落实单位内部控制规范做好高校设备管理工作

2014-04-10赵志强董君枫

实验技术与管理 2014年12期

赵志强，吴兵，董君枫

（首都医科大学设备与实验室管理处，北京 100069）

在总结我国行政事业单位内部控制建设经验的基础上，国家于2014年1月1日起在所有的行政事业单位施行《行政事业单位内部控制规范（试行）》［1］，进一步规范和引导我国行政事业单位内部控制体系建设。该规范对于深化我国正在进行的行政事业单位改革，提高管理服务效益，将起到极大的促进作用，同时也为行政事业单位内部管理机制建设提供了强有力的政策支持和制度保障。

该规范对于作为事业单位重要组成部分的高校，加强预算管理、优化资源配置、提高资金使用效率等方面提出了新的要求，也对提高高校内部管理水平、规范内部控制制度、加强廉政风险防控机制建设等都具有十分重要的意义［2］。

我校设备管理部门在内控机制建设方面工作起步较早，已经进行了许多有益的探索与尝试。“监督工作中有我，我在监督中工作”［3］的工作理念已经形成，并已覆盖于业务工作全口径、贯穿于业务工作全过程。

1 应用信息管理平台，实现痕迹化管理，全过程监督

学校设备管理采取了许多控制措施，在主要职能中建立试剂耗材管理平台、低值物资领用管理平台、设备购置管理平台、平台组项目申报管理平台、资产账务管理平台、实验室管理平台、设备维修管理平台并陆续投入使用，逐步实现了全处所有工作职能的网络管理、逐级审核、实时记录、分级查询、分类汇总和信息追溯。工作信息的实施共享，极大地提高了工作效率，提升了工作效果，体现了管理效益。

在上述7个工作信息化管理平台中实现了采购节点、资金支付、物资设备的实时定位、过程追踪、数据统计和节点报表等功能，节省了人力资源、物力资源和时间资源，提高了物资管理效率［4］。各信息管理平台执行信息内部公开，及时准确地提供了物品采购、使用情况的数据信息，提高了学校管理服务的效率与效益，为学校教学科研工作的开展提供了强有力的技术支撑和条件保障。

针对试剂耗材购置、使用及管理的特点，动态的网络管理平台将每一个项目的每一笔经费支出都清晰地记录下来，项目负责人可随时掌握经费执行情况，因而可提高经费使用的合理性，有效避免因为追求支付进度而盲目购置的现象。另外，学校职能管理人员将年度内各经费购置试剂、耗材的品种、数量、价格、供应商等信息在校园网上公布，可以强化对试剂耗材的过程监管，实现对购置经费的规范化、科学化管理［4］。

通过设备采购管理平台，各设备使用人员、项目负责人和职能部门相关人员都可以上网浏览或查询采购信息，了解采购项目的执行状态；历史数据为采购过程提供价格、已有设备数量等参照功能。统计分析功能可以根据用户权限的不同对数据库相应数据进行查询和统计，并生成反映不同需求的统计报表［5］。信息化的管理平台注重细节和实际应用，例如：自动检验分包内中标金额总额与分包中标金额相等，否则显示错误等细节；在每个模块内部设计了针对性强的查询功能，力图对设备采购的各个环节进行高速有效地管理。同时也能为学校节约管理成本，实现设备采购和管理环节的有序、高效、安全运转［6］。

2 确立工作流程标准，强化复核环节，形成工作闭环

业务工作程序标准控制，形成标准化业务处理流程。只有严格按照工作流程执行，才能确保内部控制能够真正深入到日常工作中去。对学校设备管理的每项业务活动，按申报、审批、执行、验收和复核5个步骤建立标准化业务处理程序［7］，并强化复核环节。

基于标准化的流程管理手段，使得物资管理的每个工作节点和每个工作环节都得以在网络管理平台中体现，换而言之，物资设备项目支出的真实性、及时性、必要性也都因为系统管理平台的设计得以充分的体现。经费负责人可以及时了解项目的进展过程，及时发现合同执行、资金结算等环节出现的各种问题，减少因供货不及时或经费问题对学校教学科研的影响。

基于全流程的标准化工作管理平台设计，清晰地界定了时间责任，有效地避免了工作环节之间的相互推诿，提升购置项目执行效率。信息化的管理服务平台完善了物资采购、验收、出入库管理［8］等各环节的标准化管理机制，扩大了对各管理环节的监督力度和监督范围，在完善部门内控机制建设的同时有效避免随意行为，积极创建规范、廉洁的管理服务工作环境。

