基于就业需求导向的高校学生档案管理体系构建

徐 益，周剑辉，申彦舒

(1.湖南人文科技学院 档案馆，湖南 娄底417000;2.湖南人文科技学院 图书馆，湖南 娄底417000)

2008 年，教育部和国家档案局发布《高等学校档案管理办法》(第27 号令)，明确高等学校档案管理归档范围增设“学生类”。从而，正式确立了学生档案工作在高校档案管理中的地位，同时意味着高校学生档案管理从国家层面有了制度保障。

高校档案管理是毕业生就业工作重要的组成部分。在目前大学生就业实行“市场导向、政府调控、学校推荐、自主择业”的市场化机制下［1］，学生档案则成为用人单位与个人双向选择，用人单位选拔、录用、考核和晋升的重要凭证，具有举足轻重的作用。在就业形势日益严峻的今天，探索适应就业需求的高校学生档案管理的新模式，开发学生档案就业服务新功能，对促进学生就业具有非常重要的现实和指导意义。

一 高校学生档案就业服务功能的体现

学生档案是人事档案的重要组成部分。它具有记载个人经历，表明个人行政隶属关系以及为个人提供相关人事服务的依据等三种基本功能。而在目前大学生就业市场化机制影响下，学生档案又被赋予了第四功能——就业服务功能，且在学生的发展和就业过程中发挥了十分重要的作用。

(一)推介作用

高校学生档案真实记录了学生在校期间的学习、生活、成长经历，从不同侧面较全面地、客观地反映了学生思想品格，政治表现，心理体能，技能水平，奖惩评优，鉴定评价，以及个人特长、诚信、实习、就业和社会实践、公益文体及能力等情况，为用人单位选拔、招聘人才提供了最原始的资料。

在就业招聘过程中，用人单位更多的是通过查阅学生档案材料对毕业生进行考察。因此，档案材料以其权威性成为沟通毕业生与用人单位就业双向选择的可靠桥梁。一份全面、详实能反映学生全貌的档案材料对用人单位的强烈吸引力，以及由此产生的推介作用是毋庸置疑的。

(二)考证作用

高校学生档案是对学生德、智、体、美、劳诸方面量化管理的真实写照和原始记录，动态地反映一个学生的综合表现，具有客观、真实、可信的特点。准确完整、齐全规范的档案材料能全面、真实地反映大学生的综合素质和整体形象，再现大学生在校学习期间德、智、体、美、劳等方面的真实情况，避免了过去“凭印象、摸脑袋”对学生作出的不客观、不公正的评价;能让用人单位通过原始材料来考证学生的综合素质，对学生做出准确的判断;能为学生在校期间奖学金评定，组织发展，助学贷款，评优推荐，就业及今后的定岗、升迁、晋级、出国深造等提供重要的参考;同时，也可以为了解学生家庭及社会关系等相关情况提供重要依据。

(三)保障作用

自从我国开展了人事制度改革，招聘制度也随之普遍使用。部分用人单位在录用人员时，或不调档案，或不转户口，导致许多毕业生轻视档案的重要性。但随着国家人事制度改革向纵深发展，人事档案管理也步入规范化管理阶段。毕业生就业后的落户，社会保险的办理，转正定级，职称申报，学历认证等都必须考证人事档案，甚至毕业生继续深造，报考公务员都要以人事档案为依据。

而现今作为高校学生档案主体的毕业生，档案意识淡薄，对档案持可有可无的态度，毕业后或将档案长期存放学校，或遗弃在当地教育局、人才市场，有的甚至连档案去向不明也不闻不问，还有更多地是置于家中束之高阁。这一切都成为了妨碍高校深化档案管理改革和发展以及毕业生就业、晋升、出国、公考等的消极因素。另外，毕业生档案的转递方式也一直困扰着学生档案管理部门。有关高校毕业生档案转递方式一直以来国家都没有制定出统一的标准，导致毕业生的档案转递无章可循。各个部门自成一体，随意性较大，使得毕业生档案难以正常转递。有些单位存在“有档无人”、“有人无档”甚至档案丢失等现象。鉴于此，学生档案管理部门应不断强化学生档案意识，规范学生档案管理，及时做好毕业生档案转递工作。规范管理和有效利用对于保障学生个人的合法权益意义重大。

二 现行高校学生档案管理对学生就业的负面影响

近几年来，高校学生档案工作在推进学生就业方面做了一些积极的努力。但由于长期以来我国学生档案一直沿袭着计划经济条件下的管理模式，无法反映高校学生档案改革的成果，更难以适应大学生就业市场的需求，潜伏在高校学生档案管理内部的危机逐一暴露出来。

