带有编辑标记的完整退修稿对期刊工作的促进作用*

■叶红波

食品科学技术学报编辑部，100048 北京市海淀区阜成路33号，E-mail : yehb@btbu.edu.cn

关于稿件退修问题，编辑同行已经从退修原因、退修意义、退修方法(包括退修意见、退修信、退修形式、退修行为)、退修主体等多方面进行了阐述[1]，但这些研究[2-7]主要是对退修行为和过程及相关内容的探讨，专门论述退修稿件自身内容及作用的文章少见报道[1]，关于带有编辑标记的完整退修稿的论述更未见相关研究，说明编辑对退修稿件自身的认识及研究重视不够。

在编辑工作中，除少数高质量的稿件，基本上每篇稿件都要经多处修改，如：语言文字的修改、逻辑关系的调整或学术内容的补充、完善等。在实际工作中，多数期刊编辑都通过退修信与作者联系，然而，尽管编辑花了很多功夫，撰写出措辞委婉的退修信，但有些问题，并不是单纯通过语言就能说清楚的，编辑往往还要通过电话或邮件以及其他及时通讯软件多次与作者沟通[8-9]。这种方式有时可能既浪费了自己时间，也耽误了作者时间，甚至引起作者反感，导致作者不配合修改，甚至撤稿。根据我们多年的工作经验，在给作者退修信的同时，附上一份带有编辑标记的完整退修稿是解决这一问题的非常有效的途径。所谓带有编辑标记的完整退修稿(以下简称完整退修稿)是指带有编者智慧和思维、语言润色方式、写作经验技巧、期刊规范、物理量标准等方面标记的完整的退修稿。在当前的数字出版时代，完整退修稿的载体应为作者稿件电子版，表现形式为编辑在作者的电子稿上进行编辑加工、修改和批注，一次性完成从文章内容、逻辑结构、语言、写作方式、格式规范、物理量标准等全部修改工作。本研究对完整退修稿在期刊工作中的作用进行分析，希望能引起编辑同仁，尤其是青年编辑的重视，并对编辑实践工作有所帮助。

1 有利于营造良好的编作关系

稿件退修过程是容易引起编作矛盾的一个关键环节。如果编辑考虑问题不周全，退修意见撰写不完整，多次打扰作者，就可能引起作者反感，产生编作矛盾。反之，如果编辑能够在给作者退修信的同时，附上一份完整退修稿，将有利于营造和谐、愉快的编作关系，缓解编作间的矛盾。

1.1 体现对作者工作的理解和尊重

带有编辑修改标记及修改意见和建议的完整、清晰的退修稿，可以让作者对文章的问题一目了然，非常清晰、直观地提示作者，哪些问题是编辑已经修改过的，哪些是请作者补充完善的，哪些是和作者商榷，向作者提出意见、建议的。比起纯文字的退修信，带有编辑的详细、专业、准确、权威的修改标记的退修稿，会让作者看到编辑对待作者稿件的高度负责的态度，对作者工作的理解、尊重。

1.2 赢得作者的信任和尊重

为作者提供带有编辑修改标记及修改意见和建议的退修稿，便于作者理解编辑及审稿专家的意见和建议，有效提高编辑与作者沟通的效率。这种细致入微、为作者着想的方法更容易让作者接受。也会让作者感到编辑对待工作严谨、认真的态度，同时还可以让作者看到编辑娴熟的专业水平、较高的语言文字功底。这一系列的感受会让作者对编辑的工作肃然起敬。编辑的令人感动的工作，必然收获令人感动的成果——赢得作者的信任、尊重和配合。

2 有利于快速提高作者写作水平

2.1 提升文字水平

有些作者的语言基本功比较差，病句较多；有些作者喜欢用长句，不便读者阅读，或导致句子的逻辑关系混乱；一些刚开始写作的作者，口语化、非专业、非学术化的语言较多。编辑如果直接在稿件上代替作者修改，而没有让作者看到编辑改动了哪些内容，文章发表后，多数作者是不会认真比对文章在文字上的变化的。这样作者虽然发表了文章，但在文字方面是不会有提高的。如果编辑把带有自己在语言方面润色和修改标记的文章返回给作者，作者会明白自己的问题出在哪里，下次写文章的时候，自然就会注意了。修改示例见表1。

