高校重点业务内部控制流程设计

山东青年政治学院 赵志红

国家的发展离不开教育，教育从来都是国家进步的原始推动力，因此，教育和经济有着千丝万缕的联系，高校作为重要的人才教育基地，不仅为我国提供了大量优秀的社会主义建设人才，也积极推动了经济的发展。高校的角色如今发生了很大变化，筹集资金的方式也不再仅限于财政拨款。过去的高校运营几乎都是国家一手安排的，但是这种模式很显然已经不适合当前的教育与经济环境了，高校需要更多的自主权，因此，对其财务管理工作提出了更高的要求。根据现实情况，高校需要向多方负责，不但包括主管部门，也包括有关投资人以及普通的民众等，高校提供给他们的信息必须真实可信，这就要求其完善内部会计控制工作。本文以新会计准则为基础，以“985”和“211”高校为研究对象，深入分析了应该如何设计其重点业务的内部会计控制流程。

一、高校内部控制体系基本设计原则

2008年国家有关部门对企业的内部会计控制提出了规范要求，这对高校进行这类工作提供了很好的指引，高校应该既参考企业的设计原则，又结合自身的业务属性，制定出适合自己的设计原则。如表1所示：

表1 设计高校内部会计控制的基本原则

二、新会计准则下高校重点业务内部控制流程设计

（一）预算控制 具体如下：

（1）职责明确与约束控制。对预算的控制需要根据职责明确不同岗位承担的预算责任。高校各部门应该在每年.11月份编制下一年度的预算计划，统一提交到校财务处；之后，财务处按照统计上来的预算，编制整个学校的预算，并提交到校委会；校委会在对预算方案进行讨论与研究之后，决定是否批准，如果批准，还需要到教育部进行相关的备案工作。高校预算审批全过程见图1。

图1 高校预算审批全过程

约束性原则在预算环节中同样发挥着重要作用，约束性原则在预算过程中的体现就是岗位职能分离，彼此约束，这样能够有效保证预算工作的公正与客观性，令预算工作与高校的实际运营情况相结合。

（2）批准权限控制。高校应对预算工作实行严格的批准权限控制，而权限控制则是以明确的岗位分工为基础的，没有明确的岗位分工就谈不上权限控制。想要实现对批准权限的限制，高校需要做到以下几方面：第一，建立符合自身实际预算情况的权限制度，明确不同岗位的审批权限，没有权限绝对不可以进行任何审批工作，一旦发现马上严肃处理；第二，明确预算编制工作人员拥有的权限，只能进行自己获得授权范围的预算编制，其它预算会有别人负责，不能代为编制；第三，批准要在自己的权限范围内进行，不能越权；第四，预算在未得到主管部门的审批之前，绝对不可以执行，如有违规必须进行相应的惩处。

（3）预算控制。一是编制。控制预算的编制，也就是将预算编制限定在一定的范围之内，根据高校的实际收入情况，制定未来的支出，尽量做到收支平衡。编制过程主要涉及的两项数据有：高校的预算收入，是高校通过教学以及科学研究等工作获得的合法收入；高校的预算支出，是高校在教学以及科学研究等方面投入的各项成本。高校的财务处在通知各部门进行预算编制之前，应提前整理出上一年度的预算情况，给其作为参考；各部门根据财务处的要求，以及自身运营发展的需求，通过科学的方法编制预算，并提交给财务处；财务处汇总之后交给校委会审议。

二是执行与调整。既然是预算，就是提前做出的规划，和现实情况有出入是很正常的。因为高校基本上采取零基预算法，而且所有部门都自己编制了预算，所以对预算的执行比较有计划，能够做到稳扎稳打。不过，现实情况与预想之间存在的差距，会导致预算失去原有的业务指导意义，因此必须对预算执行情况进行全方位的监控，并定期总结预算执行报告，提交到财务处，财务处根据收到的报告分析各部门预算执行情况，及时发现其中存在的问题，积极采取补救措施。

当前，高校预算都是刚性执行的，也就是一旦预算获得批准之后，如无特殊需要，绝对不可以随意修改。通常只在教育行业政策、高校组织结构以及学生情况发生巨大变化时候，才能够进行一定程度的调整。如果只是日常运营原因导致的预算与实际执行数据有出入，那么可以采取相应的补救措施，而不可以进行预算调整。预算是非常权威和严肃的工作，而且制定过程也十分规范，不能随意修改。

