论高校兼职档案员队伍存在的问题及其对策

白惠林

（晋中学院离退休管理处，山西 晋中 030600）

论高校兼职档案员队伍存在的问题及其对策

白惠林

（晋中学院离退休管理处，山西 晋中 030600）

兼职档案员是高校档案管理网路中的重要组成部分，在高校档案管理中起着基础和支撑的作用。当前兼职档案员存在着档案意识薄弱、责任心不强、业务能力差等问题。应从思想上、行为上、工作方法等几方面提高高校兼职档案员的素质。

高校；兼职档案员；问题；对策

高校档案是高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料的总和，是高校各职能部门、院（系）兼职档案员经过收集、鉴定、整理、移交到学校档案馆的档案的总体。这些档案真实再现了学校发展的历史面貌，对学校的教学、科研、管理等方面有凭证和参考作用，并对学校和社会的未来产生能动的支持作用。可见高校档案工作是一项十分重要的公益性工作，是一项涉及到学校各个部门的系统工程，也是事关我们每一个人切身利益的民生工作。高校档案馆工作的优劣需要有各系（部）室兼职档案员的主动工作和积极配合。没有兼职档案员的收集、整理、归档工作，校档案馆就失去了档案来源，档案保管、统计、利用、编研等工作就无从谈起。所谓兼职档案员，就是各部门中不专做档案工作，而肩负一定的档案工作任务的人员。其具体任务就是负责各部门档案材料的收集、整理并向专职档案员移交，他们是高校档案工作网络中的重要组成部分。

一、当前高校兼职档案员队伍存在的问题

大部分兼职档案员在以前学校档案达标升级工作中做出了很大贡献，为学校积累了珍贵的档案史料，这些档案正在为我们今天的工作发挥着不可替代的凭证作用和参考作用。然而随着时间的推移，往往忽略了对档案工作的监督，在兼职档案员队伍建设中就出现了人员不稳定、归档意识不强、业务素质不精、现代化管理水平低下等问题。

（一）兼职档案员队伍不稳定

由于本部门和院系的领导对本单位档案工作和学校档案工作重视不够，对兼职档案人员的设置和配备随意性大，缺乏长远规划意识，要么把一些学历不高、即将退休的人员、工人及保管员来充当档案员；要么让一些副处级的领导担任兼职档案员，由于他们工作繁忙，很难保证及时地收集和移交档案；而一些业务能力强高素质的兼职档案员，由于得不到领导的重视，对档案工作的积极性也不高，甚至有些还提出不愿意干兼职档案员的工作。

（二）兼职档案员归档意识不强

由于档案部门宣传力度不够和兼职档案员自身认识的局限，一些部门兼职档案员在思想上没有引起足够的重视，片面地认为档案工作并非是自己的主要任务，从而影响了正常有序的档案管理工作。一些兼职档案员认为档案是本部门的，放在本部门利用起来很方便，为什么要交到综合档案馆呢？在这种错误思想引导下，一些部门兼职档案员几年不归档，严重影响了档案工作的顺利开展。

（三）兼职档案员的工作责任心不强，档案业务知识技能不精

有些兼职档案员只把自己工作中形成的一小部分档案移交给档案馆，部门其他人员手里的不管。更有甚者，不按归档范围移交，只向校档案馆提供本部门一些无关紧要的材料以敷衍了事。这样专职档案员无法对档案进行排序编目，只能催交等待。而兼职档案员把档案放在本部门，头两年还当宝，但“久而久之，随着部门机构调整、人事更迭与工作重心的转移，造成部分该归档的文件材料分散在个人手中或遗失”[3]。特别是当学校合并、搬迁时，档案的安全就更值得重视。虽然专职档案员事先指导了怎么分类、怎样整理，但是在交回的案卷中还可发现案卷质量不高，收集的材料不齐全、不完整，重要档案留在本部门；不该归到案卷里的文件也归进去；不同保管期限的文件混合在一卷；一些材料缺章少页，有些文件有正件无附件有的文件书写材料不规范等问题。

（四）档案现代化管理水平不高

我省档案局2002年3月18日发布了山西省《归档文件整理规则》实施细则，它是以计算机管理档案为前提，要求文书档案按“件”整理，取消落后的以“卷”整理。当前，在许多高校中已经逐步实现利用计算机管理档案，无论从硬件配备上，还是从软件操作上都具备了一定的水平和条件。然而还有部分高校档案工作仍然用传统的手工立卷、保管、统计、利用等等，程序繁琐，费时又费力，占用空间大，从软硬件方面说都比较差，缺乏计算机管理的人才，没有配置现代化管理的程序设备，离现代化管理还有一定的距离。

二、产生问题的思维认为根源

上述四个问题之所以发生，本文认为同我们思维模式的片面化、单一化不无关系。

在专职档案员与兼职档案员的关系上，我们重视前者，而忽视后者；在档案工作的监督上，我们抓专职的多，而抓兼职的少；在档案的管理上我们较为注重传统的手工方法，而忽视现代化软硬件的建设；在提高兼职档案员的素质问题上，我们使用较多，素质培养少。比如：正规的培训几年或一年才有一次，平常学习的机会也很少；偶尔有组织的一些专门的研讨会，一般通知的都是专职档案人员参加，兼职的就被忽略；上级来检查时也不去深入了解基层兼职档案员的工作到底如何等等。