表1 完整退修稿中语言文字修改示例

表1右栏是编辑的完整修改稿中的内容，这里编辑没有直接在文章中修改句子，而是在页边批注中先说明了句子存在的问题，并将编辑根据文章上下文内容修改后的句子写出来，提示作者比对、修改。这样的批注语，带有编者的智慧和思维、语言润色方式，既让作者明白了自己语言表述上的问题，又看到了编辑的修改方式，作者在这样的直观比对中，语言文字水平一定会得到快速提高。反之，如果编辑在文章中直接修改，作者可能并不明白自己问题所在，也可能直接接受，并不仔细阅读，这样的做法对作者的写作没有直接帮助。

2.2 熟悉专业标准

作者一般都是某个专业领域的研究者，对自己的专业知识比较熟悉，但对一些专业名词或物理量的标准写法却并不一定十分熟悉。编辑提供的对此方面内容的修改、标注或提示，会让作者进一步熟悉专业标准，进而提高自己的写作水平。如在食品化学领域里，关于混合物组成标度的表示相当混乱。多数作者用“浓度”或“含量”表示所有的量，无法确定量的具体含义。在完整退修稿中，编辑将如何区分混合物组成标度的标准内容用页边批注的形式呈现给作者，并在文中做修改示例。作者看到编辑的提示，就明白了如何去修改文中大量反复出现的相关内容，也了解了混合物标度标准方面的知识，下次作者写作时，就可避免类似问题的发生。

2.3 了解写作规范

各种类型的期刊都有自己的编排规范。如科技学术期刊，要求文章必须有摘要、关键词、分类号、参考文献的文内标注和文后列表。文章的前言、正文、实验部分、结果与讨论、结论部分，每一部分都有特定的写法。文章所附图表也有一定的规范。编辑对相关部分内容的修改和标注，如果能直观地让作者看到，比起在退修信中用语言笼统地描述给作者，要明确得多。也能帮助作者更好地了解刊物的写作规范，提高写作水平。比如文章层次标题的写法，修改示例见表2.

表2 完整退修稿中层次标题修改示例

表1中，右侧的修改示例，编辑将修改内容用醒目的字体显示出来，作者很容易看到编辑修改的内容，编辑在页边的批注，说明层次标题的语言拟定原则[10]。通过这样的完整退修稿的交流，作者便明白了编辑的修改原因，也学习到了写作方法。

3 有利于提升稿件质量

3.1 稿件学术水平的提升

稿件退修过程中，编辑通常在退修信里用语言描述某行某段有什么问题。作者在阅读退修信的同时，要对照原稿一一查看，非常麻烦。通过完整退修稿，编辑把审稿专家或自己提出的一些专业问题，在稿件相应处用醒目的页边标注的形式告知作者，作者可以对文章需要修改的内容迅速定位，更便于作者对问题的理解和交流；同时编辑将审稿专家的意见直接粘贴到批注里，避免编辑对审稿专家意见转述的不准确，影响作者的理解和修改；编辑提出的意见或建议，需要与作者商榷的内容的标注，可以让编辑与作者对问题进行更加深入的交流和探讨。准确的理解、深入的交流，承载着编辑、作者、审稿专家三方思考内容的完整退修稿，使得一个又一个尚存疑问的学术关键点在思想的碰撞中得以突破或深化，稿件的学术水平得到进一步提升。

3.2 规范性、标准化的提升

编辑与作者通过完整退修稿的交流，文章语言文字的调整、内容的标准化、写作的规范化方面的问题，可以清晰、明确地展现给作者，作者在阅读和修改文章的过程中，也熟悉了专业的标准化和文章写作的规范化知识，在编辑和作者的共同努力下，文章的规范化、标准化水平一定会有很大的提升。

