中国环境管理干部学院新校区档案馆建设探索

孙杰

（中国环境管理干部学院，河北 秦皇岛 066004）

中国环境管理干部学院始建于1981年，是一所部属成人高校。2000年随着教育体制的改革，成建制地划归河北省管理。2001年开始招收高职高专类学生，以培养环境管理、环境保护、环境工程等相关专业的高素质、高技能、应用型人才为主。随着教育事业的蓬勃发展，学院不断发展壮大，在“十二五”规划中，明确提出了“升本”工作目标，围绕这一目标，全院上下齐心协力都在为实现这一目标而努力工作。新校区建设，是升本工作的重要环节，它关系到学院是否能正常升级为本科院校。而新校区档案馆建设，是新校区建设的重要组成部分，对升本工作也起着至关重要的作用。所以如何用科学的、发展的工作思路，建设好新校区档案馆，是档案人应该思考的问题。笔者结合自身的工作经历，对新校区档案馆的建设思路进行阐述。

1 合理制定建设规划

本科院校档案馆的建设标准不同于专科院校，因而制定科学合理且符合现实的档案馆建设规划至关重要。

1.1 面积要求

中华人民共和国建设部、中华人民共和国发展和改革委员会、中华人民共和国国家档案局于2008年联合下发了《档案馆建设标准》（建标103-2008，2008年7月1日实施），明确规定了各级档案馆的建设标准。档案馆的建设规模应以档案馆的馆藏档案数量为基本分类依据，馆藏档案数量是指现存档案数量和今后30年应进馆档案资料的数量之和，分省级、市级和县级三个等级。根据学校的实际情况（学校的级别、规模、招生情况、现存档案数量等），应参考市级标准建馆。对照这一标准（按市级标准），现馆藏档案约1万卷，按每年1千卷递增计，预留30年则3万卷，共计4万卷。库房（纸质档案库房）使用面积标准为50 m2/万卷，则需要纸质档案库房200 m2。实物档案库房需要100 m2（用于存放各种奖旗、奖状、奖杯、证书、牌匾、题词等）。电子文件库房约20 m2。这320m2分为4间库房，即纸质档案库房2个（每个100 m2），实物档案库房1个（100 m2），电子文件库房1个（20 m2）。对外服务用房包括目录室、借阅室、机房、复印室、整理室等。目录室面积需50m2，借阅室和复印室面积需50 m2，整理室、机房需50 m2。办公室预计3～4人，需2间共50m2（每间25m2）。共计需要建筑面积520 m2，加上交通通道和附属公共设施，约600m2。

1.2 选址要求

（1）应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；（2）应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段；（3）应交通方便、便于利用，高压输电线不得架空穿过馆区。

1.3 总平面布置要求

（1）馆（室）区内道路布置应便于档案的运送、装卸，并应符合消防和疏散要求；（2）馆（室）区内建筑及道路应符合无障碍设计要求；（3）馆（室）的建筑布局应按照功能分区的原则，布置各类用房位置，力求达到功能合理，流程便捷，解决内外相互间的联系与分隔，避免交叉。各部分之间档案传送不应通过露天通道。有温湿度要求的房间应集中或分区集中布置。（4）馆（室）建筑设计应使各类档案及资料保管安全、调阅方便；查阅环境应安静；工作人员应有必要的工作条件。馆区建筑主要用房应具有良好的朝向。（5）档案库应集中布置，自成一区。库区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越库区。库区的平面布局应简单紧凑。库区或库房入口处应设缓冲间，其面积不应小于6m2；当设专用封闭外廊时，可不再设缓冲间。

2 加强基础业务建设和管理

档案馆是保管档案的场所，是进行爱国主义教育的基地，是档案信息服务利用中心。为了更好地发挥档案馆的作用，使档案工作与学院发展同步，按照本科院校档案管理标准，从档案信息化建设、档案制度建设、档案基础业务建设、档案开发利用等方面逐步完善提高。建成文档一体化的数字化档案馆，依托自动化办公系统，形成文件网上传阅、网上归档；建立方便快捷的专项数字信息库和实物档案库；开展校史展览，创建爱国主义教育基地。

