如何发挥学院资料室的作用

白香平

（晋中学院电教中心，山西 晋中 030600）

如何发挥学院资料室的作用

白香平

（晋中学院电教中心，山西 晋中 030600）

学院资料室和高校图书馆均是高校师生在学习工作中重要的信息来源，且二者相互渗透，相互贯通，相互辅助。学院资料室应与图书馆联合建立联合目录和电子文献共享系统，以提高文献资源的利用率。

学院资料室；高校图书馆；作用

在社会主义建设的新时期，科教兴国与人才强国战略的推进与实施，使高校的招生规模与招生数量不断增加。信息化时代对资源、信息的需求量使广大高校师生对高校图书馆的依赖性增强。尽管目前各大高校均设有图书馆、学院资料室，为师生提供工作和学习上的帮助，担负着科研辅助的责任，但是正如大家所见，现在某些高校的图书馆与二级学院的资料室还是相互独立，并没有完善的沟通体系和阅读机制，导致信息交流不畅通，造成了大量的图书资料重复购买，降低了图书的利用率，也造成了资金浪费。如果可以使学院资料室与高校图书馆密切联系，实现更广泛的资源共享，将会共同成为高校师生学习与教研的保障，并在很大程度上促进教育教研事业的发展。

一、学院资料室的特点

学院资料室作为图书知识的宝库，是高校图书馆的一部分，承担着高校的教育教研工作，为师生提供专业、全面的信息资源服务，其主要特点如下：

（一）读者群体具有针对性

学院资料室的信息资源具有很强的专业特色和一定的学术水平，其读者也多为有教学教研经验的科研人员、教师和有一定专业水平的高年级学生。其中科研人员承担着指导教研和学术研究的责任，因此要求有专业性很强的信息资源和文献资料，以满足其科研需要；教师队伍需要对教学内容不断更新，继承、发展并创新教学模式，因此也对文献的依赖性很强，需要长期阅读和研究，将更新的成果源源不断地运用到教学工作中；高年级学生对信息资源的需求主要是为了撰写论文或进行一定的学术研究，他们的目的性很强，针对性较高，因此希望高效准确地获取信息资源。这些群体都对资料室提出了严格的专业要求。

（二）文献资源专业性强

学院资料室作为面对本学院的开放式服务机构，其服务群体的针对性决定了其文献资源的专业性。一方面，要求资料室根据本学院的专业特点购买资料，其服务范围局限于某学科或某领域，这就需要学校资料室管理人员了解学科构成和细化程度来购置相应的资料；另一方面，仅本学科领域的基础资料是不够的，由于广大师生对专业的需求不同，一些关于本学科研究方向和研究对象的资料也是必备的，因此，资料管理人员需要及时更新研究资料，尽可能使本专业的学术资料达到完备、详尽，便于研究人员、教师、学生查阅，使整个专业的学术资源更上一层楼。

（三）工作人员素质全面

随着电子型和微缩型文献资料的兴起和广泛应用，改变了资料室的工作方式，从而对工作人员提出了更高的要求。再者，学院资料室的服务对象综合素质相对较高，他们的知识层次、阅读水平和文化素养都要求有较高服务质量的工作人员。因此工作人员不仅要具备一定的情报学知识，还要具备计算机网络知识和外语知识。学校可定期对院系资料管理员进行统一的业务培训和继续教育，使他们能熟练掌握业务知识，了解专业新趋向，树立以人为本的理念。高校每年会有大量的新读者查阅资料，他们需要人文关怀和心理支持，高质量的服务会拉近与新老读者间距离，在资料室和图书馆找到学习的温暖。一般来说，读者往往会对这儿的服务产生初浅的感性认识，因此服务者的态度和质量至关重要。比如在与读者的对话中多用礼貌性的用语，微笑相迎，诚挚相送，以耐心、真诚的态度对待每一位读者，换来的将是读者的尊重与工作的效率，避免一系列的矛盾和纠纷。一定程度上也会增加读者的学习热情，营造良好的学习氛围。

二、高校图书馆和学院资料室之间的异同点

（一）高校图书馆和学院资料室的相同点

图书馆在文献资源建设中具有全方位信息资源的综合性特点，其馆舍面积大、阅览座位多、藏书丰富、检索工具以及种类齐全，读者相当稳定，并拥有天然的用户群，是高校文献资源建设的“龙头”。院系资料室以资料工作为主，坚持资料管理与资料编研并重的原则，与图书馆共同为高校师生的科研、教学和学习服务。

1.信息服务中心和第二课堂

在现如今的大学校园中，高校的图书馆和学院的资料室已成为一个很好的信息服务中心和第二课堂，它们均承担着为读者提供教学和科研信息资源的重任。除此之外，网络技术的不断进步与发展，也成为了资料管理者收集相关内容的重要助推力量。他们通过整理汇编订阅的各种文献资料和报刊资料，不仅将学生和老师所需要的资料进行更新汇总，保证他们可以随时了解最新的相关信息和学术动态，还将一些重要的文献资料综合汇编，为学校的教学科研工作打下坚实后盾。作为高校读者的第二课堂，他们以其独有的教育职能保证着广大师生的文献来源。因此，在网络信息技术高度发展的今天，这两种形式的组织也深受广大师生的喜爱，两者间相同的性质作用愈加明显，高校的教育水平也会随之提高。