4 有利于提高刊物整体水平

4.1 培养高素质、稳定的作者队伍

高素质、稳定的作者队伍是一份期刊生存和发展的基础。编辑的带有修改标记的详细、专业、准确、权威的退修稿，帮助作者提高了写作能力和专业水平，也让作者看到编辑对待作者稿件的高度认真、负责的态度，体现了编辑对作者工作的理解和尊重。同时也使作者了解到编者的辛苦，认识到期刊工作的严谨，作者自然就会尊重和信任编辑，对期刊产生好感，高素质、有归属感的作者队伍自然就形成了。

4.2 提升编者的编辑能力和专业水平

编辑与作者在稿件退修过程中的深入交流，既是对作者的帮助和提升，也进一步锻炼了和提升了编者的水平。作者对编辑修改内容的认同和夸奖，对编辑工作作风的肯定和赞扬，会让编辑深受鼓舞，更加用心工作，不断提高编辑能力。编辑与作者对专业问题的深入交流和探讨，也提高了编辑的专业修养。

4.3 促进期刊整体水平的提高

带有完整编辑修改标记的退修稿，为刊物营造了良好的编作关系，帮助作者提高了写作水平和专业能力，为刊物培养出高素质、稳定的作者队伍，反过来又促进了编辑水平的提高。一份拥有高素质、稳定的作者队伍，拥有高度敬业，有较高编辑能力和专业修养的编辑人才的刊物，一定是一份整体水平非常高的好刊物。

5 需要注意的问题

带有完整编辑标记的退修稿，确实给期刊工作带来很多方便。但新编辑在做这方面的工作时也要注意，语言文字、专业标准、期刊规范等，能确定有问题的内容一定要在页面上准确修改，修改的内容可以涂成醒目的颜色，并提醒作者核对；把握不了的专业问题，用批注在页边标注，和作者探讨交流。页边标注和页面修改内容不宜过多，该合并说明的，一定合并在一条标注里，不要让作者看到满篇的密密的标注和醒目的修改标记。总之，无论是页面上的直接删或改，还是页边上的标注，都应该准确、清晰、简明、干净，让人一目了然。

在退修稿件的工作中，我们一直很重视退修信的撰写，对于能给退修过程提供更大帮助的带有编辑修改标记的完整退修稿，却很少有人重视。一些编辑也不愿意去做，或者是因为觉得烦琐、费事，或者是不愿意让作者轻易学到自己在编辑及写作方面的“独门经验”。其实，编辑工作就是一项服务性很强的工作，就是要为作者和读者做好服务的工作。作者写作能力和专业水平的提高，就是对刊物整体质量的提升；培养和帮助作者，就是为读者提供更好的精神产品。 希望带有编辑修改标记的完整退修稿，能给期刊工作提供更大的帮助。

1 咸增强.科技稿件退修研究的回顾与评述.编辑学报，2011，23(6)：482-485

2 喻菁.在营造健康学术环境中编辑的责任与作为.编辑学报， 2012,24(5)：429-431

3 蒋霞玲.通过退修信看《中国科技期刊研究》人性化办刊之道.中国科技期刊研究，2009,20(5)：907-909

4 龚晓宁，钱文霖.用系统方法指导退修信的写作.科技与出版，2001(2)：33-34

5 高宏，李季.编辑在稿件退修中的作用.中国科技期刊研究，2012,13(5)：450-451

6 梁秋野，李晓萍，郭青.编辑在稿件退修时应把握好作者的心理节奏.科技与出版，2010，(12)：38-39

7 辛均可，张和仕.高校学报审定可用稿的处理.中国科技期刊研究，2002,13(6)：564-566

8 段桂花，臧庆军，王燕萍.科技期刊对于用E-mail 退修稿件的编辑加工方法. 编辑学报，2006,18(1)：43-44

9 张唯唯，臧庆军，吴立航.应用及时通讯软件在线进行稿件退修的方法.编辑学报，2009,21(1)：70-71

10 李兴昌.科技论文的规范表达——写作与编辑.北京：清华大学出版社，1995：66-69