自来水公司OA 系统应用情况探讨

周蓓莲

(上海市自来水市北有限公司，上海 200086)

上海市自来水市北有限公司是一家老牌国有供水企业。为了与公司十二五规划战略目标及IT总体规划相适应，进一步提高公司内部管理能力、办公效率及信息化水平，于2012年6月启动办公自动化项目，经过1年多时间，历经前期招投标、需求调研、系统搭建测试和试用，现已进入稳定运行阶段，在公司总部及下属14家基层单位正式使用。现就系统实施过程中遇到的部分问题及解决方案进行探讨。

办公自动化(office automation，OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式［1］。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

该公司是个有百年历史的老牌企业，日常流程较规范和成熟，但也存在手工传递流程过于僵化和烦琐的问题。市北自来水公司OA综合管理系统(以下简称OA系统)的运用涉及整个集团公司2 000多位员工，员工中普遍存在文化程度较低、年龄偏大等问题。所以，一套适合该公司管理流程的OA系统应该具有易用性、实用性、灵活性以及生命力等特点。

此次建成的OA系统是一个集六大平台于一体的系统。分别是企业的通讯平台、行政办公平台、信息发布平台、协同工作平台、知识管理平台和信息集成平台。在完成总目标的基础上，还需充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，遵循系统的全局性和完整性原则、成熟性和先进性原则、标准化和开放性原则、实用性和灵活性原则、可维护和扩展性原则、安全性和保密性原则、稳定性和高性能原则。

1 项目推进的难度

该公司员工普遍存在文化程度较低、年龄偏大等问题，此次系统又涉及人员众多，为了更好地推进项目，我们采取了以下几点措施。

1．1 需要领导的重视与参与

成立了以总经理为首的项目领导小组，以业务需求和技术需求管理部门负责人为主的项目管理小组，明确项目经理和组员的工作职责。定期召开项目进度会议，让领导真正参与到项目中，为日后的推广工作奠定基础。

1．2 需要业务部门的配合和支持

明确OA系统业务，需求管理部门(根据项目推进的顺序，一期主要是总经办、党办和行政部;二期是人事部和财务部)，技术需求管理部门是科技管理部。在项目启动前，科技管理部相关人员已对这些需求管理部门进行了内部的流程调研，帮助他们梳理和优化业务流程。一是便于科技管理部在项目招投标时，选到更适合该公司的产品，二是待OA软件供应商进场调研的时候，相关需求部门能快速、系统地完成数据整理工作，如组织结构、业务流程、文档资料等。

1．3 让更多人认识到OA系统带来的便利性

OA系统中新增加了全公司的通讯录、个人工资福利费用查询及汇总、一周菜谱等功能。在系统上线前，这些“服务”都是不提供的，而新系统通过这些关系到每个员工切身利益的查询功能，让更多员工开始使用OA系统，从而体会到系统带来的便利。

2 项目阶段性目标的确定

在项目招投标时，就决定采用整体规划、分步实施的方法，将OA项目分三期来完成。

一期主要是完成OA系统基础框架的搭建，部署信息门户、新闻发布、公文流转、个人办公、综合事务管理、知识管理等模块，并在公司总部和2家下属基层单位中进行试点。通过基础功能的实现和若干单位的试运行，让一部分人先熟悉这个系统，也为后期推广到所有基层单位奠定基础。

二期主要是在一期项目基础上深化运用，完善人事管理流程、财务报销流程以及与其他信息系统的集成等功能，并将OA系统推广到所有基层单位。

三期主要是在一二期运用的基础上，根据业务部门提出的优化意见进行修改。

3 项目培训管理

OA系统的实施中一个很重要的工作就是用户培训。必须建立一套完善的培训体系，从管理维护和普通应用两个层次，从支撑平台和OA系统本身两个方面进行全面培训。通过培训，切实建立起系统运行所需要的维护人员和普通用户队伍。

3．1 按角色、分阶段培训

根据不同的岗位性质和运用程度，培训对象主要分OA系统管理员、关键用户(需求管理部门的员工及使用较为频繁的员工)、领导用户、普通用户四类。按实际的操作场景演示和讲解，尤其是对系统管理员和关键用户实行多次培训，逐步深入的方式，使用户更容易理解和接收。

3．2 培训形式多元化

OA系统的培训不再局限于听讲座和发放书面培训资料，还在系统中开辟了培训资料下载专区，增加了视频录像和操作场景模拟案例，更便于用户自行学习。另外，还鼓励系统管理员对普通用户进行培训，目前培训工作已全部由该公司人员独立完成。通过这种形式的培训，发现公司人员讲解的内容更贴近用户实际操作，还确保了培训时间的灵活性。同时，通过培训也促进了系统管理员对系统和业务需求的再认识。

