高校教学秘书队伍的现状与思考——以Z学院教学秘书队伍为考察对象

肖康舒

（肇庆学院 文学院，广东 肇庆526061）

一 以Z学院为例管窥高校教学秘书队伍的现状

笔者本次以Z学院的教学秘书队伍为研究对象，发出调查问卷21份，回收19份。根据与一些教学秘书的交谈了解和对调查问卷的研究分析，结合笔者自身的工作体会，发现当前教学秘书队伍存在不少问题。

（一）教学秘书岗位未受到充分重视

从回收的19份问卷调查来分析，教学秘书队伍在学历方面偏低，有8人是本科学历，11人是研究生学历；从技术职称来看，有8人没有职称，3人是初级，6人是中级，2人是副高；从岗位性质来看，19人当中有10人是聘用制，即编外人员，没有事业编制；从进入高校的方式来看，有2人是校内其他岗位转入的，有7人是学校照顾引进人才的家属，有10人是社会公开招聘的。另据笔者对Z学院教学秘书近10年来情况的了解，大部分学院都有两年或三年换一位教学秘书的情况，有的学院两年内换了5名教学秘书，工作还没熟悉就换了人。Z学院对于教学秘书换岗的条件并没用明确的文件规定，而是根据工作或安排引进人才的家属的需要来进行，有的教学秘书做了几年之后觉得工作太累而待遇低，就想办法转到别的部门去工作，有去图书馆的，也有去机关的；有的教学秘书做了一两年就转为专职教师了，把岗位让出来给新引进人才的家属。教学秘书岗位给人的印象好像并不重要，似乎什么人都可以做，也不需要什么专业知识和技能，该做什么、具体该怎么做都有教学领导安排指挥，就是做一些简单的事务性工作，不需要很强能力，就是打打电话、接发通知、排课、调课、统计成绩、管理学籍等，领导安排怎么做就怎么做，细心一点就行了，什么人都能干，并且干多干少、干好干坏影响不大。教学秘书队伍的不稳定性可以看出部分领导和教师对教学管理的重要性与科学性认识不足，教学秘书工作岗位没有受到充分重视。

（二）缺乏统一的业务培训，发展空间小

由于学校对教学秘书队伍建设不重视，很少对教学秘书进行业务培训。从回收的19份调查问卷来看，所有人都是回答“近五年内没有参加过教学管理方面的岗位培训”，更谈不上参加学术会议、进修深造、出访考察等，在回答“您认为教学秘书培训方面问题的原因是什么”（多选题）一问时，答案依次为有15人次选“缺少培训制度和培训计划”，14人次选“学校和学院领导不重视、不支持”，8人次选“缺少培训经费”。在教学秘书的实际工作中，往往是老的教学秘书经过很多年的经验积累才把工作做顺，虽然有工作经验，但是学历偏低，有的还是专科学历，对现代化办公设备和新的管理方法均不能很好地适应，有的甚至不会使用QQ传输文件，有的引进人才的家属安排在教学秘书岗位，几乎不会使用任何现代通讯信息工具，不会使用教学管理系统软件，只好转到图书馆去做最简单的工作；新的教学秘书一般都有研究生学历，但都没有统一培训，都是直接上岗，没有人帮助和指导，完全靠自己慢慢摸索，导致在工作当中发生这样那样的错误。与同校的辅导员老师相比较，辅导员每年都有几次培训学习的机会，而教学秘书从来没有过。

