高校仪器设备维修管理的理论与实践

2014-04-10王松堂

实验技术与管理 2014年12期

王松堂

（华南师范大学资产管理处，广东广州 510631）

仪器设备是高校人才培养、科学研究及社会服务的重要物质基础，其技术性能和功能状态直接决定着高校教学科研实验的质量和效果。随着高校仪器设备的数量增多和档次提高，维修维护必然成为了仪器设备管理中的客观需要和重要内容，仪器设备维修的工作任务和质量要求也持续增长。究竟什么是“维修”、如何判断某台仪器设备是否值得维修、维修价格应当如何进行审核和确定、由谁进行仪器设备的维修工作、维修项目应当如何进行审核审批、维修经费如何筹措和保障等，都成为高校仪器设备维修管理中应当重点关注并给予妥善处理和解决的问题。本文结合高校仪器设备维修管理的实践探索，对仪器设备维修的概念内涵、价值判断、价格审核、机构选择、审批程序以及经费保障等几方面内容进行分析和探讨，为高校加强仪器设备维修管理提供借鉴和参考。

1 仪器设备维修的概念内涵

仪器设备的日常维修保养是实验室管理的基本内容。从概念来说，“维修”是指仪器设备某项技术状态劣化或发生故障后，为保持或恢复达到能履行其规定功能原状态而进行的技术活动与相关的管理行动，包括将维修对象缺损的功能恢复的修理活动和将可能造成维修对象功能缺损的因素排除掉的维护活动，但不包括设备所使用的消耗性材料（如试剂、填充材料、电池、打印机的碳粉、硒鼓、纸张、电脑键盘及鼠标等）的补充和更换活动。通过维修活动，改善故障仪器设备的技术性能以恢复到正常可用状态，从而发挥设备效能并保证教学科研的有序进行。“维护”是与“维修”相关的一个概念，“维护”指为了让仪器设备能够长期稳定地运行，按预定计划或条件要求采取的技术措施，包括防尘、防潮、防霉、保温、调试、校验、标定等，目的在于防止设备性能劣化或降低设备失效的概率［1-2］。

仪器设备都有一定的使用期限，加上设备技术水平、使用频率、零部件运转磨损、使用者操作技能和日常维护等因素影响，不可避免地会导致仪器设备在使用过程中出现各种各样的故障和损坏。因此，如何加强仪器设备维护维修工作，最大限度地保持仪器设备处于正常可用状态，有效地提高仪器设备的完好率、利用率，已经成为提高设备管理水平、充分发挥仪器设备效益不可或缺的重要环节，不仅关系到实验的质量和水平，关系到实验室资源的效用提升，还关系到教学、科研与教辅人员的关系和谐。对此，教育部《高等学校仪器设备管理办法》明确要求做好仪器设备的校检维修并且落实每年“不低于购置费6%的运行维修费”。《高等学校基础课教学实验室评估标准》明确要求“仪器设备维修要及时”、“年仪器设备运行及维护费占仪器总值的3%”；《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》也把教学仪器设备修理费的投入作为教学经费使用情况的一个主要观测点，这些都充分说明仪器设备维修在管理中的重要地位［3］。

高校实验仪器设备维修是一项涉及面广、技术要求高、事务成分重的工作，加强仪器设备的日常维护、保养和检查，加强教师和学生仪器设备操作技能培训和使用规范教育，实现仪器设备维修的专业化、规范化、制度化等，有利于延缓、减少甚至避免仪器设备性能退化、故障问题或意外损坏，提升仪器设备的使用效能并延长使用寿命［4］。然而，有的高校往往只重视仪器设备的购置和使用，对于存量仪器设备的维护更新却关注不够投入不足，导致维修管理不到位、维修队伍不健全、维修经费严重短缺等问题，使得实验仪器设备故障不能及时排除，甚至因仪器设备带“病”运行而造成更严重的损坏。

