加强档案管理 服务农机事业

窦建云

加强档案管理 服务农机事业

窦建云

农机监理档案是农机监理执法的重要业务工作，对农机监理基础地位、农机化事业发展以及农村社会稳定都起着重要的作用。

农机监理工作是根据《道交法》、《农业机械促进法》等法律法规对农机实施行政管理。农机监理档案是农机监理机构根据《中华人民共和国档案法》和行政管理的规定及要求，用科学的方法对农机监理档案进行管理和应用。农机监理档案是一项技术性、科学性、系统性、保密性、复杂性、业务性很强的工作，在农机监理工作中占有十分重要的地位。因此，加强对农机监理档案的科学化、规范化管理，对农机监理人员，特别是档案管理人员，提出了更高的要求。

一、农机监理档案的内容

农机监理档案是农机安全监理机构将已经办理完毕又有保存价值的文书进行立卷归档，是各级农机监理机关在日常工作中形成的具有保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。农机监理档案包括农业机械注册登记、检验、转籍及变更；农业机械驾驶操作人员考核、发证、异动登记；农业机械驾驶操作人员违章及农机事故处理等内容。

二、加强农机监理档案管理的措施

1.提高认识，加强管理

农机监理档案管理是一项繁重而细致的工作，提高认识，加强管理，是做好农机监理档案管理工作的前提。首先是领导要高度重视和支持。各级农机部门应确定一名分管领导负责档案管理工作，实行分管领导负责制。要给予档案管理各方面的支持与投入。硬件上，要建立独立规范的档案室，维护档案的完整和安全；设备配备要充分保证工作需要；在档案管理人员配备上要抽调懂业务、办事认真负责的人员从事档案工作。其次是档案管理人员要有敬业精神，工作要细致认真，从原件受理，表格填写到车辆及驾驶人员相片拍照、号码拓印和测量参数方面，避免误差。这样，才能保证档案中的原始材料及参数的准确性与真实性，才能为农机监理业务办理提供准确可靠的依据。

2.完善制度，明确职责

在农机档案管理工作中，必须制定档案管理制度。依据《中华人民共和国档案法实施办法》和农业部有关农机安全监理工作业务规范要求制定适合本地区的农机档案管理工作规程和制度，并张贴上墙。

档案管理制度应当包括：（1）明确拖拉机、联合收割机等农业机械档案立卷归档的主要材料与内容；（2）明确农机驾驶操作人员的档案立卷归档的主要材料和内容；（3）农机事故档案立卷归档的主要材料内容；（4）违章证据材料，现场监督、整改、检查笔录、影像等其它必要材料。

档案管理人员的职责应当包括：（1）档案室由专人负责，规范《档案调阅登记薄》，并建立相应的保管制度和档案人员岗位职责和奖罚措施。（2）所有单位因公需要查询有关档案资料的，档案管理人员审核查询公函和经办人工作证明后报分管领导批准，查阅档案应在阅览室进行，档案管理人员应当在场。需要出具证明或者复印档案资料的，应当经分管领导批准。（3）任何单位或个人，不得擅自涂改、故意损坏、私自伪造档案，否则，将依法进行处理。

3.严格要求，依法办事

农机监理是一项法律性，原则性很强的工作。在工作中，应严格按照法律法规及工作规范流程办理，达到资料齐全、有效。举例来说，在办理拖拉机等农用车辆入户时，就要做到“四合一”。车辆来历证明（购车发票）、整车合格证、交强险保险单与实际车辆的车型、发动机号、车架号必须一致，车主姓名与身份证登记的姓名要一致。材料审核齐全后，符合目录和参数要求的进行登记、准予受理许可，再交由车辆检验员进行验车、拓印。检验员详细测量并填写车辆的各项参数。这一系列的工作，必须严格按农机监理规范来办理。机手提供的材料必须清晰，不得涂改。检验员认真核对，完整无误方可填表并签名，做到谁检车谁签名，谁签名谁负责。这样才能保证档案材料数据填写的真实性，也可避免在出现错误时，各岗位相互推诿。对于拖拉机办理转移手续，牵涉到财产与责任等方面的问题，要严格依据拖拉机登记规定办理转移业务。首先上网核对该拖拉机的事故情况及抵押查封情况，并查阅该车原始档案。如果档案不全或没有及时更新，就不能保证查询与核对的准确性。经查询，在确认没有不予办理的情况后，现场检验拖拉机，并拓印发动机号及车架号，防止车辆在使用过程中改装和变更部件及参数，保证行车证与实际车辆一致。核对无误后，填写规范的购车合同。这样，既维护了买卖双方的正当权益又避免了日后的纠纷，保证了农机产权过户的合法与便捷，也促进了档案的同步完善。

4.加强交流，信息共享

在规范档案管理工作中，农机主管机关各部门之间首先要加强协调，相互交流，取长补短，互相配合，互通有无，信息共享。这是规范农机监理业务档案必要条件。其次，要搞好与交警等职能部门的信息共享。农机档案记载的是农机及驾驶操作人员的原始信息，是事故处理及农机监理的主要依据。农机事故多数发生在省道、国道上，主要由公安交警部门处理。在国道、省道上的违章行为，证件暂扣与吊销等也由交警人员处罚，这样，就势必牵涉到档案的查询和补充记录。因此，在工作中，要求农机监理部门同交通管理部门密切配合，建立信息沟通体制，定时交换与传递材料，保证档案的及时更新、完善。

5.技术创新，科学管理

（1）科学分类。科学的档案分类有利于使用档案时快捷便利顺畅。科学分类要求分类归档要有科学性和系统性，这一环节做好了，有利于今后工作中的档案查询，为档案的管理提供便利。

（2）加强农机监理网络化建设，促进档案管理电子化网络化。为了使档案工作与监理工作需要相适应，必须建立“微机为主，人工为辅”的人机管理体制，将拖拉机档案、驾驶操作人员档案、事故档案和其它档案录入电脑，进行系统的分类与管理，省市区县间进行联网，实现文字录入，图片扫描、证件审批办理等方面的微机管理，促进档案的规范化。