如何加强物资管理中的内部控制

2014-04-16王思成龙煤股份鹤岗分公司物资供应部

经济技术协作信息 2014年10期

王思成/龙煤股份鹤岗分公司物资供应部

如何加强物资管理中的内部控制

王思成/龙煤股份鹤岗分公司物资供应部

在企业管理中，对物资的管理是一个极为重要的构成部分。在现代企业的物资管理中，必须要对其运行的质量、物资流通的速度以及成本费用等进行有效的管理，这是提高企业经济效益和创造出更大利润空间的重要途径。本文通过对物资管理进行的具体分析，对管理工程中的内部控制进行详细的阐述，对如何促进企业经济效益提升进行深入探讨，并提出了相关的解决措施，以供参考。

物资管理；内部控制；措施

一、前言

物资管理贯穿于企业管理的各项环节，对企业各项活动的正常运行发挥着重要的作用，是企业管理过程中不可或缺的重要组成部分。所谓的物资管理实际上是指对企业在各项生产活动中所需要的材料和物资的规划、购买、储存以及保管和使用等环节进行合理的控制和调节，以解决在生产过程中各项物资之间的矛盾，实现企业物质得到合理有效利用的同时促进企业能的正常运作，使企业的经济效益得到最大化的提升。在企业的物资管理中，最为重要的内容是对物资流通质量、速度、管理等进行科学合理的控制，降低企业的物资成本，以此来实现企业效益提升。所以，完善企业的内部控制、调整企业物质的管理模式对促进企业的发展具有重要作用，下面我们就针对这一问题进行详细分析。

二、建立健全企业的物资管理机制

第一，在对企业进行物资管理的过程中，必须以确保企业生产活动的安全性、提高企业的经济效益为出发点，同时还要使物资的主渠道作用得到充分的发挥，形成系统化的物质管理模式，并且要根据市场的经济运行规律进行生产经营活动，积极的参与到市场竞争中，在激烈的市场竞争氛围下不断提高自身的核心能力和市场竞争力，走出企业内部的局限效益，向更为广阔的市场经济要收益。第二，将合理、通畅以及高效作为企业进行物资管理的指导原则，将建成规模化和专业化的物资管理机制作为企业物资管理的主要目标，为实现企业物资管理的高度统一和集中而不断奋斗。第三，在对企业物资进行管理的过程中，还必须要将企业物资的供、管渠道进行分开管理，分设为不同的部门，推行专业化的管理模式，形成专门的物资公司以及物资管理机构，最终使物资供货与物资管理能够达到相互制衡的效果，促进企业物资管理先进性的提升。

三、确定物资管理的审计目标

所谓物资管理的审计目标实际上是指对企业内部的物资管理现状进行审计调查工作，以此来明确进行企业内部物资管理工作的有效性以及必要性。通过审计和调查，分析企业在物资管理的内部控制中所存在的问题和其中最为重要的影响因素，同时针对这些影响因素和弱点，提出具有针对性的解决措施和处理方法，并将这些建议反映给相关部门和企业管理者，使企业的物资管理工作能够得到进一步的优化。

企业物资管理进行审计和调查的内容主要包括各个部门的各项材料、低值易耗品以及备件等等，而对物资管理的有效性以及必要性进行测试的主要内容又包含了物资的采购、储存等各项活动。为了使审计工作的有效性得到保障，必须按照专业的要求进行审计和调查工作，将各个部门中的相关人员以及与财务相关的人员组织起来共同组成审计团队，参与到整个的审计工作中，使审计工作的有效性以及真实性得到一定程度的提升。

四、确保企业物资管理充分性和有效性的途径

1.选择合适的企业审计标准。审计标准的选择必须要科学、合理、适用，以下法规或者规定可以作为石化企业的审计标准：现有的针对企业的内部控制法律法规、上级主管部门颁布的有关规范、行业自定的规范、企业自己制定的有关规范。

2.选择合理的内部控制测试方式。内部控制测试能够发现企业物资管理中存在的问题和不足。主要的测试方式可以采用：询问管理人员、检查物资管理记录、查看其它有关资料、检查内部控制管理报告、查看有关的交易凭证和业务记录等。

3.明确物资管理的内部控制重点。物资管理内部控制重点的明确的前提是了解该企业物资管理的各项弱点和关键环节，而后据此找出内部控制的重点。具体途径如下：首先检查物资管理是否存在关键环节；其次有关的监督和检查措施是否执行；最后分析假若以上监督和检查措施失效之后，是否具有其他的后备方案或者弥补措施。

五、完善企业物资管理内部控制的措施

（一）构建完善的物资新旧更替管理机制

对大的备台、备件要实行以旧换新，并进行备查簿管理，纳入物资台帐管理的范围；在废旧物资的处理方面，应加强各主管部门间的协调与沟通，保证物资处理的及时性。以后施工过程中产生的剩余物资应严格按财务制度的规定及时予以处理，并冲减工程成本，避免形成账外物资。

（二）简化程序，强化领料单据管理

物资领料单的传递程序、手续仍比较繁琐，应予以简化、顺畅。重视对各类领料单据的管理，应分类编号，妥善保管，严格控制，未经授权不得接触。

（三）构建严格的责任追究制度加强对材料、备件领用管理及考核，对宽打窄用，造成物资压、毁损和浪费超过一定额度的，要实行责任追究。

六、加强物资使用和回收复用管理，提高物资的有效利用。

提高物资利用效率加强物资使用和回收复用管理是进一步挖掘企业内部潜力、降低材料成本、缓解资金紧张、提高企业经济效益的有效途径之一。对大宗材料和设备实行追踪管理，落实管理责任制，延长物资使用年限，做到物尽其用；对废旧物资的清理回收实行利益挂钩制度，鼓励回收、修旧和复用。

七、实现物资信息化管理，提高物资管理水平

现代化的管理离不开信息，在信息社会，物资管理部门应该把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳人网络管理之中，通过网络把各供应和使用单位连接起来，及时掌握物资采购、使用、仓储、使用等情况，对物资供应各环节进行实时跟踪，实施有效控制与全程管理，实现资源共享、信息共用。同时，还应建立起与外部市场相通的信息网络，使内部物资信息网络与外部市场信息有机衔接，及时获取市场信息，提高市场竞争力，实现物资管理信息化，为企业发展壮大提供不竭的生机活力和信息源泉。