从发展空间来看，教学秘书与同样级别的其他各类工作人员相比，在职称晋升等方面都明显处于弱势，最简单的例子，与同样做行政工作的辅导员教师进行横向比较，就可以发现教学秘书的发展空间明显要小得多。Z学院对于辅导员老师的发展空间是有专门的文件规定的，规定了辅导员是专职教师编制，做满4年即享受正科级待遇，做满8年即可以享受副处级待遇，做满12年可以享受正处级待遇，Z学院的大部分二级学院的副处级书记和正处级书记基本都是从辅导员老师中提拔上来的，而教学秘书往往是默默无闻地做事务性的工作，功劳都是领导和教师们的，Z校历史上还没有任何一例提拔到副处级或以上的教学秘书，能做到正科级主任科员就到头了，一直做到退休，再没有任何上升空间。从教学系列来看，教学秘书忙于日常事务，没有相对充裕的时间进行教学或科研，导致教学工作量不够，科研成果不足，很难达到晋升职称的程度，那些希望有机会晋升或想走教师系列的教学秘书会想方设法转岗，为教学和科研争取充裕时间。学校也没有对教学秘书岗位轮转、职位提升等方面形成成熟的制度与运行机制，教学秘书在整个教师队伍中处于边缘地带，在工资、级别上没有体现岗位的重要价值，在职业生涯上更是看不见自己的前程。

（三）教学秘书科研工作薄弱，工作缺乏活力，开拓创新意识不强

从调查结果来看，教学秘书普遍认为“教学秘书参与教学管理方面的研究创新有利于提高教学管理水平”，但实际上的表现是教学秘书的科研工作相当薄弱，在回收的19份问卷调查当中有17份回答“没有教学管理方面的科研成果”，其中有15人回答“没有申请过研究课题”，有2人回答“申请过但没有被批准”。教学秘书科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，没有时间和精力从事研究创新工作”，加上现在发表文章的成本也很高，这种费力不讨好的事情很少有人愿意做，而且“学校没有相关奖励政策，没有动力从事研究创新工作”。因此，教学秘书基本上都没有时间也没有动力做科研，没有很好地利用第一手教学管理的资料，认真地总结经验、摸索规律，进行理论研究形成科研成果，为深化教学管理改革献计献策，即使有极个别的教学秘书尽量克服困难做点科研，也是与教学管理没有什么关系的，这样的科研状态其结果必然影响教学管理工作的科学性和规范化，教学秘书整天疲于应付繁杂的具体事务，没有精力、没有时间、也没有意识做科研，缺乏开拓意识和创新精神致使教学秘书的教务管理工作很难提高到比较高的水平。

（四）激励机制不健全

教学秘书不但要听从教务处等职能部门和学院领导的指挥，还要每天处理大量的具体事务，教学秘书工作要非常认真细致，无论哪一项工作没做精确都可能发生教学管理事故，因此，教学秘书平时的工作状态与其他各类管理人员的工作相比要紧张得多，工作量大且要求细致而谨慎，许多工作有时效的限制，必须保质保量按时完成，不能出任何差错，教学秘书总是处于非常细致而紧张的状态，但教学秘书在高校的地位与其工作性质却很不相当，教学秘书的付出与回报往往不成正比，做的工作量非常多，劳动强度非常大，但获得的报酬却往往偏低，这使得教学秘书的不平衡心理相当突出。从Z学校的绩效分配方案可以看出，同级别的不同岗位的行政人员绩效收入是一样的，比如，工作很简单且没有任何风险的图书管理员与同级别的教学秘书的绩效是没有差别的，这很明显地体现了收入分配的不合理。教学秘书工作事务繁杂，考核很难量化，简单地把教学秘书和其他各类教辅后勤行政人员的绩效分配一刀切，以行政级别来进行统一分配标准，而不考虑不同岗位工作的性质和强度的差别，绩效收入和工作强度之间没有关联，这对教学秘书是极不公平的。此外，在教学秘书的业绩考核当中，对于表现优秀的也没有相应完善的激励制度，对表现差的也没有相应的惩治手段，干多干少、干好干坏差别不大，只要没有犯大的原则性错误，干的差的也照样得同样多的绩效，这种不论优劣的分配状况导致教学秘书对工作的积极性不高，制约了教学秘书积极主动地改进工作方法、提高工作效率，发挥高水平的“管理”作用。

二 高校教学秘书队伍建设的思考

（一）聘任选拔优秀教学秘书

教学秘书工作具有自身的显著特点，在招聘教学秘书之前应确定本岗位应具备的性格、能力、专业背景等若干要素条件，据此确定应聘者的基本准入资格。采取公开、规范、科学的聘用考核办法，招聘合适的人员担任教学秘书工作。[1]

