小批量采购模式下供应商选择的问题及对策探讨

2014-04-17陈干丽

江苏科技信息 2014年10期

陈干丽

（同济大学，上海 200092）

1 小量采购的概念、特征及问题

小量采购是指采购数量很少的标准产品或定制产品的采购活动。小量采购的定制产品就是小批量采购的生产定制品，一般具有技术要求高、交期急、按图加工的特点。小量采购的标准零件就是小批量标准零件的采购，是我们经常谈到的小批量采购，具有产品单价便宜、采购金额小的特点。

1.1 小量采购定制化产品的特征和问题

（1）产品工艺和生产组织活动复杂。由于批量生产中品种数目较多，不同品种之间所需零部件各不相同，因而生产过程中的物料很多，现场物流非常复杂。并且不同品种以及零部件的工艺路线、参数也往往不同，所需要的机器设备众多，加工对象和加工设备的多样化造成生产组织工作的复杂化。

（2）生产成本高昂，浪费严重。由于生产的品种多，企业采用的专用设备较多，导致生产过程中出现严重浪费，加之现场组织的复杂性和原材料采购成本居高不下，造成了企业生产成本的高昂。此外，由于品种很多，需求量变化很大，导致设备生产能力过剩或不足，也造成浪费严重。

（3）生产效率低下，制造周期长。生产过程中的品种繁多和批量很小造成生产的效率很差，需要不断变化产品，调整设备，这使得大量的时间被浪费在非增值活动中，导致企业的生产效率低下，生产提前期变长。

（4）生产质量不稳定。由于多品种、小批量生产企业受技术和经济条件的限制，通常采用效率低、精度差、通用型强、灵活性大的加工设备、工艺装备和量具、量仪，以适应品种的频繁变化，造成质量控制的手段落后，效率低下，可信度不高，难以形成对产品质量的全过程有效控制以及产品质量的持续性改进。

（5）采购周期长。因为产品是定制品，以及量很少的原因，供应商的交期一般都很长。

1.2 小量标准零件采购的问题点

（1）最小起定量（MOQ）问题。无论是标准件还是定制件都有最小订货量的要求。这是因为供货商要生产够一定的数量才能覆盖其为生产出这一原材料所投入的成本，这一数量通常被称为平衡点产量（Breakeven）。比如某种印刷电路板，生产过程中需要投入制图、制版、开模具及人工等等费用，供货商为承担这类费用，往往要求采购方购买一个最小批量。如果达不到这一批量，生产厂家将会出现亏损而不愿接单。

（2）最小包装（MPQ）问题。这类问题常见于标准元器件。由于标准元器件的生产大多数自动化程度较高，包装工序也采用全自动或半自动的设备完成，产能很大。供货商为满足自动化设备的生产效率及节约包装材料和运输成本，往往在一个包装中纳入上千甚至上万个元器件。对于需求量相对较小的采购厂家，比如计划需求为几千个成品的企业，采购一盘10K的元器件意味着要产生大量的库存积压甚至浪费。

（3）采购价格（POP）问题。由于采购批量较小，采购方往往要付出比通常高很多的价格购买所需的产品，从而在竞争中处于不利的地位。

2 小量定制件——提高供应商积极性方法解析

2.1 开发与自己“门当户对”的供应商

在采购战略方面要寻找与自己“门当户对”的供应商。不要一味地寻找大而全的供应商，大的供应商经常会使自己处于被动地位，没有话语权，只能按照供应商的节奏进行；也不能太小，否则产品的品质很难保证。要发展愿意长期合作的供应商，使企业的采购风险降到最低。发展2～3家符合公司要求的供应商，万一合作的一家没有意愿继续合作，还有备选供应商。供应商寻找可以通过网络、行业期刊、客户推荐、行业协会等途径找到。

找到供应商之后，为了确保后续工作的有序进行，和供应商签订适当的定期合同是非常必要的，以此约束供应商，以保障产品的持续供应。

2.2 建立供应商选择评估制度

建立一套供应商评估制度是十分必要的。供应商评估要包括很多内容，如：供应商财务状况、是否有类似产品或服务的生产经验、是否具备提供订单跟踪系统的能力、是否有合适的设计工具、是否有意愿签署长期的合同订单等。

供应商评估实行打分制，设计出合理评估表格。新开发供应商时，采购部门需要联合工程部、品质部一起到供应商现场审核，了解供应商各方面的状况。审核完打好分数，给供应商总监核准，根据评分结果决定供应商的选择。分为4个等级：

□ 优秀（90分以上） □合格（80分以上）

□ 再辅导（60～80分） □不合格（60分以下）

评价优秀和合格的供应商直接列入合格供应商名录，进行下列采购动作；评价结果是再辅导的，这些供应商可以列为潜在合作供应商，当有技术要求不是很高，交期也不急的产品，可以给他们试做，同时对他们进行培训整改，慢慢发展成合格供应商；评价结果是不合格的，直接不考虑合作的可能性。

2.3 供应商选址要适当

因为新产品外发加工，产品种类多、数量少、业务价值低、有质量问题等是难免的。供应商地址不要选得太远，且要交通要便利，有问题方便沟通。一般选在单程开车在2小时左右比较合适，去处理问题的话，1天可以来回，可以省去住宿等花费，同时也会节省送货成本。地址选得是否合适，关系到送货成本的高低，对于小批量采购尤其关键。由于汽油价格和工人工资每年上涨，加上运输设备的折旧费、物流公司利润、管理费用等，导致物流成本年年攀升。

