关于学校档案管理存在的问题和对策探究

2014-03-25孙锡军

中国新技术新产品 2014年6期

关键词：档案管理人员对策

孙锡军

（吉林省白山市通化矿业集团职工培训中心，吉林白山 134300）

关于学校档案管理存在的问题和对策探究

孙锡军

（吉林省白山市通化矿业集团职工培训中心，吉林白山 134300）

本文针对目前学校档案管理的缺陷进行探讨，研究完整可行的档案管理方案，对学校档案管理进行进一步完善。

档案管理；真实性；完整性

档案对于学校和学生有着重要的作用，也是学校价值的体现，这些主要包含老师对学生数据统计的依据，还有日常学生们在学习中的问题的突出，这些问题都记录在档案中。因此，档案的真实性也就是对学生进行评估的重要指标，没有真实的档案也就不能对学生进行正确的管理，所以档案是学校发展的重要指标，是学校教学发展的重要前提条件。

1 学校档案管理在学校的重要地位

档案是学校工作的总结，也是学校领导决策的参考，对于学校的所有事情当记录在档案里，也是学校生活的记录，档案能够反映之前所发生的事情，对每一件事的记录在档案里，这也就是企业领导者的眼睛，只有这双眼睛没有被沙子伤害，才能对整个管理工作全面进行。在学校里就是通过档案来判断这所学校的成绩，了解学校的发展、专业的设置、实验设备等；这些都是通过档案来完成的，所以档案的正确性也就直接影响到学校的发展。

档案也是反映教学管理的重要依据，学校的管理工作最主要的就是教学管理，这也是一个复杂系统的工程，在教学管理中每一个环节都离不开数据，在这个工作进行中都是根据档案数据来开展，每一步的发展都记录在案。学校在进行教学评估的时候也就是依据数据来进行，对老师的教学能力、学生的学习状况和教学工作开展的进度，这些都是通过档案进行，档案管理工作在学校管理中有着重要的作用。

2 学校档案管理工作存在的问题

学校档案管理工作到现在为止还是存在很多问题，主要的问题存在以下几点；

2.1 没有正确的设立档案管理机构

目前，很多高校已经认识到了档案管理工作的重要性，但是对档案管理工作上还是存在一些问题，在对档案管理机构的设立和人员分配中存在管理问题，学校在档案管理上还是存在一些认识上的错误，他们认为设立档案管理机构就能很好的进行档案管理，这些想法也就导致档案管理的不完整性，在档案管理的设备上也跟不上现代学校的进步，也就使得档案管理严重的存在漏洞。

2.2 档案管理人员对档案管理的意识不强

由于学校在档案管理安排上存在问题，也没有足够的认识到问题的严重性，在对档案管理工作人员的管理也就不够重视，在由于学校的教职员工对档案管理方面也没有重视，对一些档案的整理收集也就没有很好地开展，导致很多的档案不完整，也就对档案记录的质量受到影响。

2.3 档案管理设备的落后

在学校管理工作中存在很多的硬件问题，在管理设备上存在的问题也就是档案管理的难度加到，有加上档案管理人员的不重视更加导致档案管理的严重影响，在对档案管理上没有一定的规章制度，也就不能更好的开展档案管理工作。在加上一些学校的档案管理资料比较混乱和不规范，在查找的时候比较困难，严重影响了档案的查找率。

2.4 档案管理人员的态度问题

由于档案管理设备的问题，也就导致档案管理工作量增加，在档案管理中管理人员也就没有经过严格培训，对档案管理工作态度存在问题。很多学校的档案管理工作有很多种类，在人员的分配管理中也就导致档案管理存在不足。

3 加强学校档案管理的对策

3.1 学校档案管理的制度化

档案管理的主要原则就是进行制度化，在学校的档案管理中主要就是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，我们在平常教学中对学生教学、学籍、业务等各方面的档案，不断的丰富档案管理中档案的内容。同事我们还要建立专业的档案管理人员，在管理人员中要进行严格的档案管理工作的培训，充分认识档案管理工作的重要性，对档案管理整个流程全方位进行培训。

3.2 领导加强对档案管理的认识

档案管理能否顺利的进行开展，最主要的就是学校领导的观念，学校领导对档案管理工作高度重视也就能够使档案管理工作顺利开展。因此学校档案管理工作学校领导要重视档案建设，并善于利用档案资料对学校进行管理，同事档案管理工作人员应该对学校领导进行档案讲解，加强领导对档案管理工作的重视和配合，让学校领导认识到档案管理工作的重要性，也要加强档案管理工作的费用支出，不断的改善档案管理工作条件。

例如：某学校的档案管理主要分成两个阶段：第一，是档案进入库房之前的保管工作。第二，是进入库房之后的保管工作。该学校对于学生的档案管理工作非常严谨，学校的领导意识较强，对于档案管理工作的态度认真负责。因此，致力给予学校档案管理人员良好的工作环境和工作待遇。此外，学校还明确规定要求档案管理做到以下几点：首先，学生的学籍档案管理资料填写一定要使用蓝黑墨水笔或者钢笔，不得使用圆珠笔和铅笔。档案的书写要求规范，字迹工整，不得有涂改的现象出现。其次，对于学生和老师的档案要进行严格检查，检查资料是否齐全。进行了认真仔细的检查之后，并给予安全保护工作，以维护档案的真实性。最后，由于学校的档案具有一定的特殊性，因此，在进行入库的时候一定要给予良好的保管环境，避免档案受到损坏。

3.3 加强档案管理人员的管理意识

档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强这种管理意识，要加强这种档案管理意识，主要就是要建立档案管理人员不断学习，并树立正确的人生观和价值观，要求档案管理人员认真学习有关法律，了解学校档案的真实面貌。同事还要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员的待遇，激发他们工作积极性。