在教学秘书队伍建设方面可以参考学生辅导员队伍建设的做法，也应该给予政策保障，学校可以考虑将教学秘书像学生辅导员一样也划归到教师编制，把教学秘书纳入学校师资队伍建设规划体系，从学历、职称、年龄结构上从长计议，卓有成效地建设教学管理梯队。[2]同时，学校还应为教学秘书设计出切实可行的可持续发展的职业生涯发展途径，使教学秘书从一开始就对自己的岗位、职业发展建立较为完整的概念，激发其向职业目标努力的动力。

（二）提升教学秘书的综合素质

高校教学管理的科学化、规范化和程序化，对高校教学秘书工作提出了更高的要求。教学秘书要努力掌握先进的教学管理手段和管理方法，应该注重提高统筹协调能力、信息处理能力、文字表达能力等职业能力，要善于调节情绪，积极向上，为人处事宽容友善。

（三）建立并完善学习培训制度

高校对新教学秘书要严格遵循“先培训，后上岗”的原则，使教学秘书尽快适应工作岗位。此外，还要尽可能实现“以老带新”，对于老教学秘书退休或者调离岗位的，要提前做好准备，培养“接班人”。还可以组织教学秘书研讨交流、出访考察、观摩学习等，让教学秘书学习和交流工作经验，开阔视野，提高自身的整体水平，结合自身院系实际需要探索优化教学管理的方式方法。

（四）支持教学秘书进行科研工作

从调查的结果来看，教学秘书科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，没有时间和精力从事研究创新工作”，教学秘书整天忙于应付各种事务性工作，很少有时间进行教学管理研究或教学研究，加上现在发表文章的成本也很高，这种费力又费钱的事情很少有人愿意做，而且“学校没有相关奖励政策，没有动力从事研究创新工作”。对症下药，要加强教学秘书的科研意识，提高教学秘书的科研水平，应为教学秘书解决“时间”和“政策支持”两个重要问题。可以为教学秘书配备家庭经济困难而工作能干的学生做助理，既使教学秘书减轻了工作负担，也为困难学生提供了实践锻炼的机会，可谓是一举两得。其次，应结合学校工作实际，有针对性地为教学秘书提供教学管理改革项目或科研项目，提供一定的课题研究经费，鼓励教学秘书积极参加教学管理研究，总结教学管理经验，撰写研究论文，将教学管理工作不断提高到新的水平。

（五）建立激励机制，规范考核制度

学校要明确教学秘书的工作职责，在绩效分配方面不能与其他各类教辅人员搞简单的“一刀切”，而应建立奖罚分明的激励机制，完善教学秘书的考核制度，对教学秘书日常工作进行全面考核，包括工作能力、工作态度、工作强度、工作效果等等，实现工作绩效与酬劳的合理平衡；打破平均主义，拉开收人分配档次，在工资定级、职称评定时对优秀教学秘书要给予一定的政策倾斜，对考核优秀的教学秘书要给予精神和物质上的鼓励，对管理能力突出的可提供晋升机会；应参照辅导员老师的待遇标准，对于能力突出的教学秘书应给予相当的职务级别，比如：根据相关教学秘书的规章制度，符合条件的，工作二年以上聘为副科级，工作四年以上聘为正科级，工作八年以上聘为副处级，工作十二年以上聘为正处级。而对那些在工作中不负责任、应付了事的教学秘书应给予一定的处分和处罚，对于做事毛糙、管理能力差、慵懒拖拉的不适合教学秘书岗位的可解聘或调换其他工作。只有真正做到奖罚分明、奖优罚劣、奖勤罚懒，才能调动教学秘书工作积极性和主动性，保证教学管理工作的顺利开展。

[1]邓新荣,高务龙.高校教学秘书队伍建设中存在的问题及其对策[J].民办教育研究,2010,(5):48-50.

[2]方建士.高校教学秘书的职能及素质要求[J].南京工程学院学报(社会科学版),2007,(4):27-30.