工程合同履约资料法务管理工作的现状及完善

2014-04-07李旭东

山西建筑 2014年17期

李旭东

(中冶天工集团有限公司西北分公司，山西太原 030008)

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中冶天工集团有限公司是中冶科工集团有限公司下属的大型国有建筑企业，随着建筑、房地产市场开发工作的逐步深入，每个年度均有大量施工工程开建，伴随着建筑工程的施工、竣工，均会产生大量的建筑工程施工合同履约资料，这些履约资料是建筑工程从开工、施工到竣工全过程的真实历史记录，尤其是2013年推行新版施工合同范本以来，公司对履约资料的管理提出了更高的要求，这些履约资料更是公司进行市场开发、竣工结算、诉讼仲裁的重要依据、重要证据。因此从法律事务管理角度来看，建筑工程合同履约资料的管理作为法务管理的一项重要基础工作，不但关系到企业的眼前利益，而且关系到企业以后的长远利益。从目前来看，公司的施工合同履约资料收集整理工作大量存在格式不规范、各方签字盖章手续不齐全、证明法律效力低等现象，中冶天工集团有限公司要发展要做大做强，必须从基础工作上抓起，从管理意识上加强。其中，工程合同履约资料的法务管理就是一个重要方面。

1 工程合同履约资料法务管理工作的现状

1)未能及时收集整理履约资料。我公司承建宁夏某能源集团有限公司焦化、洗煤项目，该工程由于没有系统的收集整理，未装订成册，后来办公地点多次搬迁，以致遗失了部分资料，在竣工结算时，业主以工期拖延、质量存在问题为由处以数千万元的高额经济处罚，项目部的同志知道业主这是无理处罚，但是关于工期顺延、质量验收资料部分遗失，对业主的处罚没有有力证据予以证明，至今，该项目还没有完成竣工结算，但是处罚肯定会承担一部分。由此可见，合同履约资料必须严格收集整理。2)未能及时保存履约资料。我公司承建山西晋中某有限公司水泥工程，该工程在施工半年后，业主将我公司管理人员赶出施工现场，既不给予结算，也不给予付款。我公司管理人员全部撤离施工现场后无法再进入工地，但是合同履约资料还放在施工现场。后来，等我公司管理人员再去工地，发现办公室门被砸开，履约资料全部丢失。2013年业主将我公司诉至法院，要求我公司提供交工结算资料。我公司鉴于资料丢失，只好重新补做，但是有些原始资料是没办法再做的。由此可见，合同履约资料，应该妥善保管，人员撤离现场，资料也应该一并带走，以免遗失，给公司造成损失。3)履约资料有短缺。内蒙古鄂前旗某化工有限公司焦化工程由北京某化工工程公司施工总承包，我公司负责具体施工，在工程竣工后，总包方既未组织竣工验收，也不支付工程款。因严重拖欠工程款，我公司计划通过诉讼进行清欠，在准备诉讼资料时，发现缺少很多合同履约资料，后来双方和解，总包方组织验收，我公司的合同履约资料严重短缺，有的少合同，有的少竣工图，有的缺签字，有的少盖章，公司法务部门尽快牵头组织人力、物力补充办理合同履约资料。这也给顺利竣工验收、顺利清欠带来了较大影响。

2 工程合同履约资料法务管理工作的完善

1)进一步强化项目管理人员的法律意识。工程合同履约资料是工程建设的重要原始证据资料，其具有凭证性、原始性。如果施工中的履约资料的收集整理工作没有做好，造成了履约资料的破损、残缺、遗漏、缺失，以后恐将难以补全。因此，我们应当从工程项目部组建就开始严格执行履约资料法务管理制度，将履约资料法务管理工作纳入日常档案管理工作计划中，纳入所有项目管理人员的岗位职责中，强化项目管理人员的法律意识，营造爱护履约资料，积极做好履约资料收集整理的工作氛围。2)努力提高项目管理人员素质。合同履约资料法务管理工作具有很强的专业性，需要管理人员具有一定的法律常识以及证据制作、收集经验，还要求管理人员责任心强。管理人员在上岗前应进行履约资料法务管理专业知识培训，了解集团公司关于档案管理规定、流程设置，然后上岗，并确保岗位稳定，不能经常变换，以免管理中断，无法衔接。3)全面建立健全管理网络。工程项目经理部一旦成立，就应建立由项目经理统管，项目总工总管，资料员专管的合同履约资料管理系统，形成层层负责，环环把关的责任体系。落实好集团公司关于档案资料管理的各项制度，严格做好合同履约资料的收集整理工作，到项目完工时，形成一套装订成册的完整、规范的履约资料。4)实行计划、检查、总结、验收工作同步管理。工程项目经理部在进行工程管理的计划、检查、总结、验收等各项工作的同时应同步进行工程履约资料的计划、检查、总结、验收工作。如发现履约资料存在问题，应当立刻着手解决，如发现履约资料有遗漏，应及时整改完善，避免到交工阶段才着手解决。5)加强项目考核，奖惩分明。公司应将工程项目经理部合同履约资料管理纳入考核指标中，将奖励与考核结果挂钩，每季度结束时对工程项目经理部进行考核，对履约资料管理好的项目进行奖励，对落后的项目全公司进行通报批评，并处以一定的经济处罚，以督促工程项目经理部积极做好合同履约资料的法务管理工作。