办公室自动化对计算机信息处理技术的应用

2014-04-16李鹏

江苏科技信息 2014年8期

李鹏

（江苏省连云港市发展和改革委员会，江苏连云港 222003）

0 引言

随着我国社会的日益发展，人们所要处理的信息量越来越大，但传统的信息处理技术并不能满足当前人们的需求。办公室是产生及处理各种信息的场所，应用计算机信息处理技术有重要意义。实现办公自动化能够将各种设备及办公人员有机联系起来，实现资源管理优化，调整管理体制，解决办公协调问题，最终提高人员办公效率。

1 办公自动化系统概述

办公自动化（OfficeAutomation，OA）是指办公信息处理的自动化，主要是利用各种先进的技术，进而使人的各种办公业务活动由人机信息系统共同完成，达到利用信息、提高办公效率的目的。石化企业中应用办公自动化系统主要包括企业日常办公的文字处理、申请审批、信息发布及档案管理、公文流转等多项业务。办公自动化系统具有以下几方面优点：

首先，可满足各项业务需求。处于同一办公室的同事能够同时按照计划进行协作，并且能够通过在线实时交流，使系统具有较高的灵活性。还可支持召开在线会议、安排会议进度等。其次，具有可扩展性、安全性及私密性。通过应用共享会话允许数百名人员查看相同的应用，可提高可扩展性，减少通过广域网的话务，优化企业会议基础设施的负载；通过数据加密防止非法用户查看会议内容，交谈数据可由最终永华保存，并受到规章制度限制而记录在服务器中，确保信息可靠性。最后，具有灵活的即时通信。通过在网上实时交流系统可提供即时信息处理及应用共享平台，实现网上实时交流系统，使企业员工有效开展工作，与同事进行高效沟通，进而减少通信费用。

2 计算机信息处理技术在办公自动化中应用功能

经济发展全球化背景下，企业的客户已不再仅仅限制于某地区，而是遍布全球各地，其运行方式及工作方式都呈现出分散性及移动性特点。在此情形下，利用信息技术能够建立一种有效的自动化管理系统。办公自动化主要是利用计算机信息处理技术进而建立的符合时代发展的新型办公方式。办公室业务主要是处理各种类型文件，若仅仅依靠人工，不仅增加工作负担，且使人员感觉到疲乏。因此，使用计算及信息处理技术具有以下几项功能。

2.1 扩大办公环境

长期以来，办公室工作由于受到各种条件的限制，使得办公仅仅局限于某个时间段或某个空间点，进而影响办公效果。但应用计算机处理技术，办公可在任何时间及任何空间进行，使办公环境得到优化及扩大。让办公人员摆脱纯粹的人工作业，最终实现共同合作，促进交流。

2.2 提高办公信息利用率

信息是办公自动化处理的重要内容，加上信息技术发展较快，信息量较大。为了实现企业的快速发展，必须通过计算机网络掌握最新及最具有价值的信息，进而为企业领导决策提供可靠依据。而互联网能够实现这一目标，提高信息利用率，进而提高办公效率。

2.3 降低办公成本

传统办公交流大多是内部人员面对面交流或纸张交流，这样一来，耽误其他人员工作时间，增加时间成本，同时浪费纸张，增加纸张成本。但若采用计算机信息处理技术，则可有效减少内部人员面对面交流的时间，可利用QQ、微博、邮件及论坛等网络方式，进而减少办公成本，减少人力消耗及错误等，提高办公流程运行效率。

3 办公自动化中计算机信息处理的主要应用技术

办公自动化系统经过长时间的发展，取得较大进步，其功能发生较大转变，已有原来简单的信息服务转变为当前的管理活动。而计算机信息处理技术在发展中也得到改变，当前应用较多的技术主要有以下几种。