2 仪器设备维修的价值判定

仪器设备维修的价值及其必要性，是进行维修的前提和基础。维修的“价值”，是指某项维修活动所产生的使用效益与维修成本的相对关系。仪器设备的价值主要决定于它的技术功能、购置成本和使用效益，其综合价值随时间推延和功能弱化而日趋下降。仪器设备因故障导致某些功能丧失，需要花费人力、物力、财力来进行修复，花钱越少，修复的功能越多，使用效益越大，维修价值就越高，反之则维修价值越低。对于贵重仪器来说，如果要定量计算某台仪器设备的维修价值，可以运用价值工程或价值分析的量化方法［5］，从设备功能、购置成本、折旧后的剩余价值等几个方面入手进行定量计算，从而衡量维修价值，达到物尽其用、避免浪费的目的。从维修管理的实践操作来看，仪器设备的维修价值可以从使用年限、维修价格、损毁零部件、修复后的应用效能等几个方面来概要衡量。即，仪器设备维修的价值审核一般应当符合几方面要求：一是使用时间未超出原生产厂家的设计（或建议）使用寿命或国家规定的使用年限，对于没有设计使用寿命或年限规定的，一般可以参照同类同种或同行业平均使用寿命来衡量；二是维修零配件的重要程度及其获取难易程度，即损毁部分或拟更换零配件是否属于设备的核心功能部件，所需维修或更换的部件厂家未停产或有替代产品；三是维修价格合理，当次维修价格、历次维修费用不超过原始购置成本（含增值部分）的一定比例或不超过目前市场功能相似、相近或相同产品购置成本的一定比例；四是修复后的使用需求，即拟维修设备修复后还能继续满足教学、科研等使用且确实有使用需求。经审核确认已无维修价值的故障设备，不再进行维修，而是应当申请报废处理［1］。

3 仪器设备维修的价格审核

设备维修价格，也称“设备维修费”，一般指完成仪器设备修理所需要的费用，是维修管理的重点和难点。设备维修价既受经济状况、生活水平、税收等因素影响，也受维修企业的管理状况、技术水平、职工素质等因素影响，还受所修设备的新旧程度、损坏程度等影响，因此设备维修的市场价格往往难以确定。从计价方式来看，设备维修价格主要有3种：一是计件（或计项）价格，多用于设备故障比较清晰明确、原材料消耗比较简单、维修难度比较均衡或以手工维修为主的维修项目；二是计时价格，多用于仪器设备比较笨重、修配工艺比较复杂、消耗工时难以确定的维修项目；三是程度价格，主要用于仪器设备损毁程度差异比较大、可修复程度弹性空间大且用户要求个性化比较强的维修项目。从高校仪器设备维修现状看，通用设备维修、常规设备维修、专业维修企业或机构采用计件价格比较普遍，而专用设备维修、贵重仪器设备维修、原厂维修等采用计时价格会比较多［1，3］。

无论计件价格、计时价格还是程度价格，维修费用的构成主要包括3个部分：一是维修活动所使用的消耗性物资的费用支出，包括原辅材料、能源动力等消耗性费用，以及工具器材等相关资产的折旧费用；二是修理者的劳动报酬，即工资性费用支出；三是维修的利润、税金等，即修理者为社会所创造的价值。由于这种分析方式涉及到维修的成本、利润等商业秘密，因而往往多用于维修服务提供方进行成本分析时使用。因此，维修价格常常是综合消耗性物资、劳动报酬、税收利润等几个组成部分，采用基础价格加浮动价格的方式来确定。其中，基础价格指拟维修仪器设备购置原值的一定比例、所更换零配件市场价格或者消耗性材料的平均成本等，如根据仪器设备的购置原值的一定比例（如5%）或价格区间分档设定，浮动幅度则根据维修项目的购置原值、难易程度、技术水平、素质需求、检修速度等来设定和调节。对同时维修2种以上（含2种）故障的，按其各项目的基础价格和浮动幅度进行收费和累加。当然，这种基础价格加浮动幅度的定价方式，虽然建立了一个比较衡量、波动调节的价格标准，但也仍然是一种经验化的评估，不能说就完全是科学、合理的定价方式［6-7］。

