《山东国土资源》网络采编系统应用分析

2014-03-20王秀元

山东国土资源 2014年2期

王秀元

(山东省地质科学研究院，山东济南 250013)

0 引言

期刊网络采编系统以期刊社或编辑部内部局域网和Internet为基本平台，以数据库为中心，实现文章作者、编辑、读者、审稿专家等多位一体的协作化、网络化稿件处理平台。系统可实现作者在线投稿、编辑在线审稿及编辑加工、专家在线审稿功能，大大提高了办公效率，加强了与作者、审稿专家之间的联系[1]。

《山东国土资源》期刊采用北京勤云科技公司采编系统已两年有余，到目前基本实现了投稿、审稿、编辑加工的的网络化管理，规范了工作程序，提高了工作效率。期刊网站投稿包括用户登录、用户使用指南、通知通告等版块。作者可通过用户登录中的“作者登录”进行注册投稿。并通过“过刊浏览”页面免费下载《山东国土资源》期刊往期论文。作者注册前要认真阅读用户使用指南，严格按说明进行注册。

1 网络采编系统的特点

(1)作者投稿程序及格式的优化

使用网上采编系统，投稿前作者必须使用邮箱进行注册，填写姓名、单位、通信地址、邮编、联系电话、E-mail等信息，避免了此前收到稿件无作者、作者工作单位及联系方式等问题；投稿时必须正确填写标题、关键词、摘要、基金项目等信息，规范了稿件格式；系统会自动登记、分配稿件编号，省去了进行稿件登记、输入作者信息、回复审稿意见等工作，规范了投稿格式，减轻了编辑工作量。

(2)专家审稿环节的优化

采用网络采编系统之前，《山东国土资源》期刊编辑都是通过E-mail或书面送达的方式将待审稿件发给审稿专家，并将送审信息手工录入计算机进行登记存档。稿件送审范围相对较小，送审专家有限。采用网络审稿系统以来，期刊审稿专家已达70余人。除原有专家群外，作者也可以推荐行业内的专家和优秀科研人员作为审稿专家。网上审稿系统可以记录下审稿人的审稿意见，提供给编辑参考[2]。系统还设定了审稿周期，对延误审稿时间的专家，系统可发送催审通知；若审稿期间有作者撤稿，还可向审稿专家发送终止审稿通知。若稿件内容不在该专家的研究范围内，则该专家可直接反馈至编辑，请编辑部另找专家或者推荐同行业的其他专家[3]。审稿专家还可以直接对稿件进行批注或直接修改，上传附件，供编辑及作者参考。

(3)编辑工作的规范化

网络采编系统无需进行人工登记稿件、填写作者信息、分配稿件编号等，减轻了的工作量。只需登录网站便可对初审稿件进行处理，且稿件的审稿情况可自动记录，点击“处理历史”，可以了解稿件从作者投稿到送编辑的整个流程。作者可通过网站直接查询终审结果。主编、编辑及工作人员可以在各自的权限许可范围内进行工作，了解有关稿件的全部情况，方便主编及时掌握来稿情况、编辑工作状态及稿件的刊发进度。也有利于编辑及工作人员进行工作总结。此外，系统流程的设置在很大程度上避免了重复投稿。

(4)信息查询的实时化

作者投稿后，可随时登录作者投稿系统查看稿件状态，无需再通过邮件或电话方式与编辑部沟通与查询，既节省了时间，也免去了工作人员人工查找稿件处理结果并再逐一进行邮件回复的环节。作者可随时登录系统查询稿件状态。对于已修改后发表稿件，作者可登录系统查询稿件修改意见，及时与编辑沟通。省去了以往稿件修改时先由编辑将修改意见发给作者，作者再将修改后的稿件发至编辑部邮箱、再由编务查找稿件责任编辑后转发邮件的环节。通过《山东国土资源》网站可以直接查询责任编辑、审稿专家及稿件状态。

(5)信息共享

《山东国土资源》上传了自创刊以来的所有过刊，供作者免费使用，实现了信息的共享和实时化查询，解决了因网站收费而无法查询相关资料信息的难题。与中国知网学术不端检测结合，有效避免了论文抄袭行为的发生，有效避免了一稿多投和因抄袭而引发的版权问题。

2 使用网络采编系统遇到的问题

(1)意识转变问题。部分投稿者依旧使用邮箱发稿，或在尝试进行在线投稿的同时,又通过邮箱进行投稿，致使同一稿件重复登记或者被遗漏。

(2)作者信息不规范。作者进行信息注册时，不按照要求进行填写，存在不用真实姓名注册、信息不完整、联系方式不准确等问题。稿件编辑过程中无法及时与作者取得联系。

(3)投稿流程的规范性问题。作者投稿前未仔细阅读投稿指南及注意事项。此类问题常见于修改后稿件的上传，因作者对系统使用不熟练，导致修改后的稿件以新投稿的形式上传，造成同一稿件的二次编号。比如，修改后的稿件以新投稿的方式上传，若标题无变动，系统会自动识别，提醒编辑为重复投稿；但若修改过程中标题有变化，系统则无法识别，自动登记，致使稿件按新投稿处理，重新进入审稿阶段。既耽误稿件的刊发进程，又给编辑工作带来麻烦。

(4)不按审稿意见进行修改。对于审稿专家提出的修改意见，部分作者不认真进行修改，或进行粗略修改后上传。另以批注形式给出的审稿意见常被忽略。造成稿件修改达不到要求，进行二次甚至三次修改。

(5)系统异常及设置问题。《山东国土资源》使用在线投稿系统投稿后,出现过几次网站无法访问的情况，作者稿件无法上传、审稿及编辑工作无法正常进行。

3 对策建议

(1)在线投稿系统对于大多数投稿者来说是一种新生事物,尚未得到部分作者的信任和支持,建议作者转变思想，适应形势，充分认识网络采编系统的优越性，尽快适应并熟练应用网站投稿系统。

(2)注册新账号时，建议使用常用邮箱进行注册，务必使用真实姓名，填写正确联系方式、单位、地址。注册时信息填写尽量完整，带※项必填，编辑部会做好作者信息的保密工作。

(3)关于稿件的修改，建议作者收到审稿意见后，进行综合修改并上传。修改稿上传后，作者无权对稿件进行修改，若仍有问题需要改动，需电话联系编辑修改稿件状态后，重新上传。

(4)审稿意见默认情况下是审稿人的原始审稿意见,一般经适当的修改后给作者查看，稿件的退修或退稿意见均以此次审稿意见为准。作者应严格按照意见进行修改，并在修改说明处进行详细说明。

(5)遇到网站无法登录问题，建议作者及时告知，编辑部会及时联系系统维护人员进行维修，待系统正常后，再进行投稿。对于外部因素引起的系统异常，及时更新维护系统，扩大系统内部空间，升级换代部分程序，加强安全防护工作，如采用防火墙技术、密码技术、新一代网络通信协议等[4]，常见问题及解决方法详见表1。

4 结语

《山东国土资源》期刊网络采编系统功能强大，实现了编辑流程的自动化与网络化，对期刊科学化发展进程起到重要的推动作用。该系统在规范稿件格式、完善编辑工作流程及提高工作效率等方面起到了重要作用。在享受网络化带来便捷的同时，编辑部结合工作实际，灵活运用系统，建立了一套适应期刊管理与发展的自动化与人工处理相结合的工作方法。对于系统使用过程中遇到的问题，需要广大作者与编辑一起互动，共同解决，使该系统更好的应用到期刊编辑工作中。