3．3 培训的组织

培训不是单一地由某一部门发起，而是通过项目管理小组来组织。例如要举办一场公文管理相关业务的关键用户培训，业务需求部门(总经办和党办)、技术需求部门(科技管理部)会联合发会议通知，确保各个管理条线的员工都能参加，保证了培训的组织力度。

4 移动办公和即时通信功能

OA系统中领导的使用范围广、频率高，但领导经常面临外出开会或出差等问题，所以移动办公和即时通信也是我们系统建设中需解决的一个问题。

OA系统支持苹果IOS、ANDROID等主流客户端应用，支持公司区域以外的PC及手机客户端在广域网通过SSL VPN方式登入OA系统。

具有企业级即时通信软件，该软件除了基本的即时通信功能外，还能与OA系统主要的功能模块集成，即用户日常只需要登录即时通信软件亦可以完成OA的主要工作事项，如流程的发起、审批，新闻公告的查看、发布等。

5 与其他信息系统的集成

公司目前有十多个信息系统，很多员工面临着每天要在多个信息系统中来回切换，处理工作的窘境。OA系统的建设目标不光是解决业务流程的电子化，也希望全面整合企业的人、财、物、信息等各大系统资源，并将其全部集中在一个统一的平台上，方便员工对各类信息的查找和处理。

5．1 与人事系统的数据共享

人事系统应该是与OA系统交互最频繁的系统。组织结构信息、员工信息都来源于人事系统。我们采用了每日一次的自动同步更新方式，一旦有新员工入职、老员工部门岗位变动或离职，OA系统会自动触发工作流，通知系统管理员，同时在OA系统中会将人员状态进行变化。另外，OA系统也提供员工自助修改家庭信息、联系方式等字段，方便了人事系统数据采集及更新。

5．2 与财务系统的集成

提供员工自助查询的功能(包括税后收入、五金查询等)，系统会自动调用财务系统薪酬模块接口提供的数据。另外费用申请流程的相关数据也会同步到OA与财务系统的中间表中，为财务系统的记账凭证提供依据。

5．3 与物资系统的集成

OA系统将物资系统的待处理事项以数据库视图的方式同步过来，用户可以轻松地在OA系统中获取物资系统中的待处理事项，并可以点击某一条记录，跳转到物资系统中，免去了2次登录的麻烦，实现了在OA系统里进行其他信息系统的任务审批。今后，还会将有条件的业务系统陆续集成到OA系统中。

5．4 与AD域的集成

OA系统登入采用了AD域认证方式，实现了员工的单点登录。

5．5 与邮件和短信的集成

OA系统集成了公司原有的EXCHANGE邮件系统，做到新邮件即时提醒功能。OA系统的很多流程也支持发送手机短信和邮件的功能，真正做到了OA、邮件、短信三者的无缝连接。

6 新老系统对接的问题

此次项目实施中还遇到了新老系统对接的问题。老系统主要是为公司信息发布提供了平台，虽然功能简单，但也已经使用了4～5年。

6．1 功能方面

调研时，以老系统为原型，听取多方意见，保留老系统中大家一致认可的功能，尽可能保持大家的操作习惯。

6．2 历史数据的处理

由于新老系统的数据结构不同，很难将老系统的数据直接导入新系统。从内容上分析，老系统数据基本都是一些以发布新闻、通知公告为主的内容，具有一定的时效性。最后决定老系统数据不迁移到新系统，而是采用新老系统并轨的方式。新系统上线后，老系统不再录入新的数据，只能查询历史数据。对于特别重要且长效性的数据，整理后，统一由数据库管理员一并导入到新系统中。

7 做具有“软件开发”能力的甲方

对于软件开发的委托方经常会面临项目进度拖后但束手无策的窘境，很大方面的原因是受到了供应商的制约。此次项目该公司的技术小组，不再简单地起到软件供应商和业务需求部门之间信息传递的作用，而是承担更多的工作，从前期的需求调研、系统搭建到后期的系统测试，都是以公司技术小组为主，软件供应商为辅的模式。虽然前期花了大量的时间培训技术小组成员，但项目实施中已经能自主完成系统的搭建和测试工作，为日后的维护工作奠定基础。

此次项目技术小组共3人成员。其中1人为项目经理，其职责是把握项目进度，评估需求的合理性和可操作性，协调各部门的资源;1人为技术负责，其职责是解决其他信息系统与OA集成中遇到的各种问题，负责服务器运行情况，负责数据安全等;1人为搭建实施负责，其职责是系统搭建和测试。

8 总结

以上七个方面的问题，是市北自来水公司OA项目实施中所遇到的核心问题，以及对解决问题做的初步探索。随着OA系统在整个集团内部的推广应用，已实现了工作流、信息发布和知识共享的全面整合，加快了信息流通，规范了办公流程，提高了办公效率，从而有效降低办公成本，为员工提供了一个开放的信息化办公平台。

［1］张锐昕．办公自动化概论［M］．北京:清华大学出版社，2012．