随着维修服务的商品化和市场化，除了通过分析其构成或参考其购置原值来确定定价方式和维修价格外，必须充分运用“由市场形成价格的机制”［8］，即由维修服务双方遵循公平、合法和诚信的原则，通过广泛的市场调研和纵向、横向的对照比较，或者采取公开招标以及反向竞价等方式，依据维修成本、供求状况并通过市场竞争形成维修供需双方都认可和接受的合理价格［9］。对于单次、单项或同批维修总价格比较高的，还有必要提交审计机构或部门进行审计。此外，地区性的行业协会常常会根据政策法规和市场调查，对地区市场价格的构成进行归纳分析，制定维修质量标准及质量保证规程，摸索出地区维修行业的平均利润率，形成地区市场价格通行的计算公式，测定地区维修市场的价格总水平，并以行规会约的形式使其逐渐规范化，因而行业协会在价格形成和确定中也扮演了一个重要角色。

4 仪器设备维修的机构选择

随着高校仪器设备种类规模数量越来越多、规格型号越来越杂，任何维修机构及技术人员都已经不可能做到仪器设备件件精通、故障问题样样能修，在技术壁垒、人手紧缺、经费有限的情况下，单纯采取某种方式必然难以满足高校仪器设备维修的实际需要。根据仪器设备的品种数量、技术水平和维修条件，高校仪器设备维修方式主要分为原厂维修、外包维修和自主维修等3种方式［3-4，10-11］。

（1）原厂维修。对于专业性强、技术精密、台件数少的贵重仪器设备以及仍然处于维保期内的仪器设备，如电镜、核磁共振仪等，必须经过原生产厂家的专业培训、运用原生产厂家的零配件以及借助配套的检测维修设备设施，方能进行此类仪器的维修工作，因而更适合由原生产厂家进行维修，并通过延长维修期限或者同生产厂家签订有偿的维修合同等方式获得维修服务，但这种维修方式受厂家影响比较大，成本往往比较昂贵。

（2）外包维修。对于专业性强的大型工程机械设备，或对价值较低、批量较大、技术比较复杂的常规或通用设备，如空调、复印机、打印机、多媒体设备等，或者已经超过了设备保修期限而原生产厂家不愿维修，或者高校使用保管人及所在单位不具备维修能力，这类仪器设备的维修工作不但要求具有较强的专业知识、修理技术和实践经验，还必须有专门的维修设备才能实施维修，因而更适合以协议方式外包给专门维修机构进行维修，外包方式有整体承包、计件承包等多种方式，承包周期一般以2—3年为宜。协议维修机构或单位一般根据技术实力、维修质量、经费预算、后期服务等进行比较和衡量，最终选择质量信誉高、技术实力强、售后服务好的维修机构，并签订内容尽可能详尽周全的维修合同。

（3）自主维修。对于原理、功能、结构相对简单、故障问题比较常见或维修难度比较低的常规、通用类仪器设备，如计算机、离心机、培养箱等，或者已经超过了保修期限、原生产厂家已经停产、不愿维修、报价过高，以及使用或管理人、所在单位及校内机构和个人具备维修能力，且在能获得原生产厂家零配件及替代品的前提下，其维修工作可以由实验技术或管理人员进行维修，或者通过建立维修中心或小组来进行维修，或者组织有专业特长的学生以勤工助学、实践训练的方式来进行维修。当然，学校的机构设置及人事编制一般不允许设置过多的专业维修人员［2，6，12］。

5 仪器设备维修的审批程序

审批程序是为审核批准某项维修任务而预先编制的操作步骤或执行方案，是仪器设备管理工作制度化、规范化的具体要求。为有效开展仪器设备的维修活动，必须明确仪器设备维修的管理机构、制度和角色，制定清晰明确的工作程序并严格按程序进行申报、审批和执行。从角色或关系来看，高校仪器设备维修一般实行学校资产管理处（或实验与设备处）、院系实验室、维修机构（或维修中心）等三级或三角的维修关系和管理模式，由院系实验室进行维修申报、学校资产处进行审核批复、维修机构负责实施维修，从而有效地推进仪器设备的维修工作。

