企业采购风险及防范

赵卫肃|文

企业必须提高对采购风险的认识，加强对风险的管理和控制，才能确保企业产品质量和预期经济效益的实现。

采购作为企业经营的一个核心环节，其基本使命是以尽可能低的价格，获得完全符合企业生产经营所需的设备、物资材料、施工和服务。受诸多因素影响，企业在采购计划制订、计划审批、供应商选择、价格咨询、采购招标等各个环节都存在不同风险。

风险防范的主要对策

企业采购风险防范贯穿于整个采购过程，包括采购计划、决策、招标、合同评审、订单处理、验收入库，直到发料使用为止的全过程风险管理。但当前大部分企业采购管理比较薄弱，面临采购成本居高不下，质量不稳定，资金占用有增无减等问题，急需加强采购风险规避和防范。

1.建立有效的采购组织管理机构

为使采购活动正常有序运作，企业需要设立相应的采购组织管理机构。纵向上由企业经营者直接或管理层授权高层管理人员负责采购活动，由采购、生产、技术、质量和财务等专业人员组成的企业采购小组，作为企业采购活动最高机构开展日常采购活动管理工作。横向上设立采购部门，接受生产、技术、质量、财务等横向联系部门的监督管理，并授权这些机构对采购业务有关计划、技术、质量、结算等问题进行质疑、调查和监控。

2.加强对采购人员培训和教育

通过对员工尤其是采购业务人员的培训和教育，在提高业务技能的同时，不断增强法律观念，提高职业道德素养，培养团队精神，做到依法办事，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝采购风险。

3.建立和完善基础信息平台

拓宽信息渠道，及时、完整、准确地搜寻和收集各种与风险有关的信息，包括经济政策、物价变动、市场需求、技术、供应渠道变化、业务流程再造，甚至供应商生产成本等，建立基础信息数据库，提升企业物资管理电子信息处理水平，保持企业内部信息流顺畅。

4.建立和实施企业采购内控制度

建立和实施科学规范的采购内部控制制度与程序，不仅可以降低企业物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员并避免外部矛盾。

（1）职责分工与授权批准控制。建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，根据情况对采购业务人员定期进行岗位轮换。建立采购业务授权制度和审核批准制度，并按规定权限和程序办理采购业务。

（2）请购与审批控制。建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门。建立严格的请购审批制度。加强采购业务预算管理。

（3）采购过程控制。建立采购过程管理制度，对供应商选择、采购方式、采购价格、采购质量、采购合同管理控制等做出明确规定，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。

（4）验收控制。由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，及时处理。

（5）采购付款控制。企业采购部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部门依据合同、发票等对付款申请进行复核后，提交企业相关权限的机构或人员进行审批，办理付款。

5.建立与优秀供应商的战略合作关系，形成稳定的供应渠道

企业通过与优秀供应商建立并保持良好的长期合作关系，形成稳定的原材料供应渠道，可降低采购的综合成本。一是对供应商进行初步考察，包括供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等，做出整体评估；二是对所需的产品质量、产量、用户情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流；三是对供应商的产品进行小批量生产、交期方面论证；四是根据合作情况，逐步加大采购力度；五是对合作很好的供应商，深入交流，建立战略合作关系。

6.加强对物资采购绩效考核

建立合同执行管理各个环节的考核制度，并加强检查与考核，把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。

7.健全内部监察审计制度，加强对采购全过程监督审查

内部监察和审计机构作为企业内部独立的监管部门，以客观公正的方法评价企业采购风险，促使企业建立完善的采购活动内部控制制度，降低各项采购成本，使企业采购活动进一步规范化、标准化、程序化。

全过程审查是对采购计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节，重点是对计划制定、合同签订，质量验收和结账付款四个关键控制点的审查。全方位审查是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。

防范采购风险的措施和建议

1.实施集中招标管理、充分发挥规模采购优势

组建招投标管理中心，在重大基建工程率先推行集中招标管理，扩大集中招标范围。集中招标可有利于充分发挥规模优势、降低采购成本；有利于提高设备的标准化、系列化，降低运营成本；有利于选择优秀的供应商，并与其形成长期合作关系；有利于集中监督、规范招标采购行为。

2.加强对供应商的不良行为记录管理

规范供应商不良行为记录管理，防范招标采购风险，对供应商在投标、合同履行和后续服务等过程中，出现违反招标和合同有关规定，对招投标工作或工程质量、进度造成较大影响和严重影响的行为进行记录管理，对有严重不良行为的供应商，视情节轻重程度，结合供应商的重要性、数量和分布情况，停止其投标资格或采取其他处置方式。

3.积极推进合格供应商评价管理

合格供应商评价管理是规范招标采购、降低采购风险的有效方式之一，是目前国际上大型企业通常做法和成功经验。

4.在招标评标制度中，坚持合理低价中标原则

对技术比较复杂的招标项目，采用综合评分法进行评标,最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准的投标推荐为中标候选人。

评标工作中，通常有两种处理方式：一是低于成本价的投标不进入详评；二是根据招标标段的特点及市场情况，分析研究评标基准价计算的合理取样区间。

5.建议探索长期供应商的形成机制，推进与供应商的战略合作

（1）在通用材料、设备供应商较多的领域，通过招标和合同执行，经过优胜劣汰，形成与优秀供应商的长期合作关系，建立互惠互利的价格形成机制，可参照市场价格直接采购或询价采购，降低采购成本、提高采购效率。

（2）对于项目需要分期或连续建设、需求量大、对设备的标准化和系列化要求较高，采用统一型号的设备，能够得到制造商长期技术支持和售后服务，有利于减少备品备件贮备、降低运行维护成本，适合采用长期供应商模式。建议该领域的设备采购，选用行业内前三家大型制造商作为长期供应商，可在此三家内直接询价采购。

（3）在供应商相对较少或独家、市场竞争不充分或地域影响较强的行业领域，有选择性地与核心供应商签订战略合作框架协议。对战略合作伙伴，在招标采购时则同等优先，或经过批准参照市场价格水平直接谈判签订合同。建立互信互惠机制，双方互利共盈，保证工期，降低采购成本。