基于云计算的高职院校教师业务档案管理

2014-03-23姜蕴莉付达杰

电脑与电信 2014年12期

姜蕴莉付达杰

（江西财经职业学院，江西九江 332000）

1. 引言

高职院校的教师业务档案记载了教师在实际工作中的教学、科研、奖惩、进修、学历、职称等信息，能够反映出教师的业务能力，也能反映出一个学校的教育教学水平，是教师个人的评优评先、职称评定、绩效工资评定的重要数据依据，也是了解高职院校教师队伍的业务素质、提高学校科研能力、规划学校长远发展的一个重要数据依据[1]。随着高职院校建设的不断深入，各种教学活动、评优、科研申报等等越来越多，在全社会信息化的大背景下，虽然很多高职院校建立了电子教师业务档案，但在实际工作中还存在着一些问题。

云计算是一种可以将互联网上共享的软硬件资源按需提供给用户的计算模式，这种模式将连入网络的资源看作一个资源池，向用户提供按需付费、自助、弹性扩展、灵活访问的服务，云计算服务可以分为基础设施即服务、平台即服务、软件即服务三种[3]。云计算概念是由Google的CEO艾里克·施密特于2006年首次提出的，从它被提出至今的8年间，全球各大IT企业都已纷纷推出了自?己的云计算服务，云计算已经迅速地得到发展并开始渐渐地应用到人们生产、生活中的各个领域。高职院校的教师业务档案管理在当今信息化时代显得有些落后，本文以江西财经职业学院的教师业务档案管理为例给出了基于云计算的高职院校教师业务档案管理新思路。

2. 高职院校电子教师业务档案管理现状

目前全国各高职院校的电子教师业务档案管理情况大多数可以分为两种情况：第一，部分档案仍以纸质文书档案的形式记载，往往因纸质档案保存过程中的破损、散失等导致档案信息的不完整，又因这种形式的档案长时间不更新而有信息与实际不符的问题。在实际需要调用教师业务信息时，往往还是要临时由教师本人再重新提交相关信息和证明材料。而部分电子数据形式的档案也仅仅是以电子数据形式存储在计算机设备中，缺乏一个档案管理系统来管理。第二，部分学校虽有档案管理系统，但在实际管理工作中存在着多头管理的问题。教师业务所涉及到的不同业务分别由相应的归属部门分别管理，部门之间的数据存在重复登记、相互不共享的问题[2]。而且对系统和存储设备的维护需要专业人员专门进行管理，并需要做好重要数据备份，否则，如果设备出现问题或者遭到病毒入侵就可能造成重要的数据丢失、损坏，这无疑加重了学校在资金和人力方面的负担。以上这些情况已经不能适应高职院校发展的实际需要，近几年，高职院校的骨干院校建设工作、示范院校申报工作、教学评估工作等等都需要教师业务档案的数据支持，如果仍沿用传统的教师业务档案管理形式和方法，就不能够及时地得到有效的原始数据和统计、分析结果。

3. 云计算在高职院校教师业务档案管理中的应用

3.1 提高了教师业务档案的管理水平

江西财经职业学院的教师业务档案数据包括教师的基本信息、教学情况、进修情况、科研情况、奖惩情况等等，这些数据由人事处、教务处、科研处等不同的部门用不同的应用程序进行管理。以往的档案管理中，各部门之间程序独立，各部门分别进行自己工作范围内的数据的输入、更新、维护、统计，往往会有数据的重复登记和管理，缺乏统一的教师业务档案管理。需要资料时，往往要求教师临时提交，这给教师带来了不便，同时这种方式也不是一个有效的管理。现在，我们利用云计算服务中的“平台即服务”就可以搭建统一的教师业务档案管理云平台，所有的教师业务数据都被存储在云端统一地进行管理。用户只要凭借账号和密码就可以在自己应有的权限内进行操作。教师将个人数据和凭证输入，各部门负责本部门职责范围内的数据的审核和管理。这样就不会造成数据的重复存储和管理，数据也能够得到及时的更新，各部门之间也能够及时沟通、共享数据，学校的教师业务档案管理随之变得有序、高效。

3.2 降低管理成本

信息技术、软件需要不断更新，设备也要更新，才能跟上信息化时代的步伐。教师业务档案作为高职院校非常重要的数据，需要相应的设备和软件来进行存储和管理，购买、更新专门的存储设备和软件所需要花费的资金和人力对于高职院校来说是个大的负担。通过云计算服务中的“基础设施即服务”，学校可以租用云计算服务商提供基础设施，所有数据的存储和处理都由服务商提供的云端负责，用户只需简单的终端设备即可向云计算服务商申请按需服务并完成教师业务档案的管理工作。

3.3 提高了教师业务档案的利用率

基于云计算的高职院校教师业务档案不是分散地存储在校内各部门的设备上，而是存储在云端，用户只要通过简单的计算机、手机等终端就可以在任何时间、任何地点通过网络访问搭建好的教师业务档案管理云平台，进行输入数据、获取数据、管理数据等操作。每个用户都可以随时随地在自己的权限范围内获取、使用相应的档案资源。这样，大大提高了教师业务档案的利用率。

3.4 解决数据安全问题

以往的高职院校数据存储在学校内部的设备上，如果设备状态和人员管理水平出了问题就会影响到数据的安全存储，设备损坏、感染病毒或者人为操作错误都会造成档案数据的损坏和丢失，这对学校是巨大的损失。云计算服务商的设备和技术要远远先进于一般的高职院校，而且云会自动备份存储数据，利用云计算服务将学校教师业务档案的电子数据集中存储在服务商提供的“云端”，就避免了数据的丢失和损坏，用户不用再担心数据存储安全的问题。

3.5 解决了技术人员缺乏问题

目前的高职院校教师业务档案管理系统需要专业的技术人员开发和管理，而高职院校的主要任务是教学、培养实践型人才，缺乏专门的系统管理、维护技术人员。基于云计算的高职院校教师业务档案管理可以将设备维护、平台维护这些问题统统交给云端处理，解决了学校的相关技术人员缺乏的问题。使用云计算平台的用户无需了解云计算技术原理，也不需要进行平台的维护，只要会使用个人电脑就可以方便地使用云平台根据用户的需求定制相应的服务，并根据用户的要求进行相应的部署，如果不需要了也可以随时取消定制。

4. 未来教师业务档案管理的发展对策

云计算使得一切都可以以服务的形式被提供，企事业单位的各项管理云端化是一个趋势，高职院校教师业务档案管理云端化也必将推广开来。但是，云计算在档案管理中的应用还处于探索阶段，在未来，我们需要注意一些问题。第一，需要规范的云计算档案管理标准，目前还没有有关档案管理的云计算标准，这给学校选择合适的教师业务档案管理的云服务商造成了困难，所以要敦促相关部门尽快制定相关的云计算标准；第二，不能将所有数据都存储到云端，教师业务档案中的有些绝密的重要数据不能存储在云端，需要专人在本地设备上存储、管理[4]。