三是考评。考评工作是重要的环节，可以有效检视高校预算执行的具体情况。考评必须公正客观，科学选定考评指标对各部门甚至各岗位员工的预算执行情况进行考评，将考评结果公示出来，并根据结果对相关工作人员实施相应的奖惩。

（二）筹资及投资控制 具体有：

（1）岗位职能。高校必须明确筹资以及投资过程中各个工作岗位的职能，并清晰列明岗位责任，做到职能无重叠，职能无衔接等。如果详细划分的话，就是筹资以及投资过程的项目方案、可行性评估、经济性审核必须由完全不同的工作人员负责，而且这些人在项目的执行过程中不能再参与到任何账目的记录工作。

（2）审批权限。明确不同岗位的权限能够让员工在工作的时候更加清晰自己的责权，并明确自己的工作范畴。在没有得到授权的情况下，即使工作是自己每天都会进行的常规性操作，也不能随意进行，更加不可以参与到其它的评估以及考核工作中。这部分工作最重要的就是独立性，人员工作如果保持不了完全的独立性，那么工作效果肯定很难令人满意。

（3）业务过程。一是编制项目计划。高校在进行筹资以及投资项目之前，必须组织专人编制项目计划，并综合考虑自身的发展规划以及资金情况，确定筹资以及投资的各项具体指标。编制项目计划的人员必须拥有过硬的专业背景，并熟悉投资项目可行性考察的指标。由于这些项目一般涉及的金额都非常巨大，所以，对高校未来发展有重要的影响，项目计划编制必须坚持科学审慎的态度。二是评估项目的可行性。因为高校并不是企业，所以其经营不是为了盈利，很多时候投资的主要目的是为了提升教育实力或者科研能力等，经济性的评价指标一般使用比较少。高校并没有专门的组织能够进行相关工作，因此，笔者认为聘请专业机构进行这项工作比较合适。三是审批。项目审批人员主要是根据收到的评估报告决定是否批准项目，当然一般提交的项目报告会有几份，审批人员需要在其中找出最适合高校实际情况，并能有效推动高校取得发展进步的方案，是个非常严肃、严谨的过程，审批人员一定要反复斟酌、仔细推敲，绝对不可以盲目审批，导致高校财产遭受损失。四是实施。项目获得审批通过，开始实施之后，需要进行控制的环节就更多，这就要求高校组织专门的投资项目跟踪小组，密切观察项目的实施情况，发现问题及时上报，经过高校相关领导机构审议之后，采取针对的改善措施。

（三）货币资金控制 主要有：

（1）明确岗位职能与审批权限。资金对任何一个组织的正常运营来说都至关重要，高校需要结合自身情况，设计货币资金管理责任制，明确不同岗位的工作职能。同一个人绝对不可以负责具有衔接性的工作。笔者建议高校可以采取以下控制措施：严格控制资金管理岗位人员的任用机制，严禁任用学校管理层或者其它领导的利害关系人；根据高校运营的具体状况，定期安排财务人员轮换岗位；只有得到授权才可以进行资金的相关会计处理工作。另外，高校还需要明确不同级别人员的资金审批权限，对于那些直接进行资金操作的财务人员，限定用款的时间以及上限，如果临时的用款需求超出了其权限，必须向上一级领导请示，在得到最终授权之后，方可进行资金操作；未得到授权的情况下，一定要坚持工作原则以及道德守则，不能随意动用学校的资金。

（2）业务流程。一是审批以及复核。在符合高校相关制度规定的前提下，经办人员将进行的经济操作原始凭证交至部门领导处，并且在上面签字证明自己对这些原始凭证负全责；部门领导按照相关的财务制度进行复核与审批，并给出审核意见。这里需要说明一下，部门领导复核的过程中除了原始凭证之外，还要让经办人提交资金操作的其它证明材料。部门领导审批之后，原始凭证就会被提交到财务处进行最终审核，会计人员在确认凭证真实可信的基础上，会签署属实的审批意见，并提交给主管进行最终复核，确定整个审批过程规范有效。到这里，整个审批以及复核流程就全部结束了。二是资金收付。这方面主要是针对出纳人员来说的，出纳人员在工作的过程中应重视对资金操作原始凭证的保管，并尽量找到业务操作的其它证明材料；支出现金时，必须检查有关凭证，并签字盖章证明。三是会计信息记录。记录会计信息必须严格遵守相关的会计规范与指引，并分清不同分录下的具体项目代表的资金变动情况。四是资金保管。通常来说，高校为了应付突发的临时性支出都会预留少量现金，其余的存进银行。出纳是整个财务管理体系中，与资金接触最频繁、最直接的工作岗位，因此需要好好保管现金。如果高校当天现金结余的数额很大，那么就应该存进银行；如果高校当天的现金结余数额比较小，那么可以将其存放到保险箱里。当然，由于这项工作太过重要，高校应该安排审计部门不定期进行货币账目抽查，以防止出现徇私舞弊的情况。五是票据以及印章保管。高校必须加强对各种财务票据的控制力度，绝不允许出现空头票据的虚假交易，这样能有效监督财务管理工作的执行情况。笔者建议高校可以通过下列步骤加强对票据的控制力度：票据的购买一定要正规，决不允许通过非法渠道获得的票据流入财务系统之中；每种票据都有自身的税率以及抵扣属性，因此应该分开管理，不能混为一谈；如果票据是员工自己制作的，那么直接作废，就算上面盖有相关部门的印章，也不予确认；票据需要安排专人负责管理；对于那些过期票据应进行相应的销毁处理。

