流程再造与学分制条件下的高校教务管理改革

李友良

一、实施学分制过程中面临的问题

学分制是—种以学分计算学生学习量的教学管理制度，作为一种新型的教学管理制度，学分制的实行尽管具有促进学生个性化发展、调动学生学习的自觉性与主动性等优点，但也存在着诸多弊端。目前我国高教管理体制中主要存在以下几方面不利于学分制发展的弊端：

1.教育观念落后。传统的价值观念注重权威，教学模式单向化制约了学分制的发展。学分制倡导的是个性发展与自我完善，在学习上注重发挥学生的主观能动性，改变过去以教师为主导、教师在教学中满堂灌的呆板方式，采取诸如集体讨论、演讲答辩等形式活泼多样的授课方式。学分制的这些特点恰恰与传统的重权威、单向化教育观念格格不入。此外，“中庸”的民族心理是中国培养“完人”“圣人”的客观标准，是我国忽略个性、创造性的原因之一，同时也是我国教育以及教育所培养出的人才缺乏竞争力的重要原因之一。

2.集权制下学生积极性和创造性的缺失。长期以来我国高校在内部管理体制上套用的是政府行政级别，因而从高校这个层面来看，高校自身并没有多少自主权；而从学校内部管理的层面来看，学校内部职能部门的权力又相对过大，往往是职能部门的一般人员一个电话就能使各学院的分管院长忙得团团转。学校内部的各级行政管理部门和教学管理部门，对广大老师和学生强调过多的是管理和控制。这样就形成了国家—学校—各职能部门—教师和学生这样单一、集权的直线职能管理体制。此外，在各级行政管理部门内部也相应与行政职务的高低而形成较为严格的等级制度。“在学校里，行政部门越来越起主导作用，有的学校从一个教育学术单位变成了等级森严的机关。”①各级官僚体制的存在已经严重束缚了学生的积极性、主动性和创造性。

3.条块分割严重，信息流动不畅。从系统论的角度来看，系统存在状况如何与其内部及外部的信息自由流动程度关系密切。传统的层级制管理因条块分割过细使得信息在系统内部流动的节点增多，流动的路线模糊，因而信息在沿众多节点流动时容易导致信息延误乃至信息失真，同时因信息流动路线的模糊会导致“大家管，大家都不管”的现象。此外，工作中由于种种原因存在分工不合理，也会导致工作流程的不尽合理的现象经常存在。

4.重复劳动严重，办事效率低下。形成这一现象尽管有诸多的原因，但在很大程度上与集权及条块分割的管理体制有关。条块分割、多层管理必然出现重复劳动，信息流动的环节过多必然增加许多无用作业，进而导致效率低下。

5.信息技术利用不够，管理人员业务技能亟待提高。学分制是一种流动管理，原有的班级观念淡化，学生的离合频度增加，是一种“牵一发而动全身”的系统工程。②加之近几年我国高校迅速扩招，使得在校生人数急剧增加，仅就选课而言，每学期学生都要进行选课，同时还要接受学生的退选和改选，工作量很大，教学秩序控制的难度加大，因而教务管理中依靠传统的手工操作已经无法解决问题，必须借助于现代信息技术。因此进行学分制改革必须做到：一是充分利用信息技术，搭建教务管理的信息网络平台；二是要有能够熟练利用信息技术进行教务管理的管理人员。目前尽管国内不少高校都自主研发了自己的教学管理系统，如清华大学、东南大学、合肥工业大学等，但是没有很好搭建信息管理平台的仍然不在少数。此外，我国高校管理人员在这方面的技能也普遍不尽如人意，有的管理人员甚至连基本办公软件的使用都不是十分熟练，所以更谈不上编辑、使用程序对一些重要的数据进行处理了。由于高校管理中普遍缺乏合理的激励机制，也使得那些信息技术水平较高的毕业生不愿意加入到高校的管理队伍中来，而愿意加入的往往又缺乏这方面的能力。

二、流程再造与学分制条件下的高校教务管理改革

被称为“管理的第二次革命”的企业流程再造思想主要是通过对企业原有的管理流程、业务流程进行根本性的重新思考和彻底翻新，通过科学的流程再造及同时对流程再造的支撑要素进行再造，能够突破原有的基于专业化分工的、以职能为核心的组织形式的缺点，从而提高企业的管理与运营效率，提高组织的竞争力，使企业重新进入一个最佳的存在与发展状态，进而实现企业整体效益的显著提高。目前，很多企业都热衷于请咨询公司进行“流程重组”，这甚至成为国内的一种管理时尚，足见其“魅力”所在。基于流程再造理论与高校教务管理在管理形式、管理环节、管理目标等方面具有相似性的基础上，主张在进行教务管理流程再造的时候引入企业流程再造理论，是一种有益的尝试与创新。

1.树立现代教育理念——管理观念的再造。在实施学分制之前的传统教务管理活动中，由于涉及面广、头绪多、手工操作量大，因此在工作中往往是“以物为中心”，容易出现管理与师生实际需求相脱离，与教学实施中的实际情况相脱离，进而形成管理流于形式，甚至是严重滞后的现象。利用流程再造理论对高校管理体制的改革中，管理观念的再造是首当其冲的。因为学校管理理念支配和指导着学校管理行为，在不同管理理念的作用下，产生的管理行为方式是截然不同的。具体到学分制管理当中来说，管理观念再造的核心则是：转变教育思想，树立以人为本的教育理念。为此学校必须树立面向市场、服务学生的观念。因为只有学校管理部门自上而下真正树立起服务于师生的观念，才能在实际运行中真正体现并做到以人为本，也只有这样高校的发展才能实现可持续。真正树立以人为本、注重个性、灵活多样的适应学分制条件下的现代教育管理观念。