3.1 B/S型结构的应用

B/S（Browser/Server）型结构是随着互联网技术的兴起而不断产生的，是在传统的S（Client/Server）模式下扩展而来的。B/S系统由3层构成：第1层是接口，主要连接在某一种浏览器的软件上；第2层是后台的Web服务器，该服务器主要从第1层传递过来的请求，并通过相应处理程序来进行回复；第3层是数据处理的数据服务器，该服务器能够随时保存及提取关键数据，确保数据可靠性及安全性。通过应用B/S模型结构主要优势在于运行及后期维护相对较便捷，但此种模型结构也使用户过度依赖身边的网络环境。一旦网络环境较差，出现网络中断后直接影响整个系统的正常运行。通常情况下，应用B/S模式，操作者仅仅需要安装一个服务器及数据库，实现信息的处理及转换。这种模式不需要操作者具有深厚的计算机知识及操作能力，对设备的要求也不高，且拥有良好的界面，对办公人员而言便于操作及后期维护，能较快适应办公自动化工作环境，提高工作热情。

3.2 Web2.0技术的应用

随着互联网信息时代的带来，各种各样的信息均通过网络蔓延开来，信息量飞速增长。在此背景下，应创造出一种新型办公方式——Web2.0技术，进而满足社会发展需求。该技术主要是应用在现代商务模式上，与传统办公方式的本质区别在于丰富多样的服务器内容，且可实现服务连接，开发交流平台，为电子商务带来较广阔的服务范围。企业可利用Web2.0技术满足客户的各种需求，与客户实现交流、沟通，消除由于交流障碍而造成的业务问题，具有较强的互动性。同时也可提高办公自动化水平，较大程度地提高办公效率。

3.3 视频技术的应用

近年来，随着压缩技术及视频技术的飞速发展，视频会议在办公自动化中应用越来越广。通过开展视频会议，可增强员工与领导互动，员工能够将自己的想法表达出来，并且领导可细致观察会议人员的一举一动，进而实现有效沟通。此外，无线视频技术也逐渐得到推广，在日后的发展中必将成为办公自动化的潮流。当前，无线视频技术已在交通中得到广泛应用，工作人员仅仅需要坐在交警值班室就能够全方位观察道路交通行驶情况，进而减少交通事故的发生。对于企业或事业单位的办公更应使用无线视频技术，进而减少由于交流而造成的资源浪费，打破传统交流模式，提高办公效率。

3.4 Ajax与RIA技术的应用

Ajax（Asynchronous JavaScript and XML）是采用 CSS和XHTML来表示，依靠DOM模型显示内容，利用XMLHttpRequest实现异步通信，采用javascript实现绑定及调用。最为明显的特征：实现加载动态化、浏览自动化。其应用与传统的网络应用模型有所不同。而RIA（Rich Internet Application）即丰富因特网应用程序，可结合传统应用程序部署灵活性及用户交互便捷的优点，具有开发速度便捷、部署成本低、个性化配置好、用户界面友好且多次调用的特点，是新型网络应用程序。主要分系统登录与注册模块、公文处理模块、公文审批模块、公文反馈模块及权限用户管理模块。（1）系统登录与注册模块：当用户使用该系统时，需要进行注册方可登录到界面中，当用户完成注册后就变成“来宾”身份，并根据模块上的操作步骤进行操作。（2）公文处理模块：任何办公系统都设置有公文处理模块，单独的公文包括许多的文件，这些文件允许同时提交，但也需要在审批的过程中进行补充。因而，完成每一个文件审批后，应添加到相应的审批部门进行审批，审批栏则主要包括批复者的落款及批语等。（3）公文审批模块：用户完成公文的填写后，根据公文的标准流程进行流转，并在审批人登录到该系统后，其服务端就会根据审批者的权限，对数据库中的公文进行批阅，并将其发送到客户端，由用户对其进行操作。（4）公文反馈模块：在公文批示过程中，不仅需要审批人，而且还需要申请人，应实现其合作交流。在每一轮的批复过程中，都会在批复栏中显示“反馈文件”栏。若公文模板并未在列表栏中出现，审批人则需要通过“追加文件”的方式将其发布在系统中，并将其记录在“附件文件”表中。（5）权限及用户管理模块：该模块是系统的重要因素之一，包括创建公文、修改公文、打开公文、追加公文、创建用户及删除用户等等。根据实际需求，可自由选择，有利于提高办事效率。