(一)效应危机［2］

为积极应对日益严峻的就业形势，许多高校纷纷以市场需求为导向，调整专业方向，改革教学内容和教学计划，以形成独具特色的教学内容和教学模式。这对于大学生尽快适应社会有着十分重要的意义。虽然如此，作为展示教学内容、彰显学生个性的高校学生档案却并没有得到应有的重视。大多学生档案收集的内容十几年一成不变，信息面窄量小，重政治表现、主观评价，轻综合能力记载、客观素质评价。对综合表现、素质拓展等方面基本没有涉及，能反映学生个性特点的如学生的人际交往、身心健康、诚信品德以及科技创新、社会实践、组织能力、文体活动等内容严重缺失，即算某些内容有少量记载，但内容也残缺不全;或流于形式，或千篇一律，无法给用人单位甄别、选拔人才提供参考，致使毕业生错失了就业机会或影响其在就业市场的公平竞争。

(二)实效性危机［2］

目前，许多高校、用人单位包括学生本身普遍对学生档案的重要性认识不足，档案意识薄弱。在学校层面，普遍认为，学生档案管理自毕业生档案转递出去之后，便与学校方面再无任何关联，根本没有考虑后续的跟踪服务和就业信息反馈，从而丢弃了为学校教学改革提供最重要参考的依据，导致学校专业设置与社会需求严重脱节，人才需求出现结构性失衡。在用人单位层面，尤其是私营企业、“三资”企业在录用员工时，根本无需调阅档案，录用后更无需迁移档案，造成“人档分离”的局面。而对于毕业生来说，除了考取公务员、被事业单位录用或继续深造的学生能认识到档案的重要性外，其他大多数学生对档案持无所谓的态度。

针对上述问题，我们不难发现，陈旧的管理模式和档案流转中沿用的“档随人走”的原则对学生档案管理造成的不良影响。在校期间学生档案材料大多散见于各个部门、班主任或者学生本人手中，直到学生毕业前夕才集中收集、归档。而学生择业、就业活动早在毕业前就开始了。当用人单位需要学校提供详实、全面的学生档案时，学校无法提供;当用人单位接收到档案时，许多信息却已严重滞后。档案的滞后性使档案利用失去了其原本的价值。这种落后的学生档案管理模式致使档案利用率不断降低，进而严重影响了大学生的就业和择业。

(三)信任危机［2］

近年来，部分高校出于某种功利性目的，或希望获得优质生源，或片面追求高就业率，抑或为获取社会信誉和效应，不惜违背原则，在学生档案上弄虚作假。或篡改考试成绩，粉饰不及格成绩，任意扩大学生干部职数和获奖面，毕业前突击撤销处分或处分材料不归档，或为毕业生开具假证明，提供不实推荐信。还有些毕业生为顺利就业，私自涂改成绩，编造虚假工作经历，制作假奖状或获奖证书骗取用人单位的信任，用不正当手段谋取就业机会等等。诸如此类现象，如果不能及时加以纠正，不仅会对高校学生就业公平机制造成极坏的影响，更会妨碍学生档案管理可持续发展，同时，高校失信于用人单位后，用人单位就不再会信任高校推荐的学生，这将使学生档案管理和毕业生就业工作陷入恶性循环。

三 基于就业需求导向的高校学生档案管理体系的构建

(一)基于就业需求导向的高校学生档案内容重构

2008 年《高等学校档案管理办法》颁布前，许多高校一直沿用陈旧的管理模式，学生档案归档材料总是成绩单、体检表、毕业生登记表和党团关系“老四样”。档案内容体系从未更新，档案内容千人一面，无个性而言。随着科技的进步、社会的发展，原有的学生档案内容已不能满足用人单位对人才选拔的要求，档案信息与用人单位存在供求矛盾，无法真正做到“人尽其才”。因此，学生档案管理部门应以就业需求为导向，针对本单位学生档案内容收集中存在的问题，结合各校的特色，设计出能反映学生个性的档案内容。笔者拟从“基本信息”、“德”、“能”、“勤”、“绩”等5 个方面进行设计，具体应涵盖以下内容:

“基本信息”:高中档案:高考报名表、录取表、毕业生登记表;个人特长:特长生招考表或相关证明、创作作品等;身心状况:体检表、体能测试登记表、心理测试、团体辅导等记录;日常行为等。

