谈工程项目资料整理工作

石美兰

(山西六建集团有限公司，山西太原 030006)

0 引言

在施工单位，施工过程中形成的工程资料至关重要，它记载了工程施工活动的全过程，是工程实际施工状况的真实反映，是检验工程质量的重要依据。并且，也是建设单位存档及城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收投入使用的必备文件。总的来说，工程资料是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。所以，一个工程的资料做的好不好，直接可以证明这个工程做的好不好。而如何将工程资料做好做精，对于一名资料员来说，可以说是一个相当难且大的工程。接下来，谈几点整理过程中的感想。

1 正确的态度，明确的职责

第一，作为一名专业的资料员，要以认真、用心、钻研及科学的态度去面对这份工作。一开始我们的态度就应该是本着这八个字去的，而且必须是贯穿始终的。要想完成好每一个项目的所有资料，一定要多思考、多交流、多协调，并用热忱的态度去工作、去落实每一个细节，要时刻提醒自己，资料是否及时报审，是否保证卷面整洁，是否真实完整。在整个过程中，要配合技术员做好施工组织设计、施工方案、技术交底等工作，并及时向监理报审;与监理沟通时，保持谦虚的态度及规范的语言，并虚心接受监理及甲方提出的建议;乐于接受项目管理人员提出的问题，并对工作及时进行总结。

第二，明确资料员的职责，对于一名资料员来说，真的是太重要了。不清楚自己的职责所在，说明就不清楚自己的工作目标所在，从而会导致工作没有目标性。那么资料员的职责包括哪些，经过实践总结出了以下几点:

1)凡是涉及到工程施工的单位资质均要收集:总包单位、分包单位、试验单位、原材生产单位等，并且向监理递交报审;

2)施工技术资料的收集整理:施工组织设计及方案、图纸会审及设计变更单、技术交底等，并将施工组织设计及方案提前向监理递交报审;

3)进场原材的合格证和检验报告的收集整理与进场机械的合格证的收集整理，对于原材料，复验报告取回后，及时向监理递交报审;

4)施工验收资料的收集整理并及时向监理递交报审;

5)及时收集施工日志，施工日志是施工过程中相当重要的资料，必须保证其完整性与真实性;

6)上级下发的文件、新规范、管理制度等均要做好台账并编号存放;

7)凡是与工程项目相关的文件资料都要进行收集、保管，即使是将来不需要存档的资料也要进行收集;

8)平时，资料、书籍不能随意向外借阅，做到工程资料不外泄，做好工作笔记，完成公司交给的其他工作。

2 扎实的专业知识

随着建设行业的不断升温，对资料员的要求也在不断提高。在熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策的基础上，渗透学习和掌握专业知识非常重要。而专业知识主要包括以下三个方面:一定的建筑专业知识、档案管理专业知识、建筑应用软件的操作能力。其中，最重要的是建筑专业知识，它包括施工验收规范、施工工序、施工工艺等等，涉及到土建、水、暖、电等的各个分部、分项，资料员需要不断地学习，不断地加强。

第一，要能读懂一般的工业与民用建筑施工图。在现场进行每一道工序的施工之前，资料员需要自己先看懂图纸，对接下来的施工中需要做哪部分资料做到心里有数。比如:基础筏板浇筑之前，需要进行钢筋、模板的验收，这就需要我们熟悉筏板中的钢筋规格有哪些，采用什么样的连接方式，从而检查一下相关的原材、试件是否合格;再者，要知道浇筑混凝土的量是多少，要清楚混凝土的标号是多少，为出浇灌令做好准备。

第二，深入学习研究各施工验收规范，规范是指导验收资料整理的第一手依据。经过半年多的工作实践发现，所有的检验批数量均可以从规范上面查到，为了方便查阅与记忆，可以将所有的都总结在一起。而且，检验批的检验项目及要求均是按规范提出的，只要将规范读懂，填表就不是盲目的或者利用软件随机填写的。当然，我们需要现场测量，但是测量的数据是多少，那就需要规范来告诉我们答案了。

