高校学院行政秘书工作探析

常伟丹

（吉林农业科技学院，吉林 吉林132000）

高校学院行政秘书是辅助高校学院领导进行高校行政工作的关键岗位，是高校学院管理层级最基础的工作人员，由于高校学院行政秘书负责内外的沟通和联系，上下层级的下达和上传，左右的协同和调整，是非常重要、不可或缺的特殊群体。

1 高校学院行政秘书工作的基本特点

高校学院行政秘书工作给外界以点多面广的共识，文档、接待、人士、经费、财务、安全、宣传、后勤等高校学院各方面行政性工作都需要行政秘书积极地参与，这样才能利用高校学院行政秘书专业的优势，使高校学院行政工作得到规范化和科学化。

1.1 高校学院行政秘书工作的辅助性

高校学院行政秘书工作应在学院和各级管理者的领导下有序地开展，高校学院行政秘书本身没有决定权，但是对高校学院行政事务有参谋和权衡的职责。由于高校学院行政秘书熟悉学院的各类资源，懂得高校、教育、行政等各方面政策，能够积极倾听教师与学生的呼声。因此，高校学院行政秘书可以为学院领导和管理者提供建议和计划，成为高校学院领导的助手，这是高校学院行政秘书工作的根本特点。

1.2 高校学院行政秘书工作的技能性

高校学院行政秘书日常工作可以说是包罗万象，教师、学生、学院每天都会出现大量的行政事务性工作，如果不具有高校学院行政秘书的专业特长和能力，则会被繁重的工作压垮。因此，需要高校学院行政秘书具有专业技能，文档处理技能、办公设备操作能力、行政事务常识、后勤支持业务。

1.3 高校学院行政秘书工作的创造性

高校学院行政秘书不只是对日常性工作的简单重复，而是应该在日常工作中发挥个人优势，以主动的态度对高校学院行政秘书工作进行开发和挖潜，通过创造性地开展行政秘书工作，做到对高校学院行政秘书工作新理念的创新和实践，以更为新颖的方式和更为合理的手段处理高校学院行政秘书工作中遇到的各类问题。

2 高校学院行政秘书工作的基本现状

2.1 高校学院行政秘书付出和回报不成正比

高校学院行政秘书工作涉及高校、学院、教师、学生的方方面面，经常出现加班加点的显现，而高校学院一般将政策倾斜于教学和科研，导致高校学院行政秘书长期低于其他工作人员，这造成高校学院行政秘书工作主动性不高。

2.2 高校学院行政秘书被重视程度低

高校学院在行政秘书人员的配备上随意性较大，造成行政秘书队伍结构不合理，同时一些高校学院行政秘书对角色定位模糊、职业发展前景不明，导致高校学院行政秘书较难长期安心、深入工作。

2.3 高校学院行政秘书整体业务素质低

很多高校学院行政秘书未经历过秘书学、教育学、管理学等相关专业的学习，每天忙于日常烦琐事务中，业务学习、技能培训的时间被挤占，相当一部分人专业知识缺乏、业务技能得不到提升，行政秘书队伍的整体业务素质不高。

3 加强高校学院行政秘书工作的措施

3.1 树立高校学院行政秘书工作的服务意识

高校学院行政管理工作的宗旨就是服务于教学，行政秘书的每一项工作都关乎人才培养、科学研究的顺利开展，应树立“以人为本”的现代服务理念，做好服务各级领导、服务广大师生的工作。

3.2 提升高校学院行政秘书的业务水平

要学习基本的政治理论知识，提高思想政治素养和政治敏感度。要学习行政秘书的相关专业知识，掌握基本业务技能。高校学院行政秘书应该了解本校、本院系的专业、学科建设现状及特色，熟记各类基础数据；熟练运用各类办公软件，做好数据、信息处理工作。

3.3 培养高校学院行政秘书的协作精神

要分清事务的轻重缓急，做好统筹安排。做好整体部署和统筹安排，先处理紧急事务，同时又不遗漏常规工作，有条不紊地处理各项工作。要做好工作计划，善于总结和反思。拟定学年度工作计划，对重点、中心工作，要全面规划，做到目标明确，思路清晰；做好上一年度的工作总结，善于发现工作中的规律，反思工作中的不足，为下一年的工作提供可借鉴的经验。

3.4 加强对高校学院行政秘书的人文关怀

高校学院要加强对行政秘书的人文关怀，充分肯定其地位和作用。学校各级领导应主动关心帮助行政秘书，在工作中给予具体的指导和必要的赞扬，在生活中给予热情的关照。建立科学合理的评价机制，提供职务晋升和职称评聘公平环境。制定出一套相对合理的量化考核指标体系，建立科学的激励机制，对于工作业绩突出、业务水平高、责任心强的行政秘书，给予一定的物质奖励和精神激励。

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