基于价值创造视角的档案管理

●王晓阳

基于价值创造视角的档案管理

●王晓阳

随着知识经济和信息管理时代的到来，档案已经成为服务组织战略发展需要的价值创造的构成部分。文章从档案知识管理、档案信息化管理和档案记忆观等三类具有价值创造能力的现代化档案管理理念入手，分析了档案管理与组织价值创造之间的关系，并就提升档案管理价值创造能力的途径进行了阐述与建议。

档案管理 价值创造 战略

一、引言

价值创造是指组织生产、供应满足目标客户需要的产品或服务的一系列业务活动及其成本结构。知识经济和信息管理时代，价值创造已成为更多组织在制定和明确战略时所要考量的重要目标。而组织能够获取的知识和信息，则成为其具有重要战略意义的资源。档案作为知识和信息的有效载体，是组织发展历史的关键凭证，更是组织当前活动的重要参考，因此，档案也是服务组织战略发展需要的价值创造的构成部分。档案创造价值的程度和作用，直接决定了其在组织战略定位和发展目标中的地位。随着现代组织制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变。在这种发展趋势下，档案管理者必须以全新的管理理念驾驭档案工作的重大变革，用创新的管理模式和工作方法推动档案工作科学发展，形成与之相适应的档案管理体系，真正在组织发展过程中创造价值。

二、具有价值创造能力的档案管理理念

1.档案知识管理。档案知识管理是一种以知识管理为导向的档案管理和以档案管理为基础的知识管理相结合的管理模式。档案知识管理系统构建的基本原则是集成原则：一是资源集成。从档案管理角度，信息化环境下必须对文件进行前端控制和全过程管理，实现文件、档案一体化管理和集成管理；从知识管理角度，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。因而，档案知识管理系统应该实现以文件、档案为核心的全部信息、知识资源的集成。二是功能集成。档案知识管理系统集成档案管理与知识管理的双重功能，一方面确保文件资料的真实性、完整性与可靠性，确保档案的凭证价值、保存价值与长远价值；另一方面确保知识被有效地积累、组织、评价、传递、共享与应用。三是系统集成。从档案管理角度，档案管理不能独立于组织各项业务活动，否则，文件、档案就难以被主动捕获，难以被前端控制、全过程管理与集成管理；从知识管理角度，知识管理不仅是一种先进的技术方法，更是一种全新的思想理念，应该体现于组织的各项业务活动之中，应该融合于员工的各种工作行为之中，成为员工基本的工作方法和思维方式，使员工在工作过程中自然地应用、传播和创造知识，为客户提供知识产品或服务，实现知识的价值。①

2.档案信息化管理。档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为组织提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。它使得档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心发生转变。档案信息化通过提高开发利用档案信息资源的能力，最大程度地发挥档案信息的价值，能够真正实现档案信息资源的高效共享。档案信息化主要由档案信息网络、档案信息资源、档案信息人才、信息技术、信息装备和规则环境等要素构成。档案信息化诸要素并不是简单的并行排列，而是在一定逻辑关系中构成的一个完整系统，并分为三个层次：档案信息资源与档案信息人才构成系统的核心层，对目标的实现具有决定性重要影响；档案网络、规则环境、信息技术及装备是档案信息化的必须要件，构成系统的支撑层；其它各要素，则是实现档案信息资源开发目的、发挥档案价值的重要条件，构成系统的价值效益实现层或应用层。②从目前现状来看，档案信息化管理系统主要包括档案管理软件的开发、档案网站的建立和数字档案馆建设。其中，数字档案馆建设作为档案信息化管理理念的重要实践之一，对于提高档案管理工作效率和现代化水平，促进档案服务能力拓展和实现档案信息资源的共享，满足社会、组织及个人对现代信息服务的现实需求有着积极意义，是进一步发挥和体现档案资源价值和档案工作价值的保证。