第三，山西省的资料整理严格按DB J04-214-2004山西省建筑工程施工资料管理规程和DB J04-226-2003山西省建筑工程施工质量验收规程进行整理归档。在平时的工作中，就要按这两本规程进行分类存放，这样，在逐步的整理过程中，思路就会越来越清晰，不懂的地方也会随着整理的条理性而渐渐明了。

第四，资料的整理最根本是为了存档，而存档就要求掌握档案管理知识。所以，作为一名资料员，在没有经验的基础上，就要查询当地的档案管理制度，掌握一定的档案管理知识，为将来资料的归档做好准备。

第五，现在的社会是信息化的社会，各种各样的资料整理软件层出不穷。选择适合自己的资料软件并熟练应用，有助于资料的整理。同时，资料员也应该熟练掌握办公软件、CAD绘图软件以及它们之间的相互转化，从而提高工作效率。

3 资料整理过程中需要注意的问题

作为一名资料员来说，尤其是一名新手，在工作中很容易出现问题。不管是因为知识的不到位还是自身的粗心，这些问题都不应该发生，这就要求我们在做任何一份资料以前，都要仔细查阅书籍，向师傅请教，尽自己最大的能力去避免问题的发生。在整理过程中，我将自己发现的几个问题总结了一下:

第一，实际中，试件及试块是否及时送检会影响到资料的整理完善程度。试块与试件的送检工作一定要按施工工序及时完成，在试验室，每个单位工程的试验编号是有一定的次序的，如果施工单位不能及时送检，就会导致试验编号出现紊乱，从而造成报告短缺现象。例如:试块的28 d标养报告日期是一定的，为1日，编号为常2012-055-0012，但是由于疏忽而到期未送，而在2日时将钢筋原材送检，这样钢筋的编号就成了常2012-055-0012，导致钢筋原材占了试块的编号，由于试块的标养报告日期在钢筋的前面，所以2日的钢筋就不能占据1日的试块的编号，这是绝对不允许的，所以必须重新修改。这样的话，不论是对于我施工单位，还是试验室，都会造成人力和资金的浪费。

第二，与项目部管理人员的沟通协调工作相当重要。施工现场的随机性是很大的，每一个项目管理人员通常状况下是在施工现场的。这样，就导致了他们坐下来完成资料的时间是相当有限的。这就要求资料员督促项目管理人员及时完成必要的资料，为良好的合作打好基础。例如，原材料进厂时，材料员就应该向厂家要产品的合格证及出厂检验报告，便于资料员整理归档;现场进行隐蔽工程之前，要进行检验，质量员就应该将相关的检验批填制完善，便于资料整理归档等等。

第三，资料整理方面的培训比较少。其实，在实际的整理过程中，真正规范的、完整的资料整理手册很难寻觅，因为各省的规定及要求不同，就导致了资料整理过程的问题的解决方式也不同。所以，我觉得，组织一批资深的老资料员进行一些专场的资料整理培训讲座相当重要，也会加快新手的上手速度。或者也可以将新老资料员们组织在一起，进行一些谈论，对有争议的问题进行解答，从而，提高大家整理的规范性，降低返工率。

有人说，资料整理并无技术含量，只要你用心，就能胜任。但是，我认为，作为一名合格的资料员，用心是相当重要的，可是，施工技术知识的学习却必不可少。从以上的简单分析，我们可以看出，如果不具备一定的专业知识，那么，就不能将整个资料的整理与工程项目相结合，就不能做到融会贯通，从而也就不能成为一名优秀的资料整理者。同时，资料的整理工作也为我们提供了一个全面学习的平台，不论是相关的建筑法律法规，还是施工技术标准规范，还是安全标准规定，我们在整理的过程中，都要接触，都要学习。所以，认真、用心、规范、科学地做好资料整理工作，将终生受益无穷。

［1］常彦妮.谈民用建筑工程施工资料管理［J］.山西建筑，2012，38(10):279-280.