“德”:思想素质:党(团)校培训、党(团)申请书和思想汇报等;道德品质:助人为乐、志愿活动等经历;诚信教育:考试舞弊、借贷、还贷记录和信用情况记录等;进取精神:竞聘、竞选或担任学生干部情况记录等;素质拓展:参加团委、学生会等组织的活动，参加社会实践、社团等活动;奖惩情况:获奖证书、奖励、处分文件;评语鉴定:个人自我鉴定、班级、班主任、院系评语等。

“能”:科技创新:参与科研项目情况、参加科技文化创新活动及获奖情况、参加各种竞赛及获奖情况;学术水平:论文发表、发明、创作及获奖情况、参加学术活动记录;组织能力、管理能力、工作能力:担任学生干部经历、组织、参加活动的记录;生涯与职业规划:职业技能培训与考核、各种上岗证明或记录、社会实践记录和证明等。

“勤”:工作表现:担任学生干部或完成学校交办的任务履职和完成情况;见习、实习情况:实习、见习工作记录及完成情况;实习教案、见习日志;实习、见习鉴定和评优材料等。

“绩”:学习成绩:各科成绩单、学位申请表;选修课合格证;技能水平:各种考级、资格申请表、合格证或成绩单;毕业论文、毕业设计等。

(二)基于就业需求导向的“双轨制”学生档案管理模式的创新

长期以来，我国高校毕业生档案一直采取毕业生离校前夕再集中整理归档的管理方式。这种手工管理手段，收集的资料多、渠道广，建档时间短、工作量大，容易因突击整理造成档案的错装、漏装或者转递不及时甚至错投等情况。更为严重的是，档案信息提供滞后，使档案利用率大大降低，给学生就业和择业带来很大的负面影响。

在计算机技术、网络技术和信息技术高速发展的今天，手工管理档案的传统模式已不能满足现代学生档案管理和大学生就业的需求。电子档案管理以其检索速度快、查找便捷、查准率和查全率高、存储量大、使用寿命长、加工成本低等优势在现代学生档案管理中显示出强大的生命力。它不仅能满足用人单位全面、及时、便捷地获取毕业生档案信息的需求，提高毕业生的就业和择业机率，还能通过电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，及时反馈人才需求信息，适时指导高校调整人才培养计划，加快教学计划、内容、方式、方法的改革与调整，为在校学生就业提供更优质的服务。与此同时，还能减轻管理人员的劳动强度，提高工作效率。因此，在信息不对称的就业环境下，档案管理部门更应充分发挥计算机技术、信息技术强大的信息管理功能，建立学生电子档案数据库。按照档案信息化管理的标准，规范学生档案管理从录入、审核、查询、修改到打印的整个流程，利用计算机系统对学生档案实行迅速、有效、多角度的管理，努力推进纸质和电子档案并存的“双轨制”管理模式。

(三)基于就业需求的学生档案信息服务一站式平台的构建

随着信息技术的迅猛发展，高校学生档案管理部门应积极推进学生档案的信息化管理。根据各个学校的具体情况，成立由档案、招生、就业、学工、教务和各院系等部门组成的“学生档案管理服务中心”，通过校内联网，构建“学生档案信息服务一站式平台”，对学生档案从入校初的源头收集，到大学中的及时补充，以至毕业时的档案转递、毕业后的档案跟踪和信息反馈等全过程进行动态管理，进而通过整合全校的档案资源实现资源共享，全方位地满足就业市场的各种需求。

同时，为满足就业市场对学生档案的个性化需求，档案管理部门还可在“学生档案信息一站式服务平台”上开辟“就业交流互动区”。用人单位既可在此长期发布就业信息，又可随时随地了解预录人员各个方面的真实状况。学生也可在此向用人单位展示个人风采。另外，为完善学生档案内容指标体系，还可通过增设个性化模块，开通“毕业生信息发布区”。通过该模块编辑个人信息，根据个人特点发布求职信息，利用可视技术对个人特长技能、人生规划、经验经历、成果作品、获奖证书和自荐书等进行处理;并根据各自的操作水平和兴趣爱好制作个性档案，存储在平台中任用人单位调用，为大学生和用人单位搭建全天候的交流与合作平台，同时也为双向选择节约了成本。

［1］张涛，杨飞.以就业为导向的高校学生档案管理方法优化探究［J］.兰台世界，2014(11)：19-20.

［2］练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究［J］.档案与建设，2011(8)：21-23.