2.1 加强档案信息化建设

党的十六大报告中就提出“大力推进信息化”，将信息化列为21世纪前20年经济建设和改革的主要任务之一。党的十八大报告中又明确把“信息化水平大幅提升”纳入全面建成小康社会的目标之一，这充分反映了党中央对信息化建设的高度重视和认识的进一步深化。随着信息技术的快速发展，档案工作也面临着机遇和挑战。加强档案信息化建设，实现档案管理数字化、信息化、网络化，是档案工作的发展趋势。新校区数字校园工程，是办公自动化的一个重要载体。档案工作要以这个载体为依托，开发适合的档案管理信息系统，作为一个分链接，并入数字校园系统，实现文档一体化管理，实现文件网上传阅、网上签发、网络归档。积极开展库存档案的目录数字化和全文数字化工作，争取早日建成数字化档案馆。同时加强信息化人才队伍建设，通过引进人才、加强培训、自学等方式，提高专业人员的素质。

2.2 落实档案制度建设

以《档案法》、《档案法实施办法》为依据，结合学院的实际情况，制定和完善适合本科院校的档案管理规章制度，包括各级岗位职责（学院领导、部门领导、档案管理人员、兼职档案员），并把这一职责纳入各级人员的年度考核范围。与此同时，建立相配套的档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度及归档制度等。在原有归档范围的基础上，制定适合专业方向调整的归档范围。

2.3 夯实基础业务工作

按照《高等学校档案管理办法》 （27号令）要求，科学确定全宗，合理分类、组卷，准确划分归档范围和保管期限，规范案卷书写格式，统一标准，严格要求，装订结实、整齐、美观，做到卷卷合格，件件规范。根据市级档案馆的建设标准，配备必要的设备，如：密集架、计算机、复印机、扫描仪、照相机、吸尘器、去湿机、空调等。

2.4 推进校史展览馆建设

校史展览馆是档案馆建设的重要组成部分，其真实反映学院的发展、建设、历史和成就，是进行爱国主义教育的良好基地。其建设需要大量的档案信息资源，所以从现在起，就要着手做好这项工作。校史展览馆建设的档案信息资源包括实物部分、图片部分、文字部分、电子部分。实物档案的收集，包括：学院的各种标志性建筑、校树、校花、校徽等；各级领导为学院题字、题词；学院的各种奖励证明，如证书、奖状、牌匾、锦旗等；图片部分包括各种大型活动的照片、重要领导来学校视察的照片等；文字部分包括学院在各个重要时期所做的重要决策文件、大事记、校训、校歌等；电子部分包括学院大型活动的录像带，重要领导讲话录音带等。只有全方位、多渠道收集这些档案资料，才能保证校史展览馆建设的完整性、真实性。档案资料的原始性、直观性特点，可以提高爱国主义教育的吸引力和说服力，同时丰富的馆藏可为学院爱国主义教育提供形象的实物资料。档案资源记录了校史校情，储存着丰富的科学文化知识，记录了老一代知识分子为振兴和发展环境教育事业，呕心沥血，奋力拼搏的历史过程，是进行爱国教育、爱校教育的最好范本。

2.5 重视新校区基建档案收集

新校区建设开工前期，产生大量的基建档案，包括新项目开发建设的可行性调研报告、任务书，项目设计规划，图纸，项目开工审批手续，相关技术资料，土地征用批准文件、红线图、拆迁补偿政策及协议，建设前原始地形、地貌、状况图、照片，各种承包合同、招投标文件等，以及开工建设过程中产生的各种合同和相关技术资料等。档案人员应前期介入基建档案的管理工作，一方面加强基建档案的收集管理，一方面要强化基建人员的档案意识，保证前期的档案不遗失，不损坏，不更改，保证档案资料的原始性、完整性、真实性。

升本工作有条不紊，新校区建设紧锣密鼓，要用科学的、发展的工作思路，重视并筹划好新校区档案馆建设，使档案馆充分发挥信息服务利用中心、校史展览馆和爱国主义教育基地的作用。

[1]中华人民共和国建设部，中华人民共和国发展和改革委员会，中华人民共和国国家档案局.103-2008档案馆建设标准[S].2008-07-01.

[2]中华人民共和国教育部，中华人民共和国国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2008-09-01.

[3]王燕.高校档案馆建设的目标定位[J].北京建筑工程学院学报，2009，25（3）：7-10.

[4]黄霄羽，赵传玉.论高校档案馆建设的指导思想[J].档案与建设,2006（1）：20-22.

[5]国家教委.普通高等学校档案管理办法[Z].1989-10-10.

[6]邸家琴.试论高校档案馆的性质、功能与发展定位[J].黑龙江教育：高教研究与评估，2010（5）：45-46.