3.档案记忆观。档案记忆观的核心内涵是基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆，含有“集体记忆的关键”，档案馆是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。③档案记忆观以一种新的视角和思维方式来透视档案现象，获得了对档案的社会功能、档案保护的历史意义等一些新的认识。档案与社会记忆的关系是档案记忆观研究的基本问题。一般而言，档案与社会记忆呈现出以下四种关系：一是载体关系。这是目前档案学界普遍依循的观点，认为档案是“社会记忆的载体”、“记忆的工具”，具体描述为“档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、建构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体，是知识的存储器，是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁”。④二是固化关系。指档案是社会记忆的物化形态，是“冻结”起来的社会记忆，“是固化的记忆”，是社会记忆的客观对象。三是建构关系。指档案在社会记忆建构中的作用关系，一方面档案是建构的重要资源，特别是在历史出现断裂、歪曲或者需要从历史中汲取现实的思想动力时，其意义更大；另一方面对档案管理本身来说，其自身也是在建构“过去”。四是控制关系。指档案是控制社会记忆的一种手段或工具。档案的形成、挑选和留存是人类有意识的、自觉活动的产物，这一活动必然是“现实的政治结构和权利关系的共谋”，它决定着哪些社会生活将传递给后代，什么被记住而什么被忘却。⑤可以说，档案是组织活动的记忆，档案工作是在构筑、塑造与维护组织历史的记忆，档案记忆是整个档案工作的根本作用和价值，也是档案作为一种事物的整体价值。

三、档案管理与价值创造的关系

以提高劳动生产率、经济效益和实现战略发展目标为目的的组织，在各项工作的投入上都会考虑其价值创造。为此，档案工作必须要引入上述具有价值创造优势的管理理念，创新档案管理，强化自身建设，通过为组织创造价值来实现档案的自我价值。

1.档案知识管理助力价值创造的动力提供。随着知识经济的兴起，知识成为组织最具战略意义的资源，是组织核心竞争力的源泉，是价值创造的抽象主体。档案是组织在科研、生产、经营和管理等各项活动中真实的历史记录，凝结了组织在从事各项工作中获得的认识、经验和教训，也记录着组织在发展过程中所经历的重大事件、作出的重要决定等，是组织最主要、最核心的显性知识。档案既是知识资本的重要组成部分，也是知识显性化的印证，在知识管理过程中，档案以其固有的价值始终立于知识的源头地位，构成了知识的核心基础。档案知识管理则通过对组织内外部的各种信息、知识进行有效识别、全面收集、科学加工直至充分共享，以此来满足组织各项活动对知识的需求，在真正发挥档案作用的同时，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力，为组织价值创造提供了不竭的动力。

2.档案信息化管理助力价值创造的载体构建。信息化是组织价值创造的现实背景与前提条件，而档案信息化是组织信息化建设的基础和重要组成部分。组织在各项活动中产生的档案作为组织最有价值的信息资源，记录着组织的技术、知识和成长，是技术和经验的积累与沉淀，贯穿于组织各项活动全过程，起着不可替代的指导、凭证和参鉴作用，是组织重要的知识财富。档案信息化管理将组织信息资源实现整合和共享，在丰富信息容量、优化信息质量、节约信息资源、提高信息传递、开发和利用效率方面影响显著，为组织发展决策提供了更加全面、及时、高效的服务和支撑，在构建利于价值创造的信息化载体的过程中发挥了重要作用。

3.档案记忆观助力价值创造的文化传承。记忆的需要催生了记录行为，记录的控制选择了档案方式，档案方式保存了历史标本，文化的历史时空系于档案传承⑥。档案陈述的事实最接近于历史，而档案作为组织记忆的最好方式，其积累形式以及时间和空间的系统架构，总体上符合了文化传承的需要。档案记忆建构以档案资源为基础，整合与传播组织文化，并维持文化的历史延续性，积累、沉淀和传承文化。可以说，档案是组织存在和发展的写照和缩影，履行着记忆、存储、传播和发展文化的职责，是组织文化的重要构成。从组织自身的发展来看，档案记忆是组织发展史的形象呈现，而这也是组织文化的一种表现。为了立足于激烈的市场竞争，组织会不断的完善自身的发展战略，调整经营方向，转变管理理念，与之相适应的是不同阶段组织的各项活动呈现出种种变革。档案管理就要以组织的活动为依据来开展，真实的记忆是组织立足于激烈的市场竞争中的直接推动力，是组织价值创造的源泉。因此，通过档案构建完整的组织记忆，才能使得组织致力于价值创造的文化得以真实完整的传承与延续。此外，组织记忆也是员工认同组织的关键，“认同”作为一种典型的文化现象，是员工对组织产生自豪感、归属感的情感之源，是组织发展的内在动力。档案管理正是通过整合档案资源，以特有的方式将组织记忆呈现给员工，在潜移默化中实现组织记忆的激活与传承，以此增强员工对组织的认同感，从而使组织文化得以凝聚和传递。