货币资金不论是接收还是支付都需要盖章，这也就涉及到了印章的使用。笔者建议高校可以从以下几方面管理好印章：应该分别设置不同的工作岗位来负责票据以及印章的保管，这两项工作绝对不可以由同一个人负责；指定专人管理学校的财务专用章，安排另外一个人管理资金操作过程中需要使用的有关印章；各个印章都有适用的签印范围，绝对不能每项业务操作都只盖属实章；如果暂时没有用到印章，那么需要将其存入保险箱内，妥善保管。

图2 货币资金操作控制全过程

（四）实物资产控制 具体有：

图3 货币资金账实核对过程

（1）明确岗位职能与审批权限。高校进行实物资产管理与控制的每个环节都需要按照控制规范进行。实物资产控制相关工作岗位分别为：直接接触资产的工作岗位、维护以及改造资产的工作岗位、资产清点工作岗位、资产处置工作岗位，上面的岗位必须明确划分职能，并安排不同的人分别负责；另外，这些岗位的工作人员也不可以从事相关会计账目的记录工作。上文提到的每个实物资产业务构成都必须在得到领导部门的授权后方可进行，没得到授权的情况下，任何人都不可以对实物资产进行任何业务操作，否则将受到严厉的惩处。

（2）业务过程。一是接收。当前，高校接收到实物资产的形式主要有两种：自己购置建造以及外部获取。高校的各部门根据编制好的预算方案购置工作需要的实物资产，由部门领导负责购置行为的初步审核，之后提交到学校的主管机构；主管机构对购置申请进行客观评估之后，决定是否批准；对于那些特别重大的购置活动或者涉及到超高金额的实物资产交易，则需要交由学校管理高层开会讨论其可行性，之后决定是否批准；如果购置申请最终得到了批准，那么高校采购部的人员就会根据各部门提交的采购明细安排与供应商的磋商与谈判，如果学校没有特别的要求，也可以由部门自己进行购置。不过这里需要强调的是，负责购置的人员一定要按照学校提供的购置清单进行采购工作，绝不可以根据自己的主观意愿随意修改清单信息。高校接收到实物资产之后，马上要对其进行验收，验收的项目根据实物资产属性的不同而有所区别，不过基本要素方面都是大同小异，例如：资产供应商的资质、资产自身的技术参数与指标是否和购置清单上一致、资产的检验报告是否真实有效等；如果检验合格，那么则要填写验收合格接收单，证明实物资产没有问题，同意正式接收。这样可以避免资产出现质量等问题，为高校带来的经济损失。学校主管机构在确认验收合格接收单之后，签署实物资产接收属实的证明材料，会计人员复核资料确认无误后支付货款。二是维护与改造。实物资产在使用时，由于自身性能问题或者操作人员的操作失当，很容易出现运行效率低下或者故障的情况。基于此，高校应重视对实物资产的维护与改造工作，当然，因为实物资产自身的属性不同，采取的维护与改造方式也有所区别。三是清查与处理。笔者认为高校需要建立起实物资产的清查机制，从而准确掌握当前拥有的实物资产情况，并处理好各类实物资产的保管以及账面价值计算工作。虽然实物资产可能占用了大量资金，但是也不可能永远一直都能处于工作状态，到了使用上限之后，就需要对其进行处理。

［1］ 程相斌：《高校内部会计控制制度思考》，《财会通讯》2010年第17期。

［2］ 奚尊校、沈玲：《试论高校会计内部控制体系构建》，《财会通讯》2010年第5期。