2.4 预测以及规格尽早发布

公司项目一旦确定下来，要尽快行动起来。采购部门需要和工程部门及时沟通，取得最新的内部采购需求和技术规格要求，尽早发布，通知到供应商。目的是压缩询价时间和供应商生产交货时间，给厂内生产留出充裕的时间组装和测试。即使不是确定版的规格资料，供应商也可以尽早安排生产计划，购买原材料和前置期长的物料，发现技术等疑问可以提早和公司沟通。等到确定版的规格下来，供应商可以节省很多熟悉物料和购买物料的时间，同时因为时间的充裕，产品单价也会下降。

采购将根据不同定制件的采购周期，提前在项目开发中尽早告知项目组，进行采购风险分析和有必要的采购准备工作，减少后期物料的采购压力。

2.5 让供应商尽早参与到研发设计中

新设计产品第一次生产时，设计难免会出现问题。供应商在生产过程中发现设计的尺寸无法加工，公差定的太小，或者是因为材料用量太少的原因原材料无法买到。针对这个问题，可以在设计的初期，请供应商参与进来，利用供应商的专业知识和特长，多听取他们的建议，可以帮助公司避免不必要的质量控制和重复劳动。研发设计人员和采购人员，要了解供应商的生产状况，设计的材料尽量使用供应商现有的原材料，这样可以降低成本，节省时间。不要设计出独特的材料，价格贵且都有起订量要求，很难买到。针对这类物料，建立项目阶段采购和供应商介入设计及沟通的机制，使得公司和供应商顺利地沟通、解决问题。

2.6 把质量检验提前到在供应商端控制

新外发加工零件的品质管理和交期非常重要，是采购重点管理的对象。但是这2点会经常出现问题，为了交期按时完成，应该把质量问题控制在供应商端。供应商在出货前，公司就要派工程人员和品管人员到现场提前验收产品，检查尺寸，模拟装配。有问题请供应商当场修改，完全确认没问题了再出货。这样就可以预防来料不良的问题，节省下很多时间。供应商也很乐意配合，不用来回奔跑解决问题。

2.7 建立供应商绩效考核制度

选择评订好正确的供应商，后续供应商的管理也很重要，否则发生的问题就可能被遗忘掉。没有做好记录考评，下次可能还会再发生。好的供应商绩效考核可以及时发现问题并解决问题；建立更好的合作关系；激励员工和供应商更好地做好工作。因此，要建立一套供应商考核制度。

公司在采购时可以从价格、质量、交货和服务4个方面去评估。实行打分制度，总分100分，分配到下列个项指标的分数如下：

●价格（比如合格率、上线合格率等）：20分。

●质量（比如合格率、上线合格率等）：30分。

●交货（比如与交货日程相一致、缩短采购供应前置期等）：25分。

●服务（比如回应交期、报价、送样服务等）：25分。

建立月供应商绩效考核表和年度供应商绩效考核表。根据评价的结果，对供应商进行赏罚处理。优秀供应商的奖励：缩短付款期限，增加采购量等；供应商惩罚：情况很糟糕的就淘汰掉；可以整改的，降低采购量，减少新项目合作等。

2.8 指定一名供应商服务经理

为了和供应商长期合作，及时沟通，公司需要和供应商保持良好的关系。切不可认为自己是客户就高高在上。采购人员尤其要避免这种想法，采购单位实际也是一个服务单位，为公司的生产部门服务，以合理的价格在规定的时间内买到对的产品，这是采购的基本工作职责。和供应商保持良好的合作关系，也是采购工作的职责。因此要派一个善于与人合作、善于沟通、能够协调公司内部门问题的、有决定权的采购员担当此角色。

3 小量标准件——提高供应商积极性方法解析

小批量标准件采购的问题点就是最小订货量（MOQ)问题、最小包装（MOQ）问题、采购价格问题、交期长等。本文从下面2点解决这些问题。

3.1 建立适当的库存

这些单价小、采购数量少的标准零件不可以采用零星式的采购方式，因为这会导致采购金额太小，供应商没有兴趣，且要现金支付，采购方很被动。既然这些物料是标准件，共用性也很大，采购金额也不高，可以合并购买，建立一点库存量，不要每个案子单独去买，这样会节省很多时间，采购价格也会便宜很多。要尽量把相类似的物料集中一家供应商采购，这样既可以提高自己的采购业务价值，也可以增加供应商的积极性，长期合作还可以和供应商谈一个好的付款条件，例如：月结30天，月结45天等等。

3.2 统一规格，建立样品库

有些公司内部用的小单价零件品种有几十到几百种，甚至上千种，如螺丝紧固件。这种情况会导致物料发错、库存积压、管理混乱等问题。为了解决这类问题，采购需要联合供应商和设计部门把螺丝规格统一。能用2种，就不用3种，尽量减少规格，以此提高供应商的积极性。为防止物料发错，公司品保部门做好样品确认，并进行实物封样，每款样品用一个袋子封好，贴好标签，存放于样品仓库。