四、提升档案管理价值创造能力的途径

1.促进档案知识管理，提供价值创造的可持续发展动力。明确档案开发利用在组织工作中的定位，将档案作为一种重要的战略资源，树立以档案开发利用为中心、以创造价值为重点的档案管理理念，坚持档案管理机制创新，充分发挥其在推动组织发展中的重要作用，要将档案管理视为组织知识管理的重要组成部分，促进档案知识管理，利用先进的技术方法，创新拓展档案的收集、整理、鉴定和服务等活动，强化对档案知识的综合开发利用，为组织创造价值，提供可持续发展动力。在这个过程当中，特别强调两点：一是要加大对隐性知识的挖掘。隐性知识对组织的发展、延续具有决定性的作用，档案管理要对蕴藏在组织管理流程、文化和头脑智力中的隐性知识进行积极的分析、识别，要与隐性知识存在的组织和个人建立密切关系，建立扩大收集知识的渠道，将分散和隐匿的工作经验、技巧和思想及时收集、整理、加工，以知识产品的形式加以提供。二是要推动知识的共享。档案作为一种重要的知识资源，只有共享才能最大限度地发挥它的价值，因此，档案管理方式要从以档案实体为中心向以利用者为中心进行转变，要以档案信息资源共享为目标，大力进行档案信息资源的开发，为利用者提供多方位、多角度、多途径的知识服务，促进知识的共享。

2.推动档案信息化建设，构建价值创造的服务应用载体。档案信息化是组织信息化建设的重要组成部分，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案工作服务水平的必由之路。推动档案信息化建设，必须站在可持续发展的高度，科学规划，稳步推进，不断提高档案信息资源的开采和利用，建设具有强大功能的档案信息共享平台，为组织价值创造构建有效的服务应用载体。首先，档案管理要着眼点于档案信息化整个系统管理水平的提高，以数字档案馆建设为依托，通过网络加以联通，实现档案信息资源共享化、服务对象与需求扩大化。其次，通过制定档案信息化管理的有关标准，加强电子文件和电子档案的管理，促进文档管理向智能化方向发展，从单纯的文档管理发展为档案信息资源的集约化管理。第三，要倾力开发档案信息化建设所需各类人才资源，注重档案信息化建设经验的传承，构筑档案信息技术人才高地。

3.深化档案记忆建构，加强价值创造的文化传承作用。档案记忆能够传承组织文化，延续组织记忆。通过档案记忆建构留存组织记忆，并以档案记忆建构成果，将组织记忆很好地进行延续，有利于价值创造的文化传承，同时也体现了档案自身的价值。为此，一方面要加强档案资源体系建设，丰富组织记忆。要树立可持续发展的资源取向，站在文化传承的高度构建档案资源体系。以档案利用者为本，加强档案整合管理和服务意识，理顺工作机制，完善档案馆藏结构，加大对具有组织历史文化价值的史料档案、反映组织成长生活记忆的民间档案、有历史见证价值的影音档案等的收集，为组织记忆留下更多的鲜活个体和精神范本，让档案变成“活资源”，提升档案资源的聚合力和开发利用的创造力。另一方面要加强档案的文化传承意识，主动激活组织记忆并展现其价值。一是要充分发挥档案记忆的累积性、连续性、注重过程和细节的特征，有意识地进行多角度的观察取样、编研并宣传，比如加工整合不同阶段对组织的经营、管理、决策等有重要影响的文档，展示组织从成立至今的关于经营模式、激励机制等有价值的关键记录，或者以组织的重大事件为线，梳理组织发展脉络；二是充分发挥档案记忆在文化传承上的人文资源优势，着力建设和挖掘与价值创造主体相关的记录，形成不同时期、不同专业、不同层级的人物档案史料体系架构；三是要与时俱进，在建设和开发中体现档案记忆的文化传承作用对组织各项工作的价值贡献力；四是加大与其他组织机构的合作，逐步实现通过档案记忆进行文化传承的组织认知和自我价值。

注释：

①徐拥军.档案知识管理系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62

②匡定发.档案信息化建设理论结构模型素描[J].档案学通讯，2002（6）：34-36

③丁华东.档案记忆观对档案学理论的影响探略[J].上海档案，2009（2）:20-22

④中国城市科学研究会城建档案代表团.第十五届国际档案大会及其学术动向，http://www.gxun.edu.cn

⑤丁华东.档案记忆观的兴起及其理论影响[J].档案管理，2009（1）：16-20

⑥曹兆刿.档案文化建设是一项“社会健脑工程”[J].浙江档案，2011（1）：22-25

（作者单位：中国航空工业集团公司北京长城计量测试技术研究所 北京 100095）

（责编：若佳）

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