方法问题的实质是思维模式的问题。我们应努力转变思维模式，力戒形而上学，力戒主观性、片面性，把高校的档案工作提高到一个新的水平、新的高度。

态度决定一切，认识指导方法。上述四个问题的发生，也与我们错误的认识以及消极的态度有关。在其他工作与档案工作的关系上，只重视教学科研等中心工作，而忽视了带有滞后性作用的档案工作；在各项具体工作中只重视工作过程，而忽视在工作过程中形成的档案资料的管理；在部门其他工作和兼职档案工作上，只对部门领导分配的事情重视，而忽略兼职的档案工作。此外，还与高校档案的监督管理机制不健全有很大关系。如案卷质量的优劣、移交数量的多少、材料齐全与否等等，都没有出台任何的奖罚条例和措施，兼职档案员的工作成绩好坏，待遇都是一个样，因此在很大程度上削弱了他们的积极性。

三、提高高校兼职档案员素质的对策

档案工作者的素质如何直接关系到档案事业的发展水平，这就要求兼职档案员有较高的思想境界和奉献精神，注重自身的职业素养和道德责任感。兼职档案员只有把职业道德素质提高到一定水平，才能热爱档案工作，积极地为高校档案事业做出应有的贡献。

（一）有较高的思想境界和奉献精神

兼职档案员要做好档案工作，首先就要热爱它，这种热爱也许不是与生俱来的，但是，既然领导指派作兼职档案员，就要真正把此项工作作为本职工作的一部分去认真对待它。这种热爱“应以深刻的认识为基础，深刻认识档案事业的社会地位和历史意义，充分理解档案工作的价值和作用”[4]。收集、整理、移交档案看似简单却意义非凡，这是在为学校甚至国家积累原始的真实材料，是为满足学校及社会当前和长远利用而服务的。所以，兼职档案员的工作是非常重要的。

（二）具备较强的档案法律意识

作为档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。兼职档案员要认真学习《档案法》及相关的法律法规知识，并把责任心和法律意识贯穿到档案工作的全过程，懂得不归档就是兼职档案人员和部门负责人应负的法律责任。兼职档案员虽然是身兼数职，但对档案工作绝不能有丝毫的懈怠、马虎，对档案材料的收集、立卷、归档工作，必须首先保证归档文件的完整性、准确性和系统性。

（三）配合专职档案员向本部门人员宣传档案工作的重要性，转变他们对档案工作的态度

兼职档案员参加档案馆举办的档案培训工作会议，对档案工作重要性比较了解，回到部门之后要向领导积极宣传档案工作的作用。在工作中如果部门领导不把自己管理的文件材料移交到兼职档案员手中，或者不让兼职档案员把本部门形成的文件材料移交到档案馆，兼职档案员就要耐心地向他们做宣传工作，告诉他们集中统一管理档案是档案工作的基本原则，收集本部门档案意义重大，通过宣传让本部门领导转变对档案工作的态度，使本部门档案的收集、整理、归档工作规范化、制度化。

（四）认真学习档案业务知识

为了保证归档文件材料完整、准确、系统，兼职档案员要主动系统学习一些档案工作知识，如档案馆下发的一些有关国家档案工作的文件，以及各部门档案归档范围和保管期限表。要认真研究本部门产生的档案材料，并且对一些档案工作的前沿动态进行探讨研究。要按照平时专职档案员的指导要求去做，工作中遇到问题（如：归档与不归档、组卷、确定排列顺序、拟写卷内目录、保存价值鉴定等）时及时交流，虚心请教。对校档案馆提出的归档要求要积极回应，不得敷衍，不得拖延。

（五）兼职档案员要做好预立卷工作

兼职档案员应在上一年末或新年初，按立卷类目的条款准备好卷夹或卷盒，将条款号和名称号写在卷夹或卷盒的盒脊上，按顺序排列放置，这样办理完毕的文件就可以随时归入相关的卷夹或卷盒。

（六）努力学习档案的现代化管理

利用计算机进行收集、整理、归档是档案管理的发展趋势，作为一名兼职档案员，就要具备相应的档案现代化管理的知识和技能，通过参加培训和自学的方式充分掌握，并逐步实施用计算机输入文件目录，以件整理，按件装订，把本部门的电子档案数据库积极移交给校档案馆，从而实现实体归档和网上归档双轨制；实现自动检索，提高查询效率，为档案数字化管理做贡献。

提高高校兼职档案员的素质是一项长期的工作，这需要学校和兼职档案员共同的努力。兼职档案员之间要相互交流工作方法和经验，取长补短，共同进步；要通过各种途径学习先进技术和科学知识，提高自己的理论研究水平和工作能力，积极为高校档案的现代化管理做准备，高质量地完成档案工作任务，更好地为学校教育教学改革的发展提供服务。

［1］国家教委办公厅.高等学校档案部门业务建设规范高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范［M］.成都：四川科学技术出版社，1994.

［2］王雁.兼职档案员的作用及素质要求［J］.山东电力高等专科学校学报，2005（4）：96.

［3］冯伟芳.高校兼职档案员档案意识与档案价值鉴定工作［J］.科技档案，2009（2）：34.

［4］张福定.如何当好兼职档案员［J］.山西档案，1997（5）：45.

（编辑 申嫣平）

G271.6

A

1673-1808（2014）01-0122-03

2013-02-23

白慧玲（1970-），女，山西榆次人，晋中学院离退休管理处，馆员。