经济活动分析信息化管理的推广应用

弓玲娣GONG Ling-di

（中铁大桥局集团第一工程有限公司，郑州 450053）

（The 1st Engineering Co.，Ltd.，MBEC，Zhengzhou 450053，China）

0 引言

项目经济活动分析如同个体体检，它基于项目实施全过程进行分析，查找其中的问题，信息技术和新的成本管理方法的应用，为经济活动分析提供了创新途径，恰如信息技术催生第三次工业革命，成本管理信息化已成为现代企业管理进程中一个不可逆转的发展趋势。目前公司绝大部分工程都使用了成本管理信息化系统，如武汉鹦鹉洲长江大桥、蒙西华中铁路洞庭湖长江大桥、渝黔铁路土建1标、成贵铁路CGZQSG－5 标、兰州中川铁路、郑焦城际黄河桥、郑东新区龙子湖区望龙西桥、宜昌庙嘴长江大桥、银川滨河黄河大桥、小浪底水利枢纽管理区坝后防汛交通桥等工程项目。该信息化系统将劳务、物资、机械、现场经费四大成本模块横向整合，打破了各模块互补对接的格局，使之纵向形成了一个两级联动机制，同时整合了项目前台操作和终端监控两项内容，使得各信息模块相互制衡，实现对项目的动态监控。成本管理信息化系统在公司经营结构中的应用，使公司经营管理结构由单一的项目盈亏终结考核逐步过渡到对项目成本实施过程进行动态跟踪监控，同时对项目进展超预算的情况进行及时预警，通过数据的阶段性、要素性等可追溯原则尽快锁定管理死角，并参考现实条件尽快整改或清除管理中的弊病，以促进项目成本顺利实施。

1 制定经济活动分析管理模式

构建经济活动管理模式，其一要全面了解经济活动分析工作的组织架构，明确界定领导机构与具体执行部门的权责关系。一般来讲，工程经济部或财务部是经济活动分析的专职部门，具有领导决策权，其他部门配合执行；其二，成本与收入如何归集，须配套完善月度汇总的管理台账，成本归集须提前归集和整理施工建设过程中所发生的一切费用的基础数据，要求数据信息客观真实，其中基础台账和配套数据的归集是成本归集的重点，通常凭经验估值会产生一定量的误差，归集台帐和相关数据信息有利于误差的控制。收入方面须实时关注验工计价及调概索赔事件。在调差索赔阶段，有的项目虽未经业主审核但后期形成收入的可能性较大，计价时也应当将其作为收入项计入成本项，以防收入与成本脱节、账面上巨亏，但现实情况是仅有小额度的亏损，或存在潜在盈利，这会在一定程度上破坏经济活动分析和决策的准确性；第三，制定经济活动分析管理方法及经济活动分析考核细则，各层级应该严格按照经济活动分析管理办法有针对性的开展经济活动分析，以便快速锁定项目管理中的缺陷点及时整改落实。另外，经济活动分析考核须逐项落实，管理者须根据考核结果针对各个缺陷点进行优化调整，落实奖惩措施，真正实现闭环管理。

2 利用现有网络技术进行信息化管理

利用网络科技管理工程项目的成本信息，推行成本管理信息化已成为现代施工企业成本管理工作的一个不可逆转的发展趋势。在西方发达国家，已有70%的现代施工企业已实现了成本管理信息化。将网络信息技术纳入项目施工管理全过程（从前期准备、设计、施工到竣工结算、库存管理、质量监控、合同管理等各个环节），不仅能提高办公自动化水平，同时可以有效管控施工成本，扩大利润空间。应用材料采购比价系统及材料领用系统来控制采购成本和物料支出，从而进一步减少成本支出。同时参考内部定额及财务系统编制成本目标计划，确保各环节的成本管理活动有据可循，也有助于对成本耗用进行跟踪统计，为后期核算提供客观依据。另一方面，成本管理部门也能够基于实际成本与目标计划作对比，深入分析成本变动的原因，以期针对性的探寻控制成本的方法途径，为经营决策提供依据。

3 信息化管理的前期准备

3.1 做好项目成本预测 工程管理应该依据实际生产工艺和管理流程，逐步开展施工建设信息化管理工作、对工程项目管理系统各模块模型进行跟踪设计，使其实现数据上下一体、业务相互集成、覆盖三级应用的管理系统，全面搜集成本，为工程项目成本预测提供客观依据。

3.2 确保信息准确，加快信息传递速度 一是要优化整合系统资源，集成导通系统功能，减少不同系统中交叉重复性工作。二是要规范管理系统应用，提高系统的实用性、准确性，使得各业务部门信息化基础工作落到实处，系统应用效果不打折扣。三是有效利用系统功能，结合生产管理实际，开发工作计划查询功能，确保管理闭环，确保信息实时传递。

