浅论适应网络环境的档案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集团有限公司,天津 300222)

浅论适应网络环境的档案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集团有限公司,天津 300222)

本文主要从档案人员思想意识的转变、档案信息的安全保密、档案管理技术和设备的现代化以及如何建设高素质的档案管理者队伍这四个方面对新时期档案工作适应网络环境做出了论述。

网络 档案管理

进入新世纪以来,微电子技术、通讯技术、数据库及多媒体技术的飞速发展和相互融合,使现代信息技术有了质的变化,人类进入了一个全新的信息环境——网络环境。网络环境的建立,使得档案管理建设由以前的内部业务管理型向公共管理服务型转变,并从过去的单线自动化需求方向向着以网络化为前提的数字化档案方向发展,档案资料的数字化服务也在一步一步地变为现实。我国的网络化档案管理起步较晚,发展水平也较低,与发达国家先进的现代化档案管理工作的差距很大。档案管理要符合时代要求,走出一条现代化、网络化的道路,一定要解决好以下几个问题。

1 档案工作人员要实现思想意识的转变

网络环境下的档案管理工作由传统档案管理模式向现代化档案管理模式的转变,是一个逐步延续的过程,档案管理要实现真正意义上的数字化、自动化、网络化建设,绝不是简单的上几套设备、配几个软件就能解决的。首先对档案工作者来说,最重要的是实现思想意识和传统观念的转变,将现代化的管理理念和服务理念融入到日常的档案管理工作中。

管理理念是管理思想、管理宗旨、管理意识等一整套观念性因素的综合,有什么样的管理理念就会采用什么样的管理模式和管理手段,从而产生不同的管理结果。传统档案管理观念中,档案管理工作是建立在纸质档案为主的现实实体基础上的,而网络时代的档案管理和服务则是依托于现实实体和虚拟的数字化资源二者的结合。信息网络化背景下,网络技术以其所提供的信息知识和技术手段冲击了传统的档案管理理念,服务理念已渗透到管理的架构、过程、方式等各个方面。服务理念的精髓就是提供更快、更好、更周到的公共服务,档案管理工作应由被动服务转向主动服务,由静态服务转向动态服务,由提供以纸质档案服务为主转向提供档案信息服务为主。借助网络,实现更便捷、更全面地满足人们的需要,能够更迅速直接地传递服务,探索出一条实现更高效、更令人满意服务的途径。

2 注意档案信息的安全保密性

档案资源对于保密性和安全性的要求非常严格,无论是纸质文件还是电子档案,对其的保管工作在安全保密性上都格外重要。实现档案管理自动化、网络化模式后,档案信息主要在计算机与计算机网络之间传递,这既给档案工作带来了巨大的发展机遇,也向档案信息的安全保密性提出了巨大挑战,档案信息安全保障日趋重要。

传统档案管理模式下,档案部门和档案工作人员可以比较容易的保证档案的安全,而在网络环境下,档案信息管理方式的非直观性、管理技术的复杂性等给档案信息安全带来了新的风险和隐患。一方面,由于为了排除故障、维持网络正常运行等合法的目的,人们可以进入网络内部,观察网络中传递的信息包,但同时也带来了恶意的窥窃和泄密;另一方面,计算机病毒的侵袭和人们有意或无意的修改,都会改变档案信息内容的真实性。档案信息网络安全保障问题已经成为档案部门必须重视和研究解决的主要业务问题,要真正实现档案管理的自动化、网络化,必须要解决档案信息在计算机网络传递中的安全保密性。这就要求档案工作应根据计算机管理系统的特点,并结合国家信息安全政策和法规,从制度建设、人员管理和信息安全技术应用等方面,加强档案计算机信息的安全、保密和管理。

3 档案管理技术、设备的现代化

档案信息资源的自动化、网络化系统的开发,现代的通信技术、计算机技术、光盘技术、网络技术等广泛应用到档案工作中,档案的载体形态也从传统的纸质档案扩展到现代的以计算机软盘、磁带、光盘等光学材料为载体的电子文件。时代的发展,社会的需求,科技的进步,正推进我国的档案管理从手工管理向计算机管理转变。档案管理的自动化网络化离不开计算机和软件技术,档案部门的设备、技术必须现代化。这是搞好档案信息服务最强有力的技术保障,也是实现档案部门信息服务网络化的前提。

档案管理自动化网络化除了要有必要的高性能硬件设备如计算机、扫描仪、光盘刻录仪、缩微阅读机等外,还必须基于网络技术和数据库技术,大力开发档案管理应用软件。无论是硬件建设还是软件开发,都需要大量的物力和人力投人,而且不可能一蹴而就,需要一个长期的探索的过程。在档案管理的设备与技术的现代化建设中,应重点注意三个问题,一是选择适合的档案自动管理软件,并做好日后升级、维护和不断的完善。二是努力推进文档一体化的进程。档案部门必须把档案管理环节的内容提前介入到文书处理环节,真正做到将处理完毕的文件随时归档管理。三是文书立卷的改革要早日到位。

4 建设高素质的档案管理者队伍

档案管理人员是档案部门的重要资源,要使档案管理工作能够适应网络环境的新要求,就一定要在人才培养上下功夫。进入信息化社会,网络环境给档案工作带来的转变要求档案工作人员要具备更高的业务素质。为适应现代化的档案管理模式和信息社会对档案工作的需求,档案部门应加强培养复合型人才,让人才向新型化方向发展。

与传统的档案工作相比,网络时代的档案工作者要达到复合型高素质的目标,至少应具备以下几点要求:

一是精通档案专业知识,了解国内档案法规和国际档案管理的状况。二是熟悉计算机等相关知识。档案管理自动化和网络化就是采用计算机技术和网络技术实现传统的档案管理业务,它只能通过专业人员操作计算机才能得以实现和发展。三是掌握一门外语。掌握一门或多门外语是网络环境下档案管理工作对档案管理人员一项新的要求。当前因特网上的档案信息很多是英文信息,因此英文能力不高则使用网络也是十分困难的。

总之,网络环境下档案管理工作需要一支具有深厚外语功底、扎实的档案专业知识、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富,具有探索和创新精神的档案服务队伍,才能适应现代档案工作的要求,有效的开展档案管理业务工作。

[1] 程慧荣.网络环境对高校图书馆传统模式的挑战与结策.图书馆学研究,2002(2).

[2] 刘雪丽,谢艳丽.计算机时代的档案管理[J]. 西部探矿工程,2003(11).

[3] 麻玉林.论高校档案管理人员应具备的素质[J].商丘职业技术学院学报,2003.