2.管理结构扁平化——组织结构的再造。高校原有组织结构是传统的金字塔式层级结构，在这种结构中，庞大的中间管理层起着上情下达、下情上呈的作用，客观上它的存在是管理技术及信息技术落后的产物，大量中间管理层的存在实际上既减缓了信息传递的速度，又易造成信息的过滤、堵塞、失真或扭曲。因此高校教务管理流程再造势在必行。把原来条块分割的各个部门整合起来，改变过去职能型组织结构为流程型组织结构，管理业务办理的各个环节形成一个完整的流程链条，并对应于相应的部门，每个部门管理并负责相对单一的业务。这样在解决机构重叠和业务重复问题的同时，大大提高了工作效率。在现代信息技术的基础上，将条块分割、各自为政的教务管理业务流程理顺，建立适应学分制改革需要的扁平管理结构，将原来分由不同部门或同一部门多人完成的多道工序，改由同一部门（或团队）或一人负责，从而实现信息在流程中自由、准确、适时、全面地流动，提高管理效率，节省管理成本。如合肥工业大学实行行政大部制改革，通过管理重心下移，适度分离行政管理与行政服务，将事务性的部分从机关管理职能中分离，成立相应的服务中心，如学生注册中心、教师发展中心，财务结算中心和工业培训中心等。其目的是精简机构、转变职能，管办分离、增强服务，活化机制、提高效率。还有些学校在此项工作中尽管没有成立例如注册中心这样的机构，但是在实际的工作中也按照流程再造理论在各单位内进行了相应的职能划分与整合。

3.以教务管理信息系统建设为核心，搭建教学管理信息化平台。学分制管理是一种动态管理，必须借助信息技术作为支撑，对原有学年制管理模式下的排课、学籍、考试、成绩、毕业等管理方式进行再造，研发基于先进理念和现代信息技术手段的网上综合教学管理信息平台。目前很多高校都自行开发了教学管理信息系统，其中合肥工业大学的系统包含了从教学计划的安排、课程的排与选到学籍、成绩、考试、评价、教室等管理模块，再到最后的毕业审核等教学运行必需的相关管理模块。不同的使用者以不同的身份登录，可以实现在任何时间、任何地点、任何方式进行交流，从而提升了师生对学校管理的满意度，破除了长期以来在高校管理中师生与管理部门之间的情感壁垒。

利用流程再造理论，可以实现高校教务管理与其他相关部门联动，实现全校信息共享。然而现实中许多高校并没有做到这一点，往往是各自使用自己的系统，使得办事流程无法实现无缝对接，进而降低了办事效率，甚至出现扯皮的现象，给师生带来了不便。此外，教学管理信息化、无纸化提出已经很久了，但是在实际运行中，各单位因怕出问题而要承担责任，所以每次都是网上和纸制同时进行，工作上出现重复，这不仅没有达到提高办事效率的初衷，反而出现了资源浪费，师生无法适应等新的问题。对此必须进一步整合和提高。只有这样才能把“以人为本，服务师生”的理念落到实处。

4.流程再造基础上的教学信息的反馈控制机制。高校教务管理活动是动态的、螺旋上升的过程，计划的编制与运行、课程的选择、学籍的管理、学生毕业资格的审核等各个环节间的数据相互关联。从计划的编制到执行，从运行过程到结果数据的分析，再到计划的调整整个过程中，计划的合理性、教学运行的质量等随着整个运行过程中暴露出来的问题的解决而不断得以提升，进而实现螺旋上升。促使这一上升过程的动力是来自多方面的，但其中非常重要的一点便是遍布整个过程中每个环节、来自不同层面、不同群体的信息反馈的控制作用。在此过程中，要求管理部门形成一种自下而上的信息反馈“绿色通道”。为此要求上层管理者能够深入基层，从师生和一线教务管理人员那里获取一手信息与资料，并在此基础上进行分析与研究，作为指导和调整教学运行的参考依据。而要做到这一点又要求管理者能够营造一种良好的团队氛围，关心一线人员的工作与生活，使他们愿意主动进行沟通，这样才能及时排除教学运行过程中存在的隐患，才能在第一时间里解决教学运行过程中出现的问题，从而在管理中实现变被动为主动。

5.强化教务管理队伍建设——管理者素质再造。经过流程再造后的学分制管理模式和现代信息技术条件下的教务管理新模式，对管理者的业务能力和综合素质提出了更高的要求。因此必须建设一支优秀的教学管理队伍。教务管理人员除了要有良好的道德品质、扎实的专业知识以及先进的教育理念之外，还应当掌握适应现代化教育管理的方法和手段，自觉提高自身的综合管理素质。由于历史、环境等诸多因素，高校教务管理队伍的素质与当今高等教育改革和信息化社会发展的要求存在较大差距。因此必须通过不同形式的宣传和教育，增强管理人员服务师生的意识；同时加强职业知识与技能培训，定期对教学管理人员进行与现代教学管理模式相关的信息技术的培训；辅以适当的优胜劣汰政策，使无法适应现代教学管理的人员分流到其他岗位或部门，从而形成一支观念领先、技术先进、充满活力的适应学分制管理模式的教学管理队伍。

［注释］

①李亚彪，郭奔胜，顾立林.论文厚、学历高、官味浓——三问高校怪现状［N］.新安晚报，2006-03-30.

②董宇艳.浅析高校实施学分制管理模式［J］.中国高教研究，2002（6）：60-61.