3.3 统一信息内容 信息传递过程中不一致的信息描述直接导致信息失真。“一千个读者有一千个哈姆雷特”，有时相同的成本信息，通过不同个体的描述也有可能呈现不同的形态。信息传递过程中，各个节点的工作人员会转变信息的格式、内容以便本部门使用，这既不利于下一节点对信息的理解和运用，最终即使是同一信息也会出现不同的表达形式。鉴于此，企业应该进一步规范信息传递的途径、形式和内容，从源头防控信息失真风险。

3.4 确定系统评价标准 通常来讲，系统波动幅度越小越稳定。但目前对于系统的波动业界尚未给出定论，须在建立管理体系时进行具体探讨。

4 信息化管理的应用

4.1 规范数据统计 将项目的成本费用分类、分细。比如：人工费用、材料费用、机械租赁费用、技术措施费用、组织措施费用、日常办公管理费用。

4.2 规范管理流程 通过规范化的数据报表，达到实时动态查询、整理、分析，辅助企业的管理制度，将企业已经规范的一些科学的项目成本管理流程固化下来，使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效，加强了成本管理中的约束（如限额领料），减少人为控制和“拍脑袋”的管理行为，同时堵塞了管理上的漏洞。

4.3 科学化的决策 成本信息化管理系统建立了统计报表模板、指标体系和工作台帐。统计的主要对象就是成本信息，决策层主要根据跟踪统计的数据信息科学决策，并在决策中突出重点、注重衔接，增强针对性和可操作性，科学合理安排好下一阶段的具体工作，继而通过领导牵头、部门负责、协调联络、督查问责等工作机制，确保重点环节的工作重点推进，将成本管理工作做深、做细、做实，努力以创新性思路和对策建议以及工作推进的实际成效，为促进成本科学决策、决策落实发挥应有作用。

5 信息化管理的优势

5.1 及时、真实反映成本，真正实现动态成本归集 施工项目是逐期进行的，成本控制须确立动态监控的成本管理理念，坚持以过程控制为主。因为前期准备阶段加强成本控制仅仅是遵循决策要求、施工组织设计确立目标成本和配套的成本计划，并将其作为成本管理的具体实施方案。而竣工结算环节的成本控制，成本盈亏已是大势所趋，要纠正偏差也为时已晚。因此针对结构、基础、装饰等重要节点进行成本控制无疑是提高成本管理实效性、防止差错的有效策略。

5.2 过程计划控制，实现目标管理 计划是加强管理的源头，是进行全过程绩效考评的衡量基准。因此，根据项目的特点，编制详细、能够指导具体施工过程的一套施工计划，通过经济活动分析及同业对标管理，要将公司各项专业会议工作部署，贯穿于各项专业工作中，保证综合计划执行的严肃性，加强同业对标工作，强化过程管控和诊断分析。公司在信息化与工业化融合发展方针的指导下，秉承“先想一步，先干一步，领先一步”的新时期企业精神，将信息技术融入工程成本管理全过程，将信息化理念渗透到工程项目经营管理的各个方面，全面支撑了工程项目的精细化管理，向管理信息化要发展质量和效益，管理信息化提升各项工作有序推进、初显成效，孕育出管理升级、生产优化、风险防控的成果，推进了企业经济效益的最大化。

5.3 优化业务流程，建立项目业务工作平台 现阶段的施工项目管理工作基本是各个部门或各个环节“画地为牢”，表面上显得分工明确，规范有序，但却反映出各部门或各环节工作相互脱节的现实。成本管理信息化系统的建立与应用，恰恰以规则的形式将工程项目成本管理的各项工作流程具化到系统中的各个节点，收集实时数据，建立操作指标体系。成本管理系统中操作管理模块与实时数据库集成，打通了各环节的业务流程，建立起一个综合化的业务工作平台，提升了工程信息获取和传递频率，为领导决策赢得提供了客观依据。

5.4 收支两线结合，盈亏对比分析 成本管理信息化系统中的工作分解结构，能够系统的整合计划与实际成本运作流程中的单据，同时可以结合中标预算（当前部分工程已经采用工程量清单）共同构成一套相对完善的成本运作体系。成本管理信息化系统将中标预算逐项落实到与之对应的成本节点后，项目部就可以方便的得到收入计划；工程实际完成情况录入系统后，项目部还可以清楚的看到实际成本跟收入之间的对比关系，这一经济对比关系是项目经营决策活动的重要参数。

综上所述，在项目成本管理及经济活动分析中，信息系统的推广使用能有效降低信息失真的程度，极大地提升项目管理水平。企业应该“树信心，转观念、强管理、重效益”，准确把握经济活动分析中“明规则、控过程、优结果、强沟通”的工作方法，进一步提高对信息化的认识，将信息化工作当作“一把手”工程抓好抓实，加强信息化系统的应用和安全管理，从而进一步提升经营管理水平，促进企业实现可持续发展。

[1]陈新环编著.经济活动分析规范操作[M].中国时代经济出版社,2005.

[2]周建群.中小企业信息化建设研究[J].赤峰学院学报(自然科学版),2008(11).

[3]于敏.加强企业经济活动分析提升企业经营效能[J].新疆有色金属,2011(03).