严格建立并完善了工作数据月报平衡表制度。各个工作节点、各个工作环节将当月工作数据统计、汇总、上报，进入平衡表管理，形成工作闭环复核程序。对数据信息进行准确的细节分析和综合判断，工作数据异常，即可实时反映，以便在最短的时间内发现问题，及时处理与纠正，避免管理漏洞和工作死角［9］。做到严格按照预算批复和项目明细清单，组织政府采购业务工作；严格按照法律法规和上级文件，组织实施政府采购活动；严格合同履约管理，认真执行验收程序；严格按照相关规定保存政府采购业务相关档案。这“四严”是使内部控制成为设备管理工作中的必不可少的一个要素，将各个工作流程融合在一起，最终达到建立一个流程标准、制约性强的内部控制体系［10］。

3 实现不相容岗位分离，合理设置岗位，形成有效监督

在完善内部控制过程中需要保证不同岗位的制约平衡，需要保证岗位的权责对等，需要规范和完善规章制度建设［11-12］。

实现不相容岗位分离，合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，实现相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制。对学校内部不相容的职务进行分离，通过明确的岗位划分实现有效的内部控制［1］。

我们在工作内容上实现资金、账、物分离，出库、入库分离，预算与执行分离，验收与执行分离，购置与管理分离。岗位设置上分工明确，设备管理办公室负责购置执行，资产管理办公室负责验收、账、物管理，确认复核后，设备管理办公室按照资产管理办公室的意见再进行资金结算。人员安排上做到设备管理办公室与资产管理办公室主管处领导分离，资产账务管理人员与实物库房管理人员分离，购置工作人员与验收工作人员分离。

在实现分离控制的同时也要考虑成本效益原则。单位内部控制人员、层次增加，单位内部问题出现的可能性会减少，控制效果会好一些，但控制成本会相应加大。所以在实际工作中不能过于追求单位内部控制的层次和人员，要以高效、实用为出发点，根据单位的工作实际，有重点地、合理地设置内控层次和人员岗位，明确各个层次的职责权限，强化各相应层次的责任，才能提高单位内部控制的有用性和效率性。

4 审计监察工作前置，全程参与，全程监督

审计监察是对内部控制执行情况的一种十分有效的监督形式，是对内部控制的再控制。在当前的内部控制体系中，内部控制的审计监察职能已经不仅仅局限在事后角色，为了适应新形势新情况，它已经发展成为事前研判、事中监督、事后反馈的全方位参与功能。因此，对于设备管理部门内部控制体系而言，内部控制的审计监察职能也将起着举足轻重的作用。工作中，我们采取审计监察提前介入，变事后检查纠正为事前规范执行。大型仪器设备选型论证、参数论证、进口论证、供应商遴选、招投标，均采取设备处组织实施、专家组意见决定、审计监察全程监督的模式开展工作。

我们从“预警、监督、检查”3个层面对工作进行递进式控制。“预警”是内部控制的首要环节，是事前控制，具有告知提醒、避免决策失误的作用；“监督”是事中控制，是对各项工作执行中可能出现的失误和偏差，及时纠正，确保既定的标准工作流程正确有效地实施；“检查”是事后控制，是在相关业务工作完成后，对其实施情况进行总结和评价，提出建设性管理意见。

5 结束语

我校设备管理部门经过不断的工作研究与实践，在内控机制建设方面进行了富有成效的探索与实践。但我们也清楚地认识到内控机制建设是一项长效机制，需要我们不断努力总结、提高和完善。定期地、系统地对内部控制机制的符合性和有效性进行梳理、分析和评价，及时发现薄弱环节及可能存在的问题，提出内部控制机制的改进和优化意见，以便不断完善内部控制机制，推动高校设备管理水平的持续提高。

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［1］财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）［Z］.2012.

［2］杨存田.抓住关键提高政府采购工作水平［J］.实验技术与管理，2005，22（3）：126-129.

［3］赵志强，吴兵.引入监督机制，强化固定资产报废处置管理［J］.实验技术与管理，2010，27（9）：212-213.

［4］王喆.优化高校资产配置的精细化管理方法［J］.实验技术与管理，2013，30（4）：221-223.

［5］黄松.实验设备采购管理平台在医学院校中的应用［J］.中国医学装备，2014（4）：75-77.

［6］吴兵.低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］.实验技术与管理，2012，29（7）：205-208.

［7］毛程连.国有资产管理学［M］.上海：复旦大学出版社，2005.

［8］黄雪丽.内部控制在学校国有资产管理当中的重要作用［J］.现代经济信息，2010（24）：13-14.

［9］刘永泽.我国政府部门内部控制框架体系的构建研究［J］.会计研究，2012（1）：10-19.

［10］张庆龙.政府部门内部控制研究述评与改革建议［J］.会计研究，2011（6）：50-56.