维修项目的审批程序一般包括：一是遇到设备疑似发生故障时，由使用人或保管人初步进行核查确认，通知设备原生产厂家或维修机构；二是由原生产厂家或维修机构对疑似故障设备进行检查、确认和诊断，并针对故障问题提出维修方案或维修建议；三是由设备使用或保管人对维修价值进行初步审核后填报维修申请材料，列明待维修设备的各项基本信息以及维修理由、方案、费用等，经所在单位审核批准后报学校职能部门；四是由职能部门对维修申报项目进行审核，并对预算经费、维修厂家、使用情况等资料进行整理汇总以备审查和评议，维修价格较高或按规定应当进行审计的项目还必须进行审计，同时所有维修项目都应当符合政府采购的法规要求；五是维修项目经审批同意后，由仪器设备管理单位协同维修机构实施维修；六是维修项目结束后，由管理部门、设备使用单位和维修厂家等相关人员进行验收，确认设备功能是否已经修复并能否正常使用；七是维修项目验收合格后，使用单位应及时进行维修费用结算，并按学校财务管理规定及时办理经费支付手续［4，6，9］。

对于一般性、经常性、确定性的维修项目，或者在用仪器设备损坏必须紧急抢修，且维修价格较低、维修数量比较少、有确定的维修机构，由设备管理单位及人员在口头报告所在单位及职能部门并获得同意后，直接联系协议维修机构进行检查和维修。

6 仪器设备维修的经费来源

经费是做好维修工作的基本保障。从来源渠道看，高校维修经费的来源渠道或解决方式，主要有几个方面：一是由学校年度经费预算安排，即从学校经费中按照仪器设备规模的一定比例划拨经费，实行定额包干或实修实报；二是由所在单位、个人或团队解决，包括在科研经费中收取一定比例的仪器设备使用费、由某个或某些科研项目全额支付或者由学院自筹解决；三是在仪器设备开放共享或技术服务等收费中，按一定比例划拨部分收入作为维修经费；四是从仪器设备的购置经费中划拨一定比例经费作为仪器设备的维修费，逐年积累、滚动使用；五是仪器设备报废处置的回收残值，纳入实验室仪器设备的维修费［4，9，13-14］。从使用范围看，维修经费主要用于仪器设备的零（配）件购置费、检测维修费和维修人员补助；从支付方向看，一般可以分为行政、教学、科研和其他，按照设备购置经费来源和使用情况综合决定；从支付额度看，应当根据拟修仪器设备的类型、开放程度、机时利用率、日常维护以及故障情况、经费预算、维修价值等情况，确定是否从支付以及支付比例，对于未达到利用率及开放程度要求的维修项目，采取学校、院系各处分担部分维修费用的模式，如学校60%、院系40%等不同比例，以强化院系的维修责任并促进仪器设备开放共享。设立设备维修基金并多渠道筹集资金，使仪器设备维修有了一个稳定、可靠的经费来源，有利于保障仪器设备的及时修复和正常运行，改变过去重买不重用、重买不重修的倾向，解决仪器设备因无钱维修而带病运行及闲置浪费的问题。设备维修经费应当统一管理、专款专用。

7 结束语

根据学校仪器设备的规模扩大和老化旧损而带来的维修需要，我们总结了学校多年来维修管理实践操作的成败得失，广泛调研收集了学校各单位、师生等各方面意见建议，并借鉴了兄弟院校的成功做法和经验教训，对学校维修管理的制度规定及其实施效果进行了分析评估，修订和完善了学校的维修管理制度，对一些实践操作中的具体做法给予理性反思并提升为制度化成果，从而进一步规范了学校仪器设备维修管理工作。维修管理的规范和提升，主要表现在：一是在范围界定上，坚持将故障修复与耗材更换、教学设备与科研设备、全日制与非全日制等类别分开，厘清了维修概念和管理边界，明确了维修的经费来源和支付范围；二是价值判断上，坚持以某台套仪器设备的单次维修价格不超过原购置总值的30%、历次维修总价不超过原购置总值的50%或者当次维修总价不超过同种同类同功能仪器设备现行市场价格的50%作为判断条件，从而以具体的数量标准判定维修必要性和可行性；三是在价格审核及形成机制方面，坚持以设备购置原值的一定比例（5%～10%）设定基础价格和浮动范围，或者通过政府采购、协商谈判等市场机制形成维修价格，或者由原生产厂家检查报价后双方商谈等方式相结合，既最大限度限定维修价格节约经费，又充分保障维修质量；四是在维修方式和机构选择上，坚持原厂维修、市场化维修、管理或使用人员自主维修相结合，多形式多渠道多途径满足学校维修任务数量大、种类多、程度杂的现实需要并形成协同互补的效果和局面。

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