发和利用的信息资源。如何将“死档案”变为有利用价值的信息资源，成为摆在我们医院领导和档案从业人员面前的重要课题。

医院 审计档案 开发利用

医院内部审计档案是指医院内部审计机构在医院内进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，依照有关法律法规和规章、规定应当保存或者具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。医院内部审计档案是医院档案的组成部分，也是国家档案的组成部分。医院审计档案能够全程记录医院审计监督活动，是医院财务收支管理、工程审计的可靠凭证，为医院财产物资安全提供保障。审计档案记载和反映了审计工作的全过程，是审计成果的直接体现形式。审计档案部门应从目前的审计档案整理、保管、加工，逐步向开发、利用审计档案转变，将“死档案“变成有价值的信息资源，不断积累和创新审计档案开发利用的成功经验，使审计档案发挥出更大的社会效益和经济价值。

一、提升医院审计档案管理档次，为审计档案的开发利用打好基础

首先要加强医院审计档案工作的制度建设。医院内部审计档案作为医院档案的重要组成部分，工作性质要求严谨、严肃，制度化要求高。医院要认真依照国家审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》，结合医院行业的特点和内部审计工作的实际情况，制定出既严格符合准则的要求又适合医院特点的医院内部审计部门的档案管理制度和具体操作标准，并制定出审计档案管理工作目标考核细则，把审计档案管理工作纳入单位考核工作之中，实现目标考核。其次要全面提升审计档案工作者的综合素质和能力。审计档案管理对从业人员的德、才、能都有较高的要求，需要从业人员在岗位上不仅要认真负责、兢兢业业、勇挑重担敬业精神，还要有较强的业务能力和保密素质。为了培养一支合格的审计档案管理队伍，医院要有计划有安排的组织审计档案工作人员参加政治、业务培训，帮助他们制定切实可行的职业发展规划，努力为他们创造学习理论和业务技能的条件，培养审计档案从业人员的综合素质和专业能力，以适应审计档案工作的创新和发展。再次要加快审计档案的软硬件的升级。随着办公自动化和互联网技术的普及，信息化技术日新月异，审计档案管理的软硬件升级显得尤为迫切。医院在加强审计信息化建设过程中，要加大审计档案软硬件的投入力度，使审计档案管理与医院办公现代化和互联网技术相互衔接，使审计档案从载体形式到管理手段和信息技术同步发展。最后单位领导和相关从业人员要提高审计档案开发利用意识，充分挖掘审计档案的潜在价值。医院内部审计档案是内审工作的重要组成部分，是内部审计活动的真实记录，是研究内部审计工作历史、考查内部审计工作质量的重要资料，它不仅详细记录审计过程，而且还把审计活动中所形成的大量文件、资料进行汇集、整理、加工，然后立卷、归档。利用审计档案资料，可以给领导提供从宏观层面和角度的审计综合分析，提出具有前瞻性、针对性、建设性及不可替代的建议和意见，保障各项任务的贯彻执行；被审计单位可以据此总结经验教训，制定和健全有关制度，不断完善工作程序，提高内部管理水平；审计部门可以进一步总结探索审计工作的规律，提高审计工作效率，提升审计档案管理水平，为审计档案的开发利用夯实基础。

二、充分开发医院审计档案使用价值，提高审计档案资源利用率

档案的价值存在是因为使用者的需要。同样，医院建立审计档案的目的也是因为档案的使用价值。为了充分利用审计档案的使用价值，我们审计档案工作者有义务和责任通过技术手段把审计“死档案“变成活的信息资源，为社会服务，为医院服务，为利用者服务。医院审计档案部门应端正思想，树立强烈的服务理念，积极主动地为利用者提供优良的服务，以充分发挥审计档案作为资源的作用。这就需要档案管理人员根据对审计档案使用者的调查研究，分析预测出使用者的需要，有针对性地开发档案信息资源，为使用者提供合适有效的编研材料。

随着卫生事业的快速发展，医院也不断地进行改扩建工程，医院审计档案详细记载和保存了基建修缮工程的全过程：建设项目的调研、论证、手续报批、批准的项目立项报告、项目合同或协议；工程招投标文件；预算、竣工结算、效益评估报告。所存审计档案能较客观的反映出所套用定额、取费标准是否符合规定，工程量计算是否准确，结算编制是否规范，主材单价是否符合市场价，材料消耗及差价计算是否准确，项目竣工结算所报送的资料是否真实、全面、合法，报审工程项目是否履行院内立项审批手续等。这些审计监督资料，保证了工程造价真实、准确，为医院基建修缮工程提供可靠依据和信息，利用审计档案有效地、科学地保证了医院基建工程和修缮工程的顺利进行。

目前各单位通行审计项目实施审前调查，而审前调查的方法之一就是查阅审计档案，通过查阅审计档案，做到心中有数，可以使审计项目实施事半功倍。各单位在年终审计项目质量及评比检查时，也以审计档案作为依据之一，把审计档案管理规定和医院质量管理规定有机结合，确定原则，细化标准，为各项评比检查提供依据，并将检查结果及时反馈到审计人员手中，对其中的不足要求他们认真整改，从而促进审计人员进一步增强审计质量意识，使审计工作质量更上新台阶。由此可见，审计档案的这些价值和作用，会促使医院领导进一步重视审计档案利用工作，改变审计档案单纯保管的落后现状，制定合理的政策和机制，调动医院审计档案从业人员的积极性，充分有效地开发、利用医院审计档案的使用价值，提高审计档案资源的利用率。

三、加强医院审计档案信息交流，推进审计档案信息资源开发利用

互联网时代带来信息化社会的建立，信息大爆炸使各类信息资源可能变为“财富”。审计档案资源在信息资源中因其来源特殊，所以在信息资源中具有独特的地位。审计档案资源具有权威性、真实性和可信性，从这个方面来看，审计档案的资料和信息，就是所有使用部门的宝贵财富。信息应该交流和共享，但审计档案信息资源开发利用是个系统工程，必须要在统一的规划和组织下，才能形成合力，使审计档案信息体现出价值。首先要坚持自上而下的原则，搞好顶层设计。顶层设计最为重要的是要有信息资源开发的规划和安排，保证审计档案信息有序地交流，保证审计档案作为信息资源开发的安全。医院要在上级的统一规划下，确定自己的信息资源开发利用框架。其次，要制定审计档案信息资源开发利用的具体办法和路径，明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任，明确协调共享机制，确定数据格式和接口规范，为信息系统的综合集成，打下坚实的基础。

总之，医院审计档案开发、利用工作是一个系统工程，需要培养观念意识、加强审计档案管理、提高从业人员的综合素质和能力以及确保信息资源的安全。要改善医院审计档案开发利用的环境条件，加大审计档案软硬件地投入。实践证明，档案资源开发利用工作有市场需求、有发展空间，蕴藏着巨大社会效益和经济价值。在实践中，只要我们持之以恒，认真研究和探索，不断开发和创新，审计档案利用工作的开发和利用工作一定会跃上一个新的台阶，为医院的发展和创新作出应有的贡献。

[1] 郭立.浅议分序列审计专题档案库的管理.云南档案，2012（07）

[2] 谭素新.浅议如何加强档案资源的开发利用.黑龙江史志，2012（06）

[3] 郭曙.关于高校内部审计机构档案管理的思考.现代审计与经济，2013（04）

（作者单位：青岛大学附属医院 山东青岛 266003）

（责编：纪毅）

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