2.实行信息化管理及运作

网络信息技术高度发展带来了充足的资料源的同时，也为高校图书馆和学院的资料室带来了巨大的竞争压力和不可忽视的冲击。这一严峻的考验，成为推动图书馆自动化、数字化、虚拟化的一个重要推力。对于学院的资料室来说，不断实现其信息化、网络化只不过是为了加快信息资源交流的速度以及扩大资料在共享中的影响力，更好地为师生提供服务才是它的主要目的。因此，实行信息化管理在高校图书馆和学院资料室中显得尤为重要。

（二）高校图书馆和学院资料室的不同点

1.资源范围不同

如果说高校图书馆的资料是广而泛，那么学院资料室的资料则是专而精。在高校图书馆中，有着涉及范围极广且内容丰富的图书资源，它是适用于广大读者人群的，也正因为其包容性和融合性，为图书馆带来了大量的阅读人群。与其形成对比的学院资料室则不然，因为其所收录的资料都是极具专业性质的内容，适用于一些专业性的研究，所以在阅读人群方面是有限定性的。但资料室为师生提供的纯专业性的文献资料，为广大师生的科研学习工作的开展提高了效率，不容小觑。

2.机构性质不同

不同的任务部门、不同的岗位，对人力资源素质的需求也是不同的，高校图书馆是学校的直属单位，由学校直接领导和管理；而学院资料室则是学校的下属部门，归各学院领导和管理，在工作过程中也受图书馆的个别指导。因此，二者是属于不同的机构性质。

3.经费来源不同

高校图书馆的经费是由高校统一预算和调拨的，属于学校的公共支出，同时也由学校统一增减。但学院资料室却取决于本学院的收支情况，根据当时有关资料的需求量，以及新书、先进科技思潮和科学普及的书刊藏书量进行有机调整，相比较图书馆而言，机动性很强。

4.服务方式不同

高校图书馆是公益性、服务性部门，涉及的读者众多，面比较广，其服务以整个图书馆的使用为媒介，具有多方指导性，工作无法细化。而资料室的服务对象则为相关专业的教师、学生，能够实现直接参与对学生的培养。

5.服务对象不同

高校图书馆的服务人群主要是全体高校师生，其服务对象较为稳定，并且可以扩展到社会领域。学院资料室则有很强的专业性，其服务对象是根据各院系的科研和教学特点决定的，学术气氛浓，信息资料专而精，在馆藏数量和阅读人群等方面相对于图书馆来说就显得较少。

6.运作和管理模式不同

高校图书馆图书资源管理模式和运作模式逐渐成熟、图书管理者管理理念和服务态度也趋于人性化，随着管理创新意识逐渐增强，图书馆文献的编辑加工、检索查询等职能也得到了提升。同时高校图书馆管理也注重将文献体系、人力资源体系、科学技术体系构成有效的一体化管理模式。

而学院资料室的服务对象是本院师生，管理人员不仅可以站在管理者的角度为图书馆文献信息资源建设及开发利用提出好的创意，又可以站在读者的角度对图书馆的资料管理工作提出意见，从而促进学院图书馆不断提高为读者服务的质量和水平。同时，学院资料室是各院系教学设施的一部分，管理上较为自由，不受时间、数量限制，借阅手续简单，相比较高校图书馆使用更为方便。

三、如何发挥学院资料室的作用

（一）建立联合目录，实现资源共享

联合目录是一种综合性目录，可以将全校的文献资料收藏情况通过文献信息系统反映出来，并使高校图书馆的管理部门能够及时掌握学校信息资源的全部状况。建立联合目录，既可以避免高校图书馆订购图书资料时的重复，防止浪费资金和教育资源；又可以不断拓宽广大师生获取信息资料的渠道，师生通过网络的各个终端，便可从联合目录中查阅各资料室和图书馆的文献收藏，使读者获取文献资源变得方便而简捷。同时，在高校图书馆和学院资料室建立这种综合性的联合目录，更好地实现了分布式数据库系统之间的透明互访，并最终实现资源共享。

（二）建立电子文献共享系统

随着信息资源的电子化和数字化发展，电子期刊在当今社会的使用量越来越高，而且一些专业性强、权威性高的电子期刊是很昂贵的，对于学校的图书馆和学院的资料室全部购买比较困难，因此，在高校图书馆和学院资料室建立磁盘阵列存储器、镜象点服务器、网络服务器等相关的基础设备，并定期更新检索数据库，就可以轻松地拥有一个资源共享的“大图书馆”，不仅节省了经费，而且还让广大师生免费享受到它所带来的实惠。

目前，各学院资料室是对内开放的，并没有向全校广大师生公开，而且和高校图书馆间沟通和交流也很少，所以，两者间的资源共享并没有得以实现。换言之，如果高校图书馆和学院资料室可以建立以上的相关关联制度的话，既可以扩充高校图书馆的藏书量，又可补充学院资料室的文献资源，提高文献资源的利用率，满足广大读者的广泛化与个性化需求。因此，学院资料室应在校图书馆的指导下建立兼容的网络系统和沟通机制，以达到资源共享，避免文献资源的浪费。

［1］冉曙光，施庆明.图书馆参与下的重点学科资料室建设研究［J］.沈阳工程学院学报：社会科学版，2012（1）：127-128.

［2］杜冀华.浅谈高校专业资料室学科化服务［J］.科技信息，2012（23）：215-216.

［3］胡芳.图书馆数据信息智能管理系统设计［J］.福建电脑，2012（1）：134-135.

（编辑 申嫣平）

G258.6

A

1673-1808（2014）01-0119-03

2013-10-05

白香平（1965-），女，山西柳